1. Czym są przelewy w systemie Trawers ERP
System KC w Trawers ERP służy do przygotowywania i wysyłania przelewów bankowych,
zarówno w formie elektronicznej (plik dla banku), jak i papierowej (wydruk).
Dane do przelewów pochodzą z:
* zobowiązań wobec dostawców (system ZO),
* należności od odbiorców (system NA),
* wynagrodzeń i zaliczek dla pracowników (system PL),
* ewentualnie dopisywane ręcznie.
2. Schemat procesu tworzenia przelewów
Cały proces składa się z następujących etapów:
Etap 1: Tworzenie propozycji przelewu
* Program tworzy listę potencjalnych przelewów na podstawie nierozliczonych dokumentów
(faktur, list płac, zaliczek).
* Użytkownik może wybrać, które propozycje mają zostać przekształcone w przelewy.
* Można też scalać kilka dokumentów w jeden przelew.
Etap 2: Tworzenie przelewów
* Na podstawie zaakceptowanych propozycji tworzony jest dokument przelewu - z unikalnym numerem,
danymi kontrahenta, kwotą, tytułem, datą.
* Możliwe jest ręczne dopisywanie przelewów niezależnie od propozycji.
Etap 3: Zatwierdzanie przelewów
* Przelew uzyskuje status: zatwierdzony, co umożliwia:
* jego wydruk,
* zapis do pliku (przelew elektroniczny).
* Po zatwierdzeniu nie można zmieniać treści przelewu (chyba że zostanie anulowany i otwarty na nowo).
Etap 4: Emisja przelewu
* Zatwierdzone przelewy można:
* wydrukować - wg wzorca (np. formularz bankowy),
* zarejestrować w pliku - w formacie wymaganym przez bank (np. Multicash, Elixir-O, itp.).
* Plik przelewów zapisuje się w katalogu: `../trtres/trinout/...`
3. Formaty przelewów elektronicznych
Trawers ERP obsługuje kilkanaście formatów plików, m.in.:
* Multicash (NRB),
* Elixir-O (dla iPKO, PeKaO SA),
* CitiBank (MTMS),
* VideoTel,
* NetBank,
* BZWBK24 (w tym wersje dla ZUS i US),
* Systemy z obsługą Split Payment (MPP) - oznaczone jako [SP].
Banki mogą zmieniać wymagane formaty - jeśli danego formatu nie ma w systemie,
można użyć zewnętrznego konwertera.
4. Split Payment (Mechanizm Podzielonej Płatności)
System uwzględnia MPP (Split Payment) przy tworzeniu przelewów:
* [P] - podzielona płatność (PTU na osobny rachunek VAT) - przelew niescalalny.
* [B] - bez podziału netto + PTU w jednej kwocie - możliwość scalenia.
* [W] - [P] i [B] razem - możliwe scalenie, jeśli faktury są z tego samego miesiąca.
5. Rozliczanie przelewów
Przekazanie pliku do banku nie kończy procesu ewidencji zapłat.
* Tworzy się dokument w module KB -> Zapisanie kwoty do rozliczenia z bankiem.
* Rejestr: [E] Polecenie przelewu służy do powiązania przelewu z zapłatą.
* Rozliczone przelewy nie będą pojawiać się przy tworzeniu nowych propozycji.
Patrz opis rejestru [E]. Specjalny rejestr środków w drodze, który pełni rolę kasy tymczasowej.
6. QRPay - skanowanie kodu QR
* Na wzorcach dokumentów (np. faktura sprzedaży) można umieścić blok QRPay.
* Pozwala to odbiorcy zapłacić przelew, skanując kod telefonem (aplikacja bankowa).
* Kod zawiera: odbiorcę, nr konta, kwotę, tytuł.
7. Preliminarz płatności
* Zestawienie planowanych wpłat i wypłat z podziałem na:
* stany kasowe i bankowe,
* zaplanowane przelewy i ich terminy.
* Narzędzie pomocne do planowania płynności finansowej.
8. Uprawnienia operatorów
* Istnieje możliwość rozdzielenia dostępu do przelewów według źródła:
| Źródło danych | Uprawnienie (funkcja pozorna) |
| --------------- | ----------------------------- |
| Dostawcy (ZO) | KC_PUOZO |
| Pracownicy (PL) | KC_PUOPL |
| Odbiorcy (NA) | KC_PUONA |
| Osoby (KB) | KC_PUOKB |
| Ręczne KC | KC_PUOKC |
* Uprawnienia nadaje się standardowo w systemie AD > Operatorzy i role.
9. Krok po kroku - przykład (dla firmy FILEX)
1. Sprawdzenie/dodanie banków w tabeli [AD_TBB10].
2. Wprowadzenie konta bankowego firmy w karcie firmy [AD_TFI20].
3. Wprowadzenie numerów kont dostawców (ZO).
4. Utworzenie propozycji przelewu w KC.
5. Utworzenie przelewów na podstawie propozycji.
6. Zatwierdzenie przelewów.
7. Zapisanie przelewów do pliku.
8. Przekazanie pliku do banku + zachowanie kopii.
9. Po otrzymaniu wyciągu jego rejestracja w KB.
10. Statusy przelewów
| Status | Znaczenie |
| ------ | ---------------------------------------- |
| O | Otwarty - można edytować |
| R | Zatwierdzony - gotowy do emisji |
| Z | Zamknięty - zrealizowany, nieredagowalny |
2. Etapy przetwarzania. Checklista
CHECKLISTA - PRZYGOTOWANIE, EMISJA I ROZLICZENIE PRZELEWÓW W TRAWERS ERP
I. PRZYGOTOWANIE SYSTEMOWE (jednorazowe / okresowe)
[ ] 1. Sprawdź dane banków
AD > Tabele > Słowniki > Banki [AD_TBB10]
-> Poprawność numerów banków i przypisanych formatów przelewów.
[ ] 2. Sprawdź kartę firmy
AD > Pomocnicze > Lista firm [AD_TFI20]
-> Wprowadź rachunek, z którego wykonywane są przelewy.
-> Pole: Przelewy wykonywać z rachunku [n]
[ ] 3. Sprawdź dane kontrahentów
ZO / NA / PL - kartoteki kontrahentów i pracowników
-> Uzupełnij numery banków i kont kontrahentów.
-> Ustaw poprawny typ płatności: [P], [B], [W].
II. TWORZENIE I EMISJA PRZELEWÓW (moduł KC)
[ ] 4. Utwórz propozycję przelewów
KC > Wypłaty > Propozycje zapłat / wypłat
-> Wybierz dokumenty wg terminów płatności i typów płatności.
-> Tworzenie dla: ZO, PL, NA.
[ ] 5. Opracuj propozycje
-> Zaznacz pozycje:
* do uwzględnienia w przelewach `[*]`,
* do scalenia `[*]`.
[ ] 6. Utwórz przelewy
-> System utworzy przelewy otwarte na podstawie propozycji.
[ ] 7. Opracuj przelewy
-> Możesz zmienić:
* dane kontrahenta i rachunku,
* tytuł, kwotę (scaloną),
* datę płatności.
[ ] 8. Zatwierdź przelewy
-> Tylko zatwierdzone przelewy mogą być:
* wydrukowane,
* zapisane do pliku elektronicznego.
III. EMISJA PRZELEWÓW ELEKTRONICZNYCH
[ ] 9. Zapisz przelewy do pliku
KC > Przelewy elektroniczne
-> Wybierz format zgodny z bankiem.
-> Plik zostanie zapisany w `../trtres/trinout/...`
[ ] 10. (Opcjonalnie) Wydrukuj zestawienie zbiorcze
-> Przegląd przelewów zawartych w pliku.
[ ] 11. Zarchiwizuj plik przelewu
-> Utwórz kopię pliku (dla archiwum).
-> Przekaż plik do banku.
IV. ROZLICZANIE PRZELEWÓW (moduł KB)
[ ] 12. Zarejestruj wypłatę z rejestru [E] - PO wysłaniu pliku do banku
KB > Rejestr kasowy > Rejestr [E] - Polecenie przelewu
-> Wprowadź dokument wypłaty (dla każdego przelewu):
* data przelewu,
* kontrahent,
* kwota,
* wskazanie rozrachunku do rozliczenia.
Efekt:
* Zobowiązanie (np. faktura ZO) zostaje rozliczone.
* Środki traktowane jako 'w drodze'.
[ ] 13. Po otrzymaniu wyciągu bankowego
KB > Rejestr bankowy > Rejestr [B] - Konto bankowe
-> Wprowadź rzeczywiste operacje z wyciągu bankowego.
-> Obejmują one zapłatę wcześniej zarejestrowanych przelewów.
[ ] 14. Zbilansuj rejestr [E] - saldowanie 'środków w drodze'
-> Przypisz operację z rejestru [B] do wypłat z rejestru [E].
-> Rejestr [E] zostaje wyzerowany.
Efekt końcowy:
* Zobowiązania rozliczone,
* Bank zaksięgowany,
* Rejestr [E] 'wyczyszczony'.
V. UPRAWNIENIA OPERATORÓW (jeśli stosowane)
[ ] 15. Sprawdź uprawnienia do funkcji pozornych
AD > Operatorzy i role > Nadawanie uprawnień
| Obszar | Funkcja pozorna |
| ------------------ | --------------- |
| Dostawcy (ZO) | KC_PUOZO |
| Pracownicy (PL) | KC_PUOPL |
| Odbiorcy (NA) | KC_PUONA |
| Osoby (KB) | KC_PUOKB |
| Ręczne przelewy KC | KC_PUOKC |
3. Rozliczenie przelewu, Rejestr [E]
Rozliczenie przelewu - system KB, rejestr [E])
1. Wysłanie przelewu z systemu KC
* Po zatwierdzeniu i zapisaniu przelewów do pliku (dla banku) w systemie KC,
przelew nadal pozostaje nierozliczony z punktu widzenia księgowego.
2. Zarejestrowanie wypłaty środków (jeszcze przed otrzymaniem wyciągu bankowego)
* Przechodzimy do systemu KB > Rejestr kasowyy
* Wybieramy rejestr [E] - Polecenie przelewu
* To specjalny rejestr środków w drodze, który pełni rolę tymczasowej kasy (rodzaju kasy).
Czynności:
* Wprowadzamy dokument wypłaty:
* Kwota przelewu
* Data emisji (data wysłania przelewu)
* Kontrahent
* Odwołanie do dokumentów rozrachunkowych (faktury ZO/NA/PL)
* W tym momencie następuje rozliczenie zobowiązania przelew w KC 'zamyka' dany dokument
(np. fakturę zakupu), gdyż traktujemy te środki jako przekazane.
3. Otrzymanie wyciągu bankowego
* Gdy bank przekaże fizyczny wyciąg z konta (lub plik bankowy), rejestrujemy go
w systemie KB > Rejestr bankowy [B] jako faktyczny wypływ/wydatek z konta.
4. Saldo rejestru [E] (polecenie przelewu)
* W kolejnym kroku saldo rejestru [E] należy wyzerować poprzez przeksięgowanie
na konto bankowe (rejestr [B]).
Efekt końcowy:
* Zobowiązania zostały rozliczone wcześniej,
* Rachunek bankowy (konto) odpowiada faktycznemu wyciągowi,
* Rejestr [E] nie zawiera już zaległych pozycji (jest 'wyczyszczony').
Przypomnienie: po co jest rejestr [E]?
* To przejściowy bufor środków pieniężnych, reprezentujący środki 'w drodze' -
tzn. wysłane, ale jeszcze nie zaksięgowane na koncie.
* Zapewnia to spójność danych:
* rozrachunki zamknięte od razu,
* płatność na koncie potwierdzona dopiero po otrzymaniu wyciągu.