ChangeLog. Kronika zmian w danych

1. Opis ogólny 2. Rejestrowanie zmian w danych Kto i kiedy dopisał, kto i kiedy zmienił Znaczące daty Kronika (log) zmian w danych Raporty z przetwarzania 3. Korzyści rejestracji 4. Zastosowanie w praktyce 5. Inne zapisy ułatwiające identyfikacje 6. Tematy powiązane 7. ChangeLog - Rejestr zmian w danych (AI)

1. Opis ogólny

W programie Trawers jest wiele metod i technik zapewniających bezpieczeństwo procesów przetwarzania i spójność zgromadzonych danych. Np. * Ochrona przed bezprawną ingerencją i przed przypadkowym lub celowym zniszczeniem lub zniekształceniem danych * Ochrona przed nieuprawnionym dostępem, szczególnie do wrażliwych danych * Diagnozowanie systemu, w tym: kontrolę spójności (integralności) bazy danych * Odbudowa spójności bazy danych Patrz szczegóły: Bezpieczeństwo. Mechanizmy

2. Rejestrowanie zmian w danych

(en: Audit ChangeLog, AuditTrail) Ważną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa mają mechanizmy rejestrujące czynności wykonywane przez operatorów (użytkowników) oraz przez procesy systemowe. * Identyfikowanie czasu i osób wykonujących czynności (funkcje) w programie * Identyfikowanie czasu i osób dokonujących zmian w gromadzonych danych

2.1 Rejestrowanie: kto i kiedy dopisał, kto i kiedy zmienił

We wszystkich kartotekach, tabelach pomocniczych i zbiorach transakcyjnych (dokumentach) program zapisuje datę dopisania i datę ostatniej zmiany rekordu. Zapisuje także symbol operatora, który dopisał i zmienił rekord. Pola w zbiorach (en: Audit Fields): AddProc AddDate AddDatD AddTime AddUser AddSyst ModTime <-- dopisanie ChgProc ChgDate ChgDatD ChgTime ChgUser ChgSyst ModTime <-- zmiany ---o--- ---o--- ---o--- ---o--- ---o--- ---o--- | | | | | | IdProces | | Godz | System Dzień Dzień (znakowo) | w Tr6 GUI [TR] (znakowo) (data) | Operator Na podstawie tych danych można uzyskać kronikę pracy operatora (en: Operator Audit Report) Zbudować raport, np. RaportyXML. W polach AddDatD i ChgDatD są zapisywane te same daty co w AddDate i ChgDate. Pola AddDate i ChgDate są typu znakowego [C]. Pola AddDatD i ChgDatD są typu Data [D]. Pola typu Data [D] łatwiej użyć w Query, RaportXML, Alert i w KE (Excel) Patrz też: Formaty, daty, czasu, liczb

2.2 ModTime

We wszystkich zbiorach (tabelach) jest pole ModTime (od 03/2021). Sterownik bazy danych zapisuje tu moment ostatniego zapisu rekordu. np. 21.05.10 17:19:59.115 ----o--- ----o------- | | dzień czas rr.mm.dd hh:mm:ss.fff Do pola: ModTime zapisuje sterownik bazy danych, niezależnie czy zapis został zainicjowany przez operatora czy przez procesy systemowe. Funkcje SOA wykorzystują datę i czas ostatniego zapisu rekordu (ModTime) do ograniczenia (filtrowania) liczby przesyłanych danych. Można polecić np. pobieranie tylko tych kart magazynowych KSOM, które zapisano po podanej dacie. Parametr funkcji SOA: changeSince. SOA Funkcje OutBound i InBound

2.3 Znaczące daty

Znaczące daty (en: Important Dates) wskazanego zapisu (rekordu) Program wykorzystuje daty dopisania i daty zmian rekordów: AddProc AddDate, itd. Np. karta indeksu KIM Dopisanie: [AA] 20xx.11.20 10:26:56 minęło 1m 1t 4dni [MG_KKI10] Zmiana: [RD] 20xx.11.20 10:26:56 minęło 3t [MG_KKI20] -- ---------- -------- -------- | | | | | | | | Operator Dzień Godz IdProces AddUser AddDate AddTime AddProc ChgUser ChgDate ChgTime ChgProc Znaczące daty (en: Important Dates), to daty ważne z punktu widzenia interpretacji, spójności i bezpieczeństwa informacji zgromadzonych w bazie danych. W każdym zbiorze zapisywana jest data dopisania i data ostatniej zmiany rekordu. Program zapisuje także symbol operatora, który dopisał i który ostatnio zmienił rekord oraz IdProces dopisujący i zmieniający dane. Program zapisuje daty (i czas) systemowe (komputerowe). IdProces. Patrz też: IdProces. Identyfikatory funkcji

2.4 Kronika (log) zmian w danych

Program zapisuje datę zmian, symbol operatora oraz stan przed i po w wybranych kartotekach i polach. Np. 20xx.03.09Sr 09:38:26 Bylo: 001850 Malgorzata Wasalska N 20xx.03.08 20xx.03.09Sr 09:38:26 Jest: 001850 Malgorzata Wasowska M 20xx.03.09 (ślad zmiany karty kontrahenta) Kronika operacji (log)

2.5 Raporty z przetwarzania

Raporty z przetwarzania zawierają informacje o przebiegu i wynikach funkcji obliczeniowych, kontrolnych i tworzących zestawienia wynikowe. Plik z treścią raportu program zapisuje w katalogu: \trRaporty. Patrz szczegóły: TrRaporty. Raporty z przetwarzania

2.6 Statystyki baz danych

Zestawienia prezentują wielkość, strukturę i dynamikę rozbudowy podstawowych zbiorów danych: kartotek, okresowych zbiorów dokumentów transakcyjnych oraz tabel pomocniczych. Zestawienia pozwalają wychwycić nieprawidłowości istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa. Np. Statystyki > Godziny zapisów do baz danych [PM_ZST50] Program prezentuje rozkład godzinowy dopisywania danych do zbiorów. Pozwala ustalić godziny natężenia rejestrowania danych. Pozwala uchwycić transakcje wykonywane w nietypowych porach. Statystyki zbiorów danych

3. Korzyści rejestracji

Korzyści z automatycznego zapisu IdProces, AddProc i ChgProc

Śledzenie operacji

* IdProces: Pozwala jednoznacznie identyfikować każdą funkcję lub proces, który dodał lub zmodyfikował rekord. Dzięki temu można łatwo śledzić, jakie operacje były wykonane na konkretnych danych. * AddProc: Rejestruje, który proces lub funkcja utworzyła dany rekord, co pomaga w audycie i analizie początkowej aktywności związanej z danymi. * ChgProc: Oznacza ostatnią modyfikację zapisu, co ułatwia śledzenie zmian i identyfikację, które procesy są odpowiedzialne za modyfikacje danych.

Audyt i zgodność

* Dokładność danych: Automatyczne zapisywanie identyfikatorów procesów umożliwia precyzyjne śledzenie historii operacji na danych, co jest kluczowe dla audytu i zapewnienia zgodności z wewnętrznymi oraz zewnętrznymi przepisami. * Zarządzanie bezpieczeństwem: Dzięki możliwości śledzenia, które procesy dokonały zmian w danych, można łatwiej wykrywać i analizować nieautoryzowane lub nieprawidłowe operacje.

Zarządzanie jakością danych

* Historia zmian: Zapis AddProc i ChgProc tworzy pełną historię zmian w rekordach, co ułatwia identyfikację błędów i analizę poprawności danych. * Kontrola wersji: Możliwość śledzenia, kto i kiedy dokonał modyfikacji, jest kluczowa dla kontroli wersji i zarządzania jakością danych.

4. Zastosowanie w praktyce

Zastosowanie IdProces, AddProc i ChgProc w praktyce

* Raportowanie i analiza: Możliwość generowania raportów, które pokazują historię operacji na danych, w tym identyfikację procesów odpowiedzialnych za dodanie i modyfikację rekordów. To ułatwia analizę operacyjną i podejmowanie decyzji na podstawie rzetelnych danych. * Zarządzanie uprawnieniami: IdProces, AddProc i ChgProc pozwalają na precyzyjne zarządzanie uprawnieniami, umożliwiając administratorom systemu kontrolowanie, które procesy mogą dodawać lub modyfikować dane w określonych zbiorach. * Wsparcie techniczne i diagnostyka: W przypadku problemów z danymi, możliwość śledzenia, który proces dodał lub zmodyfikował rekord, jest kluczowa dla diagnozowania i rozwiązywania problemów technicznych.

Przykład zastosowania

* Przyjęcie towarów do magazynu: Kiedy nowe towary są przyjmowane do magazynu, proces przyjęcia zapisuje IdProces jako identyfikator funkcji przyjęcia, AddProc jako proces dodający nowe rekordy towarów i ChgProc, gdy zapis jest modyfikowany. * Aktualizacja cen produktów: W przypadku modyfikacji cen produktów, ChgProc zapisuje identyfikator procesu odpowiedzialnego za ostatnią zmianę, co umożliwia śledzenie i analizę tych modyfikacji. Automatyczne zapisywanie IdProces, AddProc i ChgProc w systemie Trawers ERP znacząco poprawia zarządzanie danymi, bezpieczeństwo oraz zgodność operacyjną.

5. Inne zapisy ułatwiające identyfikacje

Dodatkowe zapisy znajdujące się w wybranych rekordach.

Identyfikator lokalizacji

Opis: Unikalny identyfikator lokalizacji lub magazynu, z którym związany jest dany rekord. Korzyść: Umożliwia śledzenie i zarządzanie zapasami, transakcjami i operacjami w różnych lokalizacjach. Ważne w firmach wielo-oddziałowych.

Status rekordu

Opis: Informacja o bieżącym statusie rekordu, np. [otwarty], [zamkniety] [zatwierdzony] [anulowany], itp. Informacja o stanie fiskalizacji faktury lub paragonu. Korzyść: Ułatwia monitorowanie postępu operacji i stanów transakcji.

Typ operacji

Opis: Informacja o rodzaju operacji, która została wykonana, np. [dodano], [korygowano], [usunięto]. Korzyść: Umożliwia analizę i raportowanie typów operacji wykonywanych na danych.

Komentarze lub uwagi

Opis: Pole tekstowe, w którym operator może dodać dodatkowe informacje lub uwagi dotyczące danego rekordu. Pola: <memo> i <remark>. Korzyść: Pozwala na dokumentowanie dodatkowych szczegółów, które mogą być istotne w kontekście danego rekordu.

Identyfikator transakcji

Opis: Unikalny identyfikator transakcji, do której należy dany rekord. Np. [RO] Rozchód, [ZL] Zamówienie sprzedaży. Korzyść: Ułatwia śledzenie wszystkich operacji związanych z konkretną transakcją.

Identyfikator jednostki biznesowej

Opis: Unikalny identyfikator jednostki biznesowej, np. oddziału lub działu, który jest związany z danym rekordem. np. [JJ] [KK]. Korzyść: Ułatwia analizę i raportowanie wyników operacyjnych różnych jednostek biznesowych.

Informacje o źródle danych

Opis: Informacja o tym, skąd pochodzi dany rekord (np. system wewnętrzny, API, import z Excela). Przydatne w przypadku integracji z innymi systemami. Np. IdProces: [AD_PSOA3]. Zapis w funkcji SOA (API). Korzyść: Ułatwia analizę i raportowanie źródeł danych. Pozwala odróżnić dane pochodzące z ręcznego wprowadzania od danych zaimportowanych.

Rola operatora (użytkownika)

Opis: Zapisywanie nie tylko symbolu operatora, ale także jego roli w programie (np. [Magazynier], [Księgowy]). Korzyść: Pomaga w analizach, jakie grupy użytkowników wprowadzają i zmieniają dane.

Informacje geograficzne

Opis: Lokalizacja GPS. Zapisanie pozycji, z której wprowadzono lub zmieniono rekord. Zlecenie serwisowe zawiera współrzędne miejsca pobytu serwisanta. Korzyść: Pzydatne w systemach związanych z logistyką lub usługami terenowymi.

Dane o autoryzacji

Opis: Informacja o osobie, która zatwierdziła lub autoryzowała rekord. Korzyść: Pomaga w analizie aktywności operatorów.

Wskaźniki weryfikacji danych

Opis: Informacja, czy dane zostały zweryfikowane (np. przez innego operatora lub proces automatyczny). Korzyść: Pomaga w ocenie wiarygodności i bezpieczeństwa danych.

Informacje o urządzeniu

Opis: Identyfikacja urządzenia, z którego wprowadzono dane. Np. numer terminala. Szczególnie przydatne w środowiskach wielostanowiskowych. Identyfikacja urządzenie wyjściowego, na który wysłano wydruk (PRINTED). Korzyść: Ułatwia śledzenie operacji związanych z konkretną transakcją.

Znaczniki czasowe

Opis: Czas rozpoczęcia i zakończenia procesu. Korzyść: Pomaga monitorować wydajność procesów (np. czas realizacji zamówienia, czas zatwierdzenia faktury).

Identyfikator dokumentu powiązanego

Opis: Unikalny identyfikator dokumentu powiązanego z danym rekordem, np. faktury, zamówienia, zlecenia produkcyjnego. Korzyść: Ułatwia nawigację i śledzenie powiązań między różnymi dokumentami w systemie.

Przykład zastosowania tych danych

Dodanie nowego produktu do magazynu: Przy dodaniu nowego produktu, system może zapisać identyfikator lokalizacji, status rekordu (np. [w magazynie]), typ operacji ([dodanie]), komentarze dotyczące stanu produktu, identyfikator transakcji (np. przyjęcia towaru), identyfikator jednostki biznesowej oraz identyfikator dokumentu (np. faktury zakupu).

Korzyści z dodatkowych danych

Lepsze śledzenie historii: Dodatkowe dane pomagają w dokładnym śledzeniu historii zmian każdego rekordu, co jest kluczowe dla audytów i analiz. Efektywne zarządzanie operacjami: Zwiększona liczba danych umożliwia bardziej precyzyjne monitorowanie i zarządzanie operacjami biznesowymi. Zwiększona przejrzystość: Pełniejsze dane w rekordach zapewniają większą przejrzystość i lepsze zrozumienie wszystkich operacji i transakcji w systemie.

6. Tematy powiązane

Bezpieczeństwo. Mechanizmy Weryfikacja spójności danych Kronika operacji (log) Raporty i analizy TrRaporty. Raporty z przetwarzania Słowa kluczowe #Admin-Bezpieczeństwo #Raporty-KronikaLog #Raporty-Query #Raporty-ErrorLog #Pomoc-AsystentAI (AsystentAI) 7. ChangeLog - Rejestr zmian w danych 1. Co to jest ChangeLog? W systemie Trawers ERP zapis zmian w danych (tzw. ChangeLog) to zestaw mechanizmów, które automatycznie rejestrują: * kto i kiedy wprowadził lub zmodyfikował dane, * z jakiego procesu lub funkcji korzystano, * jak wyglądały dane przed i po zmianie. To kluczowe narzędzie do zapewnienia bezpieczeństwa, zgodności i jakości danych w systemie. 2. Co jest rejestrowane? Kto i kiedy dodał lub zmodyfikował dane W każdej kartotece, tabeli pomocniczej i dokumencie zapisywane są: * data i czas dodania oraz ostatniej zmiany, * symbol operatora, * identyfikator procesu (IdProces). Pola rejestrujące te dane: ``` AddProc, AddDate, AddDatD, AddTime, AddUser, AddSyst - dopisanie ChgProc, ChgDate, ChgDatD, ChgTime, ChgUser, ChgSyst - zmiany ModTime - data i czas ostatniego zapisu (automatyczny) ``` Dzięki tym informacjom możesz: * odtworzyć historię pracy operatora (tzw. kronika zmian), * wygenerować raporty np. w XML, KE (Excel), Query. Znaczące daty Daty dodania i modyfikacji rekordów są ważne m.in. w: * analizie historii, * zachowaniu spójności informacji, * audycie bezpieczeństwa. Dane są zapisywane z dokładnością do daty i czasu, wraz z operatorem i źródłem zmiany (procesem). Log zmian (stan przed i po) W wybranych kartotekach zapisywane są również zmiany w treści rekordów - co było przed zmianą i co jest po. Dzięki temu można dokładnie prześledzić, jak dane się zmieniały, np.: ``` Przed: 001850 Malgorzata Wasalska N 2023-03-08 Po: 001850 Malgorzata Wasowska M 2023-03-09 ``` Raporty z przetwarzania Każde uruchomienie funkcji systemowej (np. obliczenia, kontrole) może tworzyć raport z wykonania, zapisywany w katalogu `\trRaporty`. Statystyki bazy danych Zestawienia takie jak: Godziny zapisów do baz danych umożliwiają analizę aktywności (np. identyfikacja nietypowych godzin działań operatorów). 3. Dlaczego warto korzystać z rejestracji zmian? Śledzenie operacji * IdProces: identyfikuje, która funkcja dodała/zmodyfikowała dane. * AddProc: pokazuje, jak dane powstały. * ChgProc: wskazuje, co i jak zostało zmodyfikowane. Audyt i zgodność * Łatwiejsze wykrywanie nieautoryzowanych zmian. * Spełnianie wymagań audytowych i prawnych. Zarządzanie jakością danych * Historia zmian ułatwia analizę poprawności danych. * Pozwala śledzić, kto i dlaczego coś zmienił. 4. Jak to działa w praktyce? Przykłady zastosowania * Przyjęcie towarów do magazynu: * AddProc zapisuje proces przyjęcia, * IdProces - funkcję źródłową, * ChgProc - ostatnią modyfikację rekordu. * Zmiana cen produktów: * ChgProc pozwala zidentyfikować kto i czym zmodyfikował ceny. Wsparcie techniczne Dzięki rejestracji wiadomo dokładnie, który proces zmienił dane - to ułatwia diagnozowanie problemów. Raportowanie i kontrola Na podstawie IdProces, AddProc i ChgProc można budować raporty aktywności, analizować działanie systemu, optymalizować procesy i kontrolować dostęp. 5. Dodatkowe dane identyfikujące W niektórych rekordach zapisywane są dodatkowe informacje, które ułatwiają analizę i śledzenie: | Typ danych | Przykład | Korzyść | | ------------------------| ----------------------------------- | --------------------------------------------------- | | Lokalizacja | magazyn, oddział | zarządzanie zapasami | | Status rekordu | otwarty, zatwierdzony, anulowany | kontrola cyklu życia dokumentu | | Typ operacji | dodano, zmodyfikowano | filtrowanie działań | | Komentarze/uwagi | pole: memo | kontekst dla operacji | | Id transakcji | RO, ZL | śledzenie kompletnej operacji | | Id jednostki biznesowej | JJ, KK | raportowanie wg działów | | Źródło danych | SOA, API, Excel | rozróżnianie danych z systemu i zewnętrznych źródeł | | Rola operatora | Księgowy, Magazynier | analiza wg grup użytkowników | | Informacje geograficzne | GPS | operacje w terenie | | Autoryzacja | kto zatwierdził | śledzenie decyzji | | Weryfikacja danych | potwierdzone przez innego operatora | zwiększona wiarygodność | | Urządzenie źródłowe | terminal, drukarka | śledzenie sprzętowe | | Znaczniki czasowe | czas rozpoczęcia i zakończenia | pomiar wydajności | | Powiązane dokumenty | ID faktury, zamówienia | lepsze powiązanie danych | 6. Podsumowanie Rejestrowanie zmian w danych w Trawers ERP to nie tylko sposób na bezpieczeństwo i zgodność, ale też narzędzie codziennego zarządzania operacjami i jakością danych. Dzięki rozbudowanemu systemowi rejestracji: * każda zmiana jest śledzona, * wiadomo kto, kiedy i dlaczego coś zrobił, * można szybko diagnozować i reagować na problemy. To nie tylko archiwum - to aktywne narzędzie wspierające decyzje i audyt.