1. Opis ogólny
Moduły
Workflow
Kartoteki
Transakcje
2. Inne dostępne programy
3. Zarządzanie serwisem terenowym
x. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Serwis_FL: Field Service FSM Field Service Management
Serwis wyjazdowy
Moduły
Service Management
Zarządzanie podstawowymi czynnościami serwisowymi: rejestrowanie zamówień
na prace serwisowe, planowanie i realizowanie wizyt (Appointments),
wystawienia faktur sprzedaży.
Equipment Management
Zarządzanie produktami serwisowanymi (u odbiorców) i urządzeniami,
produktami potrzebnymi do prac serwisowych.
Także ewidencja kontraktów serwisowych, które definiują czynności
serwisowe powtarzalne, okresowe.
Route Management
Zarządzanie trasami (Route)
Planowanie i realizacja wyjazdów serwisowych (Route execution, Trip).
Przydzielanie pojazdów i kierowców z wymaganymi kompetencjami.
Ustalanie kolejności wizyt (appointmens) w powiązaniu z wyjazdami.
Analiza wyjazdów: czasy przejazdów, dystans.
Workflow. Cykl przetwarzania zamówien serwisowych
* Service Request (Zgłoszenie)
Po otrzymaniu zgloszenia tworzy się ofertę wykonania serwisu (Quote)
In the quote, the sales manager specifies the customer from which
the request has been received, the branch and branch location where
the services are delivered, the services that should be performed,
and the inventory items to be purchased with the service.
The sales manager then prints the quote and sends it to the customer for confirmation
* Service order
After the customer has approved the quote, the sales manager copies the quote
to a service order with the [Open] status
* Creating Appointments
Scheduler of your company (that is, a person who is responsible for planning
the appointments) uses the Calendar Board form to schedule the appointments
(Scheduler: Koordynator serwisu)
The scheduler checks information on each appointment and enters additional
information, such as the resource equipment used to perform the services
and the stock items purchased by the customer along with the service.
* Route execution (Wyjazdy)
Generating or creating route executions with appointments.
Adding details to the route execution: The scheduler assigns drivers
and vehicles to the route execution. Also, adds, deletes, or changes the details
and order of the appointments if necessary.
* Attending an Appointment
Staff member looks through his upcoming appointments on the Staff Calendar Board
identifies which appointment he has to attend and goes to the location
where the service has to be performed (usually it is the customer location).
--> Route executions (Wyjazdy)
* Route services
Starting to perform route services: On the day of the route execution,
the driver finds in the system the route execution that he or she is assigned to,
checks the details, goes to the start location, and starts executing the route.
* Service performing
Starts to perform the service, starts the appointment on the Appointments form.
While the services are being performed, the staff member adds information
on services (such as status, quantities, and extra stock items that were used)
to the appointment on the Appointments form. When the services are done,
the staff member checks the details of the appointment. When everything
is correct and complete, the staff member selects the Finished check box
and completes the appointment, which gives it the Completed status,
and the system completes the service order.
* Closing the Appointments and Service Order
Further processing of the service order is performed by an accountant
* Processing Invoices
The accountant generates invoices
Kartoteki
* Work calendar
Reflects the work days, work times for each day, and unpaid break time of staff members
* Employees
Employees to be defined as staff members
One can define staff members as drivers by assigning them a driving skill
to indicate that they can execute the routes.
--> Routes
* Customers
That are expected to request the companys services
* Services
The services that your company provides to customers as non-stock items.
You then use these services when you enter customers service orders
and process appointments.
--> Appointments (Wizyty)
* Equipment
Equipment is divided into two major categories:
--> Resource equipment
--> Target equipment
* Resource equipment (Stanowiska, Maszyny)
A physical resource of your company that staff members use to perform services.
You assign the necessary equipment to the appointments of a particular service order.
* Target equipment (Produkty serwisowane)
A physical resource that is serviced by your company
NOTE: patrz Form ID: (FS205000) Definiowanie Resource i Target Equip
Np. sekcja: Components and Warranties Tab
NOTE: Def i wymiana komponentow - jak w Serwis_BM
* Tabele pomocnicze (opcje)
Service Contracts
Umowa (kontrakt serwisowy). For the services requested by customers.
A document that contains: the customer, the services to be provided
and the schedule of service performance.
Service contracts can be used for creating appointment schedules
for a piece of target equipment, and generating appointments on a periodic basis.
--> Service templates
Patrz: 467 Plan przegladow SE
465 Zlec przegladow_Poz SE
466 Zlec przegladow_Nag SE
Order types
Service Areas
Service templates
A service template is a set of services and inventory items that is used
to create service contract schedules. It helps to reduce the time
entering the service data into the contract creating the schedule
Skills, Driving Skills
Licenses
Vehicles
Item Classes
Manufacturers
Equipment Types
Calendar Board
Week Codes
* Routes (Trasy)
Common information for route executions performed by your company
Starting and ending locations of the route
+ współrzędne start i end Latitude and Longitude
The schedule when it can be performed.
Można open the map viewer and fill in the latitude and longitude.
NOTE: tu Bing maps (aplikacja Microsoft) mniej popularna niż Google Maps
Tez jest Google Maps
When you create route executions in the system based on this route,
they will inherit the basic settings of the route.
--> Route executions (Wyjazdy)
Transakcje (dokumenty)
* Service Orders (Zamówienia serwisowe)
A service order is a document that provides the general information
on the services that will be provided and the appointments that will take place
(opcja) The appointments that are going to take place to deliver these services
--> Appointments (Wizyty)
* (opcja) Service Quote (Oferta)
Oferta wykonania serwisu. Wymienia planowane prace serwisowe, użyte części
i koszty (kalkulacja kosztów)
Ofertę można wysłać do odbiorcy (klienta) do akceptacji
* Appointments (Wizyty)
An appointment document represents one in-person meeting to perform
service or multiple services included in a service order.
Document contains information on a visit by staff members with the customer
to perform services ordered from your company.
One can view appointments on an interactive calendar: Calendar Board.
One can also create, schedule, and modify the appointments on Calendar Board.
Szczególy dokumentu:
The customer and its location
Your companys location and (option) room where the appointment takes place
The date and time of the appointment
(ASTART) (w specyf oper brak: Time)
The services that are performed during this appointment
The staff members that perform services during this appointment (PERSON)
The included inventory items and resource equipment
(specyf material) (STANOW MASZYNA NARZ)
* Route executions (Dokument wyjazdu)
You have to create route execution documents for each specific day
when the route services are provided.
Create route execution (dokument wyjazdu)
Automatycznie, gdy jest kontrakt ustalający cykliczne wyjazdy
Ręcznie, gdy nie ma kontraktu i wyjazdy są nieregularne
Each stop in the route execution is a route appointment (wizyta na trasie).
Each route execution has appointments (which are related to service orders).
Szczególy dokumentu:
Route (Trasa) to which the route execution (Wyjazd) relates
Date of the route execution
Driver or drivers who will perform the services of the route execution
Vehicle or vehicles to be used for the route execution
Values of the attributes defined for executions of the route
Appointments
One can create and add appointments for the route execution
tj. wskazać wizyty serwisowe wykonywane podczas tego wyjazdu
TODO:
* narysowac: Model danych
* opisać: Dokumenty serwisowe
* opisać: Panel
* opisać: Realizacja zlecenia serwisowego (przykład)
* opisać: Zestawienia
NOTE: Wykorzystano opisy: https://help-2020r1.acumatica.com/Help
2. Inne programy: Field Service Management
https://shifton.com/service/pl/
Oprogramowanie do zarządzania usługami terenowymi od dyspozycji po fakturę
Śledzenie tras
Monitorowanie tras, godzin pracy, lokalizacja każdego technika w panelu Shifton FSM
Powiadomienia od klientów o nowych zleceniach, zmianach w grafiku i aktualizacjach
Gromadzenie zdjęć, notatek, zbieranie podpisów klientów bezpośrednio w aplikacji
Podpisywanie na dokumencie w PDF - patrz: PDF Annotator
Zarządzanie zadaniami
Kalendarz drag-and-drop z automatycznym przydzielaniem opartym na AI,
według umiejętności i dostępności
Monitorowanie zleceń - od utworzenia po zakończenie (statusy)
Jedna centralna baza danych: pliki i notatki
Szablony i schematy procesów (checklisty) aby zapewnić powtarzalność procedur
Raporty i analizy
Dashboardy w czasie rzeczywistym z KPI, śledzeniem przychodów i wskaźnikami wydajności zespołu
Raporty niestandardowe według technika, typu usługi, regionu lub okresu
Wysyłanie danych do PDF, Excela lub ERP
Identyfikacja trendów, optymalizacja planowania
Zarządzanie magazynem
Monitorowanie stanów magazynowych we wszystkich magazynach i pojazdach techników
Ustalenie, które części są najczęściej używane, przez kogo i przy jakich typach zleceń
Skanowanie części telefonem przy przyjęciu i wydaniu
Fakturowanie i dokumenty
Tworzenie faktur i innych dokumentów na podstawie wykonanych prac
Pozycje faktur: usługi, narzędzia, koszty robocizny
Wysyłanie faktury, wyceny, paragony, zlecenia pracy i raporty z realizacji do klientów
Cyfrowe formularze i mobilne listy kontrolne dla ekip terenowych
Wszystkie dokumenty: listy kontrolne, raporty inspekcji i arkusze odbioru - cyfrowe
Technicy wypełniają je na telefonie ze zdjęciami, notatkami i podpisami elektronicznymi,
dane synchronizują się natychmiast z biurem.
Portal klienta
Klienci automatycznie otrzymują przypomnienia o nadchodzącej wizycie technika
Link śledzenia na żywo pokazuje lokalizację technika na mapie i szacowany czas przybycia
Strona śledzenia zawiera przyciski do rozpoczęcia czatu lub bezpośredniego połączenia z technikiem
Po zakończeniu pracy klienci otrzymują link do oceny usługi i pozostawienia opinii
Odoo
Najmocniejsza darmowa opcja open source: Community Edition i hostowana w chmurze
'One App Free' uruchamiają serwis terenowy wewnątrz pełnego ERP - idealne,
jeśli masz programistę do konfiguracji.
Dla firm chcących serwis w ramach pełnego ERP
TODO: rozpoznać wmontowanie do ERP
Connecteam
Najlepszy, gdy większą luką jest komunikacja w zespole - darmowy do 10 użytkowników,
z odbijaniem wejścia ze znacznikiem GPS, planowaniem i komunikacją w aplikacji.
Inne:
JotFormBudibaseMiracle ServiceServiceM8Trinetra iWayDelta Sales AppBuildOps
BuildOps jest zbudowany celowo dla wykonawców komercyjnych w budownictwie
branżach mechanicznych - zarządzanie zadaniami i projektami, planowanie
i dyspozytornia, wyceny, fakturowanie i raportowanie finansowe w platformie
zaprojektowanej dla złożonych wielodniowych projektów, a nie szybkich
wezwań serwisowych.
Nie ma darmowego poziomu; wycena jest na zapytanie. Zasługuje tu na miejsce
jako wyspecjalizowana opcja dla wykonawców HVAC, elektrycznych i hydraulicznych,
którzy wyrośli z ogólnych platform do serwisu terenowego.
Jeśli śledzisz projekty z wieloma fazami, przydziałami brygad na przestrzeni
tygodni i rygorystycznymi wymogami raportowania finansowego, wart jest poważnego spojrzenia.
3. Zarządzanie serwisem terenowym
Kto potrzebuje narzędzi do zarządzania serwisem terenowym?
Każda firma, która wysyła ludzi w teren do wykonywania prac, w końcu napotyka
te same problemy operacyjne: konflikty harmonogramu, zadania, które wypadają z systemu,
klientów dzwoniących, by zapytać, gdzie jest technik, i dokumentację,
której nikt nie wypełnia jak należy.
Problemy wyglądają tak samo, czy masz dwóch techników, czy dwudziestu.
Te branże najbardziej polegają na oprogramowaniu do serwisu terenowego:
Firmy HVAC mierzą się z sezonowymi skokami popytu, gdzie zaplanowanie
12 wizyt serwisowych w ciągu dnia bez porządnego oprogramowania dyspozytorskiego
do serwisu terenowego zwykle oznacza nieodbyte wizyty albo techników jeżdżących
przez miasto dwa razy.
Samo planowanie tras pokrywa to, co kosztuje oprogramowanie.
Usługi hydrauliczne obsługują nagłe wypadki, w których czas reakcji
jest wszystkim. Dostarczenie zlecenia roboczego technikowi w czasie rzeczywistym,
z dołączoną historią serwisową klienta, to różnica między rozwiązanym wezwaniem
a reklamacją z powtórnym wezwaniem.
Wykonawcy elektryczni balansują wielodniowe prace obok mniejszych wezwań
serwisowych. Śledzenie zleceń roboczych utrzymuje oba w ruchu bez blokowania
jednego zespołu przez drugi.
Dostawcy usług IT rejestrują każde zgłoszenie, śledzą czas technika na zadanie
i raportują klientom. Śledzenie ręczne szybko wprowadza błędy, a błędy podkopują
zaufanie klienta szybciej niż prawie wszystko inne.
Firmy zajmujące się architekturą krajobrazu i utrzymaniem terenów prowadzą cykliczne
harmonogramy klientów rozłożone na kilka brygad, zwłaszcza w szczycie sezonu.
Spójna dyspozytornia jest tym, co utrzymuje te konta.
Firmy facility management żonglują harmonogramami konserwacji prewencyjnej
obok zgłoszeń reaktywnych. Bez systemu zarządzania usługami coś zawsze umyka,
zwykle w najgorszym momencie.
Firmy naprawiające i serwisujące sprzęt najbardziej korzystają ze śledzenia
historii serwisowej, dzięki czemu technicy przyjeżdżają, wiedząc, co zrobiono
ostatnio, zamiast diagnozować od zera.
Zespoły dostawcze i logistyczne używają śledzenia GPS i planowania tras,
by obniżyć koszty paliwa i dotrzymać ciaśniejszych okien dostaw.
Usługi sprzątające zarządzające wieloma lokalizacjami klientów potrzebują
spójnego planowania i dokumentacji potwierdzającej pracę, by utrzymać konta na dłużej.
Zespoły terenowe w telekomunikacji instalujące i serwisujące infrastrukturę
potrzebują aktualizacji zadań w czasie rzeczywistym i narzędzi dokumentacji,
które działają offline.
Większość tych firm nie potrzebuje oprogramowania klasy enterprise.
Potrzebują solidnego planowania, dyspozytorni, zarządzania zleceniami roboczymi
i mobilnej aplikacji do serwisu terenowego dla techników.
Dobre darmowe narzędzie do zarządzania serwisem terenowym obsługuje to wszystko
bez pięciocyfrowego rocznego kontraktu.