(Opis przypadku w firmie produkcyjnej)
W trakcie tegorocznego audytu finansowego naszej firmy Audytor zażądał
od nas wszystkich dokumentów źródłowych związanych z procesem zakupu.
Dokumenty cyfrowe w programie Trawers ERP
Z programu Trawers ERP wyemitowaliśmy (wydruki, pliki do Excela):
* [ZL] Zamówienie zakupu w ZA
* [DA] Dostawa magazynowa w ZO
* [FA] Faktura zakupu w ZO
- jako załączniki do faktury:
* protokół wykonania usługi
* obraz oryginalnej faktury dostawcy
Dokumenty powiązane (załączniki)
* [B] Rejestr bankowy w KB
- jako załącznik rejestru:
* wyciąg bankowy otrzymany z banku
Dokumenty powiązane (załączniki)
Audytorzy wyselekcjonowali losowo ok 5% zdarzeń gospodarczy w ujęciu
procesowym (sprzedaż, zakupy, płace).
Zażądali wszystkich dokumentów: od pierwotnego (źródłowego) dokumentu
do końcowego.
Wszystkie dokumenty w postaci cyfrowej
Wszystkie dokumenty w postaci cyfrowej były w programie Trawers ERP.
Utworzone przez nas, np. nasze zamówienie zakupu i otrzymane z zewnątrz,
np. wyciąg bankowy w postaci załącznika.
Przygotowanie dokumentów dla audytorów przebiegło sprawnie.
Doceniliśmy w praktyce zalety cyfryzacji. Utrzymania treści (danych)
w postaci cyfrowej, elektronicznej.