1. Charakterystyka firmy
2. Procesy i funkcje w programie Trawers ERP
Przepływ danych
Zarządzanie zamówieniami i zakupami
Zarządzanie magazynem i logistyka
Sprzedaż internetowa
Wysyłka zamówień
3. Zastosowanie kodów kreskowych
Etykiety logistyczne GS1-128
Przykłady etykiet
4. Firma ABC i Trawers ERP. Dla nowego pracownika
5. Rola Key Usera w firmie ABC i systemie Trawers ERP
6. Instrukcja wdrożeniowa - Key User w Trawers ERP
7. Przykład aktywności Key Usera
8. Tematy powiązane
1. Charakterystyka firmy
Firma ABC nabywa towary w Chinach, magazynuje, zbiera zamówienia
internetowe (e-commerce), wysyła towary do klientów i wystawia faktury.
Procesy w firmie ewidecjonuje się cyfrowo. Wszystkie dokumenty mają
formę elektroniczną.
Do rejestrowania danych stosuje się skanery kodów kreskowych.
Pojęcia powiązane:
Digital Trade Handel cyfrowy
Digital Supply Chain Cyfrowy łańcuch dostaw
Digital Economy Gospodarka cyfrowa
2. Procesy i funkcje w programie Trawers ERP
2.1 Przepływ danych
Klienci
Odbiorcy towarów <----o
| |
| |
v Przewoźnicy
e-Commerce |
Internetowe platformy ^
sprzedażowe |
| |
| Dokumenty wysyłki
| ^
v |
Zamówienia sprzedaży | Wydania
| | towarów
| |
v ^
| o-------------
o------------> | Zapasy <-------o
Rezerwacje | magazynowe |
o------------- ^
| |
| Dostawy |
| zakupu |
v |
Zamówienia o
zakupu ---------> Dostawcy
towarów
2.2 Zarządzanie zamówieniami i zakupami
Funkcje
W systemie ZA Zamówienia zakupu można składać zamówienia do dostawców w Chinach.
Można śledzić status zamówień oraz kontrolować terminy dostaw.
Automatyzacja procesów zakupowych, w tym generowanie dokumentów zamówień
przyspiesza proces zakupu i kontroluje zgodność zamówień z potrzebami magazynowymi.
Procesy
Rejestrowanie zamówień na towary u chińskich dostawców.
Monitorowanie i kontrola przychodzących towarów. Sprawdzanie zgodności
dostaw z zamówieniami.
Patrz szczegóły:
Realizacja zamówień zakupu
2.3 Zarządzanie magazynem i logistyka
Funkcje
Obsługa magazynów za pomocą mobilnych skanerów, które pozwalają na szybkie
przyjęcie towarów, ich identyfikację oraz rozmieszczanie w magazynie.
Śledzenie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym i automatyczne
uaktualnianie zapasów w systemie na podstawie operacji magazynowych,
takich jak przyjęcia, wydania i inwentaryzacja.
Procesy
Przyjęcie towarów do magazynu po ich przybyciu z Chin. Sprawdzanie jakości,
weryfikacja zgodności z zamówieniem, a następnie przydzielanie lokalizacji w magazynie.
Wydania towarów na podstawie zamówień sprzedaży. Skanowanie towarów
za pomocą skanerów mobilnych, które aktualizują zapasy i rejestrują każdą operację.
Patrz szczegóły:
Zarządzanie zapasami
2.4 Sprzedaż internetowa i obsługa zamówień sprzedaży
Funkcje
Integracja z platformami e-commerce. To umożliwia automatyczne przyjmowanie
zamówień internetowych bezpośrednio do programu Trawers ERP i szybszą realizację zamówień.
System NA Sprzedaż, należności umożliwia realizacja otrzymanych zamówień, niezależnie od
kanału sprzedaży (np. sklep internetowy, B2B, komunikaty EDI, rejestracja ręczna).
Procesy
Przetwarzanie zamówień z e-commerce. Automatyczna aktualizacja stanów magazynowych
po każdej transakcji i generowanie dokumentów sprzedażowych, takich jak faktury
i dokumenty wydania.
Obsługa zwrotów i reklamacji. Rejestacja zwrotów. Wystawianie faktur korygujących.
Patrz szczegóły:
Realizacja zamówień sprzedażyBaseLinker. Sprzedaż internetowa
2.5 Realizacja i wysyłka zamówień
Funkcje
Zarządzanie procesem kompletacji z użyciem mobilnych skanerów.
Automatyzacja zapewnia poprawność kompletacji i zapobiega błędom wysyłkowym.
Przygotowanie dokumentów wysyłkowych i załadunkowych.
Procesy
Kompletacja zamówienia w magazynie. Skanowanie towarów na każdym etapie
przygotowania do wysyłki, co zwiększa dokładność realizacji.
Przygotowanie dokumentacji wysyłkowej i generowanie etykiet,
a także aktualizacja statusu zamówienia po jego wysyłce.
Patrz szczegóły:
Zarządzanie wysyłkami [SD][LD]
2.6 Kontrola jakości i inwentaryzacja
Funkcje
System QA Kontrola jakości pozwala na rejestrację wyników inspekcji
towarów przychodzących z Chin, co umożliwia identyfikację problemów na wczesnym etapie.
System MI Inwentarycja z obsługą skanerów mobilnych do szybkiego
i precyzyjnego przeprowadzania inwentaryzacji zapasów w magazynie.
Procesy
Kontrola jakości towarów podczas przyjęcia, co pozwala na wycofanie
wadliwych produktów przed ich wejściem do magazynu.
Patrz szczegóły:
QA System kontroli jakościInwentaryzacja zapasów magazynowych
2.7 Analiza i raportowanie
Funkcje
Zaawansowane raportowanie i analiza danych sprzedażowych, zapasów
magazynowych oraz kosztów zakupów. Pozwala to na podejmowanie lepiej
uzasadnionych decyzji operacyjnych i strategicznych.
Śledzenie wskaźników efektywności (KPI) związanych z czasem realizacji
zamówień, rotacją zapasów oraz kosztami operacyjnymi.
Procesy
Generowanie raportów z wynikami sprzedaży, co pomaga ocenić rentowność
poszczególnych produktów i określić potrzeby magazynowe.
Analiza kosztów zakupów, aby znaleźć oszczędności i lepiej planować
zamówienia na przyszłość.
Patrz szczegóły:
Raporty i analizy
2.8 Podsumowanie
Dzięki Trawers ERP, klient może kompleksowo zarządzać łańcuchem dostaw.
Od importu towarów z Chin, przez magazynowanie i sprzedaż internetową,
aż po realizację i wysyłkę do klientów końcowych.
Użycie mobilnych skanerów przyspiesza operacje magazynowe i zwiększa
ich dokładność, co pozwala na lepszą kontrolę nad zapasami i procesami
logistycznymi.
Patrz szczegóły:
Kody kreskowe ZastosowaniaMagazyny. AutomatyzacjaPrzedsiębiorstwo cyfrowe
3. Zastosowanie kodów kreskowych
(AsystentAI)
3.1 Opis ogólny
Korzyści z zastosowania kodów kreskowych w standardzie GS1:
* Zmniejszenie błędów
Automatyczne skanowanie etykiet zmniejsza błędy związane z wprowadzaniem danych ręcznie.
* Szybsze przyjęcie towaru
Etykiety umożliwiają szybsze i bardziej efektywne przyjęcie towaru do magazynu.
* Uproszczenie inwentaryzacji
Proces inwentaryzacji staje się bardziej efektywny dzięki etykietom.
* Śledzenie historii produktów
Etykiety umożliwiają precyzyjne śledzenie historii produktu od producenta do odbiorcy.
* Integracja z systemami
Etykiety GS1 są zgodne z globalnymi standardami, co ułatwia integrację
z różnymi systemami ERP i WMS.
3.2 Etykiety logistyczne. Kod GS1-128
Kody kreskowe muszą zawierać informacje umożliwiające dokładne śledzenie
i zarządzanie towarami na każdym etapie.
Etykieta logistyczna GS1-128 - kluczowe informacje
SSCC (Serial Shipping Container Code): Unikalny numer jednostki (np. palety), dla jej identyfikacji i śledzenia.
Identyfikator towaru (SKU/seria): Kod jednoznacznie identyfikujący produkt.
Numer partii: Umożliwia śledzenie pochodzenia i serii produkcyjnej towaru.
Data ważności/produkcji: Istotna dla zarządzania zapasami, szczególnie w systemie FEFO.
Nadawca i odbiorca: Dane identyfikujące strony wysyłki - pomocne przy śledzeniu przesyłek.
Cena jednostkowa: Informacja wspierająca proces sprzedaży i skanowanie.
Waga/objętość: Ułatwia zarządzanie magazynem i planowanie transportu.
Lokalizacja magazynowa (opcjonalna): Kod miejsca przechowywania jednostki.
Ilość jednostek w opakowaniu: Liczba produktów w jednostce logistycznej.
Opis produktu: Skrócony opis ułatwiający identyfikację wizualną.
* Numer jednostki logistycznej (SSCC)
Serial Shipping Container Code to unikalny numer przypisywany każdej jednostce logistycznej
(np. paleta, paczka) w celu jej identyfikacji w łańcuchu dostaw.
SSCC pozwala na precyzyjne śledzenie jednostki logistycznej od momentu wysyłki,
przez magazynowanie, aż po dostarczenie do klienta (odbiorcY).
* Unikalny identyfikator towaru (produktu)
Unikalny kod produktu (SKU lub numer seryjny), który jednoznacznie identyfikuje dany towar.
* Numer partii lub serii (Batch/Lot Number)
Numer partii towaru, który umożliwia śledzenie konkretnej partii produktów
w przypadku produkcji wieloseryjnej lub dostaw z różnych źródeł.
Jest kluczowy w przypadku kontroli jakości i przydatny w obsłudze zwrotów lub reklamacji
* Data ważności lub produkcji
Data produkcji lub data przydatności do użycia, szczególnie ważna dla produktów
o określonym terminie trwałości.
Umożliwia zarządzanie zapasami z uwzględnieniem dat ważności i przydatności,
np. FEFO (First Expired, First Out).
* Informacje o nadawcy i odbiorcy
Dane identyfikujące nadawcę i odbiorcę przesyłki, np. kod (symbol) dostawcy towaru
oraz kod (symbol) odbiorcy końcowego.
Umożliwia jednoznaczną identyfikację, kto wysłał oraz kto jest odbiorcą przesyłki.
* Cena jednostkowa towaru
Umożliwia skanowanie towarów w kasach i zarządzanie cennikami sprzedaży.
* Waga lub objętość
Waga lub objętość towaru. Pomocne podczas wyznaczania lokalizacji w magazynie
oraz podczas planowania wysyłki.
* Lokalizacja magazynowa (opcja)
Kod lub numer miejsca składowania towaru w magazynie.
Umożliwia szybkie zidentyfikowanie miejsca przechowywania towaru.
Operatorzy mogą łatwiej lokalizować jednostki logistyczne w magazynie.
* Ilość jednostek w opakowaniu
Liczba sztuk produktu znajdujących się w jednostce logistycznej (np. liczba sztuk na palecie lub w kartonie).
Ważne podczas kompletacji zamówień. Ułatwia kontrolę zgodności podczas przyjęcia i wysyłki towaru.
* Opis produktu
Krótki opis produktu, aby łatwiej było identyfikować towar wizualnie.
Pomaga w identyfikacji towarów, szczególnie przy inwentaryzacji i kompletacji zamówień.
Przykład etykiety logistycznej GS1-128 w systemie ERP
| Pole danych | Opis | Przykład |
|----------------------------------|------------------------------------------------------|--------------------------|
| SSCC | Kod jednostki logistycznej (identyfikator przesyłki) | 000123456789012345 |
| SKU / Identyfikator produktu | Unikalny kod towaru | SKU-PL001 |
| Nazwa produktu | Krótkie określenie towaru | Klawiatura bezprzewodowa |
| Numer partii / serii | Numer produkcyjny partii | LOT-20250718 |
| Data produkcji | Data wytworzenia towaru | 2025-07-18 |
| Data ważności | Termin przydatności do użycia (jeśli dotyczy) | 2027-07-18 |
| Ilość jednostek w opakowaniu | Liczba sztuk w jednostce logistycznej | 50 |
| Waga / objętość | Waga netto/brutto lub objętość | 7.5 kg |
| Cena jednostkowa | Cena sprzedaży jednej sztuki | 119,99 PLN |
| Kod nadawcy | Symbol firmy wysyłającej | NDS-004 |
| Kod odbiorcy | Symbol klienta odbierającego przesyłkę | ODB-882 |
| Lokalizacja magazynowa | Kod miejsca składowania (opcjonalnie) | MAG-A2-R5-S3 |
Przykładowa zawartość pliku CSV z danymi etykiety logistycznej GS1-128
SSCC,SKU,Nazwa produktu,Numer partii,Data produkcji,Data ważności,Ilość jednostek,Waga,Cena jednostkowa,Kod nadawcy,Kod odbiorcy,Lokalizacja magazynowa
000123456789012345,SKU-PL001,Klawiatura bezprzewodowa,LOT-20250718,2025-07-18,2027-07-18,50,7.5,119.99,NDS-004,ODB-882,MAG-A2-R5-S3
Co zawiera plik:
- Nagłówki z nazwami pól zgodnymi z opisem GS1.
- Przykładowe wartości umożliwiające testowanie systemu ERP.
- Format gotowy do otwarcia w Excelu lub do wykorzystania w procesach importu.
Przykładowa struktura danych etykiety logistycznej GS1 w formacie JSON
json
{
"SSCC": "000123456789012345",
"SKU": "SKU-PL001",
"Nazwa_produktu": "Klawiatura bezprzewodowa",
"Numer_partii": "LOT-20250718",
"Data_produkcji": "2025-07-18",
"Data_waznosci": "2027-07-18",
"Ilosc_jednostek_w_opakowaniu": 50,
"Waga_kg": 7.5,
"Cena_jednostkowa_PLN": 119.99,
"Kod_nadawcy": "NDS-004",
"Kod_odbiorcy": "ODB-882",
"Lokalizacja_magazynowa": "MAG-A2-R5-S3"
}
Opis firmy i systemu Trawers ERP dla nowego pracownika.
Pokazuje jak działa firma ABC i jak wygląda codzienna praca.
Witamy w firmie ABC!
Jesteśmy nowoczesną firmą zajmującą się handlem internetowym, głównie w modelu e-commerce.
Nasze towary sprowadzamy z Chin, magazynujemy je, obsługujemy zamówienia klientów
i wysyłamy przesyłki do odbiorców.
Wszystkie dokumenty i procesy są prowadzone w formie cyfrowej,
co pozwala pracować efektywnie i bez zbędnej papierologii.
Pracujemy w systemie Trawers ERP - to nasze główne narzędzie do obsługi zamówień, magazynu,
sprzedaży, wysyłek i analiz.
4.2 Jak działają nasze procesy ?
System Trawers ERP wspiera każdy etap pracy.
| Etap | Co robimy ? | Jak to działa ? |
|-------------------|-------------------------------|-----------------------------------------------|
| Zakupy | Zamawiamy towar w Chinach | Śledzimy status zamówień i terminy dostaw |
| Magazyn | Przyjmujemy i układamy towar | Używamy mobilnych skanerów i kodów kreskowych |
| Sprzedaż | Obsługujemy zamówienia | Zamówienia trafiają automatycznie do systemu |
| Kompletacja | Pakujemy zamówienia | Skanujemy produkty, kontrolujemy zgodność |
| Wysyłki | Wysyłamy towar do klientów | Tworzymy dokumenty i etykiety wysyłkowe |
| Kontrola jakości | Sprawdzamy towar | Rejestrujemy wyniki inspekcji w systemie |
| Inwentaryzacja | Liczymy stany magazynowe | Używamy skanerów mobilnych |
| Raporty i analizy | Patrzymy, co działa najlepiej | System pokazuje wyniki i wskaźniki KPI |
4.3 Narzędzia, z których korzystamy
* Skanery kodów kreskowych - przyspieszają pracę i minimalizują błędy
* Kody GS1 - zawierają dane o produkcie, partii, lokalizacji, itd.
* System Trawers ERP - integruje wszystkie działy firmy
* Platformy e-commerce - np. BaseLinker, gdzie obsługujemy sprzedaż
4.4 Jak możesz się wdrożyć ?
* Na początku poznasz podstawy obsługi systemu Trawers ERP
* Nauczysz się pracy ze skanerem mobilnym
* Będziesz wspierany przez zespół - zawsze możesz pytać!
* Stopniowo przejmiesz odpowiedzialność za konkretne zadania
Nie oczekujemy, że wszystko zrozumiesz od razu - ważna jest chęć do nauki,
otwartość na nowe technologie i dbałość o jakość.
5. Rola Key Usera w firmie ABC i systemie Trawers ERP
(AsystentAI)
Key User w firmie ABC pełni funkcję pomostu pomiędzy zespołem operacyjnym a działem IT.
Nadzoruje procesy, testuje nowe rozwiązania, monitoruje zgodność operacji z procedurami
oraz wspiera użytkowników w codziennej pracy z systemem Trawers ERP.
5.1 Zakres odpowiedzialności
| Obszar | Zadania Key Usera |
|----------|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| Zakupy | Weryfikacja zgodności zamówień z potrzebami magazynowymi, monitorowanie statusów dostaw |
| Magazyn | Nadzór nad poprawnością przyjęć, lokalizacji towarów i inwentaryzacją |
| Sprzedaż | Kontrola realizacji zamówień internetowych, analiza nietypowych przypadków |
| Wysyłki | Potwierdzanie kompletności zamówień, współpraca z działem logistyki |
| Jakość | Raportowanie błędów jakościowych i analiza niezgodności |
| Analizy | Monitorowanie raportów operacyjnych, identyfikowanie trendów i odchyleń |
5.2 Kompetencje i narzędzia
- Znajomość procesów biznesowych firmy ABC - od zakupu przez magazyn po sprzedaż
- Dobra orientacja w systemie Trawers ERP - umiejętność poruszania się po modułach, filtrowania danych, generowania raportów
- Umiejętność rozwiązywania problemów - np. brak synchronizacji zamówienia, niezgodność danych
- Współpraca z administratorami IT - zgłaszanie błędów, udział w testach nowych funkcji
- Szkolenie użytkowników - pomoc we wdrożeniach nowych pracowników i przekazywaniu dobrych praktyk
5.3 Typowe działania Key Usera
- Codzienny monitoring przepływu zamówień
- Analiza statusów operacji (np. wydania, faktury, wysyłki)
- Kontrola zapasów w sytuacjach awaryjnych
- Reakcja na błędy systemowe zgłoszone przez użytkowników
- Weryfikacja poprawności danych przed raportowaniem
- Udział w projektach optymalizacyjnych (np. zmiana procesu kompletacji)
5.4 Współpraca i komunikacja
Key User współpracuje zarówno z osobami operacyjnymi (magazyn, sprzedaż, zakupy),
jak i z zespołem technicznym:
- Użytkownicy operacyjni > wsparcie, wyjaśnianie funkcji, zgłaszanie usprawnień
- Administratorzy ERP > testy, zgłoszenia błędów, wdrożenia zmian
- Zarząd / kierownictwo > raportowanie wskaźników i efektywności operacyjnej
5.5 Checklista codziennych prac
Przykładowa checklista codziennych prac Key Usera systemu Trawers ERP.
Obejmuje ona rutynowe działania, które pomagają monitorować poprawność procesów,
identyfikować błędy i wspierać zespoły operacyjne.
Ogólny przepływ danych
[ ] Czy wszystkie zamówienia sprzedaży z platform e-commerce zostały zaimportowane ?
[ ] Czy dokumenty wysyłkowe zostały wygenerowane dla zrealizowanych zamówień ?
[ ] Czy statusy zamówień w systemie są zgodne z rzeczywistością (np. czy wysłane = wysłane) ?
---
Magazyn i zapasy
[ ] Czy stany magazynowe są aktualne i zgodne z fizyczną dostępnością ?
[ ] Czy wydania i przyjęcia towarów zostały zeskanowane i zaksięgowane w systemie ?
[ ] Czy są jakieś niezrealizowane przyjęcia lub wydania z wczorajszego dnia ?
[ ] Czy zostały zarejestrowane wszystkie przesunięcia magazynowe ?
---
Zamówienia zakupu i dostawy
[ ] Czy wszystkie nowe zamówienia do dostawców zostały zarejestrowane ?
[ ] Czy statusy dostaw są aktualne (opóźnienia, częściowe dostawy) ?
[ ] Czy dane o zgodności dostawy z zamówieniem (ilość, jakość) są kompletne ?
---
Realizacja zamówień
[ ] Czy są zamówienia w trakcie kompletacji, które nie zostały zamknięte ?
[ ] Czy dokumenty wydania i etykiety wysyłkowe zostały poprawnie wygenerowane ?
[ ] Czy wszystkie wysyłki zostały zarejestrowane z aktualnym statusem ?
---
Kontrola jakości i inwentaryzacja
[ ] Czy inspekcje przyjętych towarów zostały przeprowadzone i zarejestrowane ?
[ ] Czy są zgłoszenia o wadliwych towarach lub reklamacjach ?
[ ] Czy planowane inwentaryzacje są zrealizowane zgodnie z harmonogramem ?
---
Sprzedaż i dokumentacja
[ ] Czy wszystkie faktury zostały wystawione do zakończonych zamówień ?
[ ] Czy są dokumenty tymczasowe (np. WZ) oczekujące na finalizację ?
[ ] Czy system poprawnie aktualizuje należności i statusy finansowe ?
---
Raporty i analizy
[ ] Czy zostały wygenerowane raporty z poprzedniego dnia (sprzedaż, zapasy, KPI) ?
[ ] Czy są zauważalne odchylenia lub nietypowe dane w przepływach ?
[ ] Czy raporty są aktualne i czy zawierają kluczowe wskaźniki ?
---
System i użytkownicy
[ ] Czy są zgłoszenia błędów systemowych lub problemów z logowaniem ?
[ ] Czy użytkownicy mają dostęp do niezbędnych funkcji ?
[ ] Czy wszystkie operacje zostały wykonane zgodnie z procedurą ?
---
6. Instrukcja wdrożeniowa - Key User w Trawers ERP
(AsystentAI)
Cel roli Key Usera
Key User to osoba, która:
- zna przebieg procesów w firmie,
- umie pracować w systemie Trawers ERP,
- wspiera użytkowników końcowych,
- przekazuje potrzeby operacyjne do działu IT,
- testuje nowe funkcje i raportuje błędy.
---
Wiedza, którą należy opanować
Znajomość procesów biznesowych:
- Zakupy, logistyka, magazynowanie
- Sprzedaż internetowa i obsługa zamówień
- Wysyłki, fakturowanie, kontrola jakości
- Inwentaryzacja i analizy
Moduły Trawers ERP:
ZA - Zamówienia zakupu
NA - Sprzedaż i należności
SD/LD - Wysyłki
MI - Inwentaryzacja
QA - Kontrola jakości
Raporty - Analizy i KPI
Narzędzia wspomagające:
Skanery mobilne
Kody kreskowe GS1-128
Panele, raporty, filtry
---
Kroki wdrożeniowe
1. Start systemowy
- Zaloguj się do Trawers ERP
- Otrzymaj dostęp do odpowiednich modułów
- Poznaj interfejs użytkownika
2. Szkolenie procesowe
- Przejdź przez mapę procesów (np. obieg zamówienia)
- Ćwicz przykładowe operacje: rejestracja zamówienia, przyjęcie towaru, wysyłka
3. Obsługa użytkowników
- Naucz się rozwiązywać najczęstsze problemy (np. brak dokumentu, nieaktualny stan magazynu)
- Poznaj sposoby zgłaszania błędów do IT
4. Monitoring operacyjny
- Codzienna checklista procesów: e-commerce, magazyn, sprzedaż, wysyłki
- Weryfikacja statusów i korekta błędów
5. Raportowanie i analizy
- Generowanie raportów sprzedaży, zapasów, efektywności
- Interpretacja danych i komunikacja z zespołem zarządzającym
---
Dobre praktyki
- Reaguj szybko na niezgodności - system pokazuje wiele sygnałów, trzeba je zauważyć
- Komunikuj się z użytkownikami - często mają pytania, których nie zgłoszą od razu
- Współpracuj z administratorem ERP - Twoje obserwacje pomagają optymalizować system
- Ucz się systemu - poznawaj nowe funkcje, testuj wersje demo
- Dokumentuj - checklisty, procedury, FAQ
7. Przykład aktywności Key Usera
(AsystentAI)
Przykład case study działań Key Usera dotyczące kontroli kosztów
w module zakupowym systemu Trawers ERP, w którym Key User aktywnie
zoptymalizował proces i poprawił rentowność operacyjną:
7.1 Usprawnienie kontroli kosztów zakupów
Problem:
Zespół zakupowy nie miał pełnej kontroli nad realnym kosztem dostaw z Chin.
W systemie ERP brakowało aktualnych danych o:
- dodatkowych opłatach (transport, cło),
- zmianach cen jednostkowych zależnych od kursów walut,
- różnicach pomiędzy ceną zamówienia a ceną na fakturze.
Skutkowało to nieścisłościami w analizie marży i błędnymi decyzjami zakupowymi.
---
Działania Key Usera:
1. Audyt danych cenowych
- Przeanalizował kilkanaście ostatnich zamówień i porównał ceny jednostkowe
z faktycznymi kosztami zakupu.
- Zidentyfikował przypadki, gdzie nie uwzględniono kosztów transportu
zagranicznego (np. frachtu morskiego).
- Włączył automatyczne pobieranie tabel kursów NBP i automatyczne przeliczenia
cen z CNY/USD na PLN w systemie.
- Dodał alert informujący o zamówieniu przekraczającym budżet lub cenę referencyjną.
4. Raport: koszt vs cena sprzedaży
- Key User przygotował zestawienie zakupów z marżami rzeczywistymi i rekomendacjami dla działu sprzedaży.
- Dzięki temu firma zaczęła szybciej reagować na wzrost kosztów jednostkowych
i dostosowywać ceny sprzedaży.
Efekty biznesowe:
| Wskaźnik | Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu |
|-------------------------------|------------------|--------------------|
| Dokładność kosztowa zamówień | ~60% | >95% |
| Marże na grupach produktowych | spadkowe | stabilne/wzrostowe |
| Czas reakcji na wzrost cen | 2 tygodnie | 1 dzień |
| Poziom reklamacji cenowych | wysoki | znikomy |
7.2 Automatyzacje a obszarze zakupów
Przykłady automatyzacji, które Key User może wdrożyć lub nadzorować
w module: ZA Zakupy systemu Trawers ERP
1. Automatyczne generowanie zamówień na podstawie zapasówCel: unikanie braków towarów i nadmiaru magazynowego
- Ustal progi minimalne i maksymalne zapasów dla produktów
- W systemie skonfiguruj reguły automatycznego generowania zamówień zakupu,
gdy stany magazynowe spadną poniżej progu
- Zatwierdzanie może odbywać się ręcznie przez Key Usera lub automatycznie po weryfikacji kosztów
Efekt: Oszczędność czasu i lepsza ciągłość dostępności towarów
2. Automatyczne przeliczenia walutowe i alerty cenoweCel: uniknięcie błędów kosztowych przy międzynarodowych zakupach
- Wdrożenie automatycznego pobierania kursów walut z NBP
- Automatyczne przeliczanie cen zakupu i wyliczanie kosztu łącznego
- Alerty w systemie dla zamówień, które przekraczają ustalony budżet jednostkowy
(np. cena > średnia rynkowa + 10%)
Efekt: Lepsza kontrola kosztów i szybka reakcja na zmiany cen
3. Automatyczne uzupełnianie pól w zamówieniuCel: redukcja błędów operatorów i przyspieszenie wprowadzania danych
- system może automatycznie:
- uzupełniać warunki dostawy (np. Incoterms, termin płatności)
- podpowiadać towary najczęściej zamawiane
- generować numer zamówienia według wzorca
Efekt: Spójność danych i szybsze tworzenie dokumentów
4. Harmonogram zamówień i zadań operacyjnychCel: uporządkowanie pracy działu zakupów
- Key User może uruchomić cykliczne zadania w systemie:
- generowanie propozycji zamówień co tydzień
- przypomnienia o zbliżających się terminach dostaw
- automatyczne generowanie raportu: Zakupy kontra zapasy w każdy poniedziałek
Efekt: Mniej rzeczy do pamiętania ręcznie, lepsza organizacja pracy