1. Kiedy warto stosowac Saldo ?
2. Porównanie Trawers ERP i Saldeo w obszarze DMS
3. Możliwości integracji Saldeo z Trawers ERP
4. Tematy powiązane
(AsystentAI)
1. Kiedy warto stosowac Saldo ?
Sytuacja
Firma, użytkownik programu Trawers ERP, rozważa zainstalowanie programu
Saldeo do zarządzania obiegiem dokumentów. Planuje także pobieranie faktur
zakupu z platformy KSeF i zapisywanie tych faktur bezpośrednio do zbioru
faktur w systemie ZO Zakupy.
Pytanie ogólne
Trawers ERP potrafi sam odebrać faktury zakupu z platformy KSeF.
Jakie zatem są korzyści włączenia Saldeo jako pośrednika ?
Jeśli Trawers potrafi sam odebrać faktury zakupu z KSeF, to Saldeo jako pośrednik
ma sens tylko wtedy, gdy ma wnieść coś 'ponad' sam odbiór XML.
Korzyści są głównie procesowe (DMS/OCR/akceptacje) i integracyjne
(jedno miejsce wpływu z wielu kanałów).
1) Jedno wejście dokumentów: KSeF + PDF-y spoza KSeF + inne załączniki
KSeF pokrywa tylko e-faktury ustrukturyzowane. W praktyce dalej są:
* paragony, rachunki, umowy, potwierdzenia, noty, faktury zagraniczne,
* dokumenty okołozakupowe (protokoły, WZ, potwierdzenia dostaw),
* maile z PDF.
Saldeo daje jeden koszyk wpływu (mail / pulpity / skany), a Trawers pobiera z Saldeo
wszystko w jednolity sposób (`document.list` / `invoice.list`) zamiast budować
kilka osobnych kanałów.
2) Akceptacja i obieg (workflow) zanim trafi do ZO
Trawersowe załączniki, to raczej 'DMS/archiwum przy rekordzie', a nie pełny workflow.
Saldeo jest często wykorzystywane jako:
* kolejka do opisu/akceptacji,
* wieloetapowa akceptacja (kto ma zatwierdzić, delegacje, komentarze),
* pilnowanie braków (brak MPK/konta -> nie wypuszczaj do ERP).
Wtedy do Trawersa wpadają już tylko dokumenty 'gotowe do księgowania'.
3) Szybsza dekretacja: kategorie/rejestry/wymiary + podpowiedzi
W Saldeo można przygotować dokument pod księgowanie: opisać kategorię,
rejestr, wymiary, split payment, opis, itp. W API jest przewidziane
przekazywanie takich danych (np. `CATEGORY`, `REGISTRY`, `DIMENSIONS`, opis)
w strukturach faktur/dokumentów.
To jest realna oszczędność czasu w ZO, zwłaszcza przy masie faktur kosztowych.
4) Lepsza 'operacyjność' niż praca bezpośrednio na XML z KSeF
Trawers z KSeF pobierze XML i zwykle potrafi z niego zbudować dokument.
Ale księgowość i kierownictwo i tak chce:
* szybki podgląd (PDF/obraz),
* komentarze, dopiski, tagi,
* kto 'trzyma sprawę' i na jakim etapie.
NOTE: Inni użyytkownicy Trawersu takie informacje zapisują w polu: memo.
Saldeo dostarcza warstwę operacyjną nad dokumentem.
5) Obsługa dokumentów papierowych i słabej jakości (OCR)
KSeF nie obejmuje skanów i papieru. Saldeo (w zależności od wariantu) daje OCR
i ekstrakcję danych z PDF/JPG.
Jeśli jest dużo faktur nie-KSeF (np. import/UE, drobni dostawcy, załączniki).
Saldeo wyrównuje jakość danych wejściowych.
6) Ujednolicenie kontroli duplikatów i spójności danych
Jeśli dokumenty wpływają różnymi kanałami (KSeF + mail), w Saldeo można
łatwiej wyłapać duplikaty na etapie 'koszyka', zanim powstaną dokumenty w ZO.
W Trawersie oczywiście też da się robić antyduplikację (np. po KSEFNR),
ale Saldeo często pomaga organizacyjnie: użytkownik widzi, że 'to już jest'.
7) Mniej integracji po stronie Trawersa
Bez Saldeo często trzeba ograniczyć integracje:
* KSeF (odbiór XML),
* skrzynka mailowa (PDF),
* skanery/foldery,
* ewentualnie - portal dostawcy.
Z Saldeo robi sie jedną integrację 'ERP <--> Saldeo', a Saldeo przejmuje kanały wejściowe.
8) Scenariusz 'dwutorowy' jest bardzo częsty
* KSeF faktury -> Trawers może brać bezpośrednio (najprościej, najmniej elementów po drodze),
* pozostałe dokumenty + akceptacje -> Saldeo.
Wtedy Saldeo nie jest pośrednikiem dla KSeF 'na siłę', jest tylko do tego,
czego KSeF nie załatwia.
Kiedy Saldeo jako pośrednik NIE ma większego sensu
* gdy prawie 100% faktur zakupowych jest z KSeF,
* w Trawersie jest już dobrze ustawiony proces akceptacji/opisu/dekretacji,
* nie stosuje się odczytu OCR i 'koszyka wpływu',
* firmiw zależy na minimalnej liczbie systemów i prostocie (mniej punktów awarii).
warianty integracji
(A) Tylko KSeF w Trawers + Saldeo dla reszty
(B) Wszystko przez Saldeo
Najbardziej opłacalny wariant integracji:
(C) Saldeo tylko do akceptacji i opisu, a dokument finalnie z KSeF w Trawers
(hybryda).
2. Porównanie Trawers ERP i Saldeo w obszarze DMS
System DMS (en: Document Management System) to oprogramowanie do zarządzania dokumentami
w organizacji. DMS organizuje i optymalizuje obieg dokumentów w firmie lub instytucji.
Co Trawers ma 'z obiegu', a co jest raczej tylko DMS/załączniki
W Trawers ERP mechanizm dokumentów to głównie Załączniki / dokumenty powiązane.
Podpina się pliki (PDF/JPG/DOCX/URL) do rekordów ERP (faktury, kontrahenci, KIM itd.),
Ustala się uprawnienia i daje możliwość wyszukiwania po metadanych/ID/nazwie oraz pracy
na plikach w katalogach.
Są też rozbudowane uprawnienia do operacji na załącznikach (np. tylko podgląd,
bez dopisywania/usuwania, per grupa załączników).
I można pobierać/udostępniać załączniki przez SOA (API) dla wybranych obiektów (np. KIM).
Funkcje obiegu dokumentów, których 'nie ma w Trawersie' (a są typowe dla Saldeo)
Z dokumentacji Trawersa wynika wprost, że jako DMS jest to rozwiązanie uproszczone
i brakuje mu kluczowych elementów obiegu/workflow:
1. Workflow/obiegi akceptacji dokumentów (ścieżki, etapy, delegacje, role w obiegu,
kto ma teraz wykonać krok, kolejki zadań) - w Trawersie tego mechanizmu
dla dokumentów/załączników nie ma.
2. Wersjonowanie dokumentów (rewizje, historia zmian treści pliku, porównywanie wersji) - brak.
3. OCR i indeksowanie treści (wyszukiwanie po treści skanu/PDF, automatyczne wydobywanie
danych z faktury: NIP, numer, daty, kwoty, VAT) - brak OCR/indeksowania treści.
4. Automatyczna klasyfikacja dokumentów (AI/reguły: rozpoznaj typ, przypisz do procesu) - brak.
5. Podpis elektroniczny w obiegu (kwalifikowany/podpisywanie akceptacji, ścieżka podpisu) - brak.
6. Rozbudowane reguły archiwizacji/compliance (polityki retencji, kategorie archiwalne,
automatyczne odkładanie i blokady) - w Trawersie opisane jako ograniczone/czasowe
przechowywanie w porównaniu do klasycznego DMS.
Co to oznacza praktycznie w porównaniu do Saldeo
Jeśli w Saldeo używa się typowo:
Wpada faktura -> OCR -> przypisanie do firmy/kontrahenta -> dekretacja -> akceptacja 1/2/3
-> eksport do FK**
To w Trawersie można zrobić głównie:
Faktura w ERP + podpięty skan jako załącznik + uprawnienia + wyszukanie po metadanych.
Lecz bez 'silnika obiegu' i bez OCR.
3. Możliwości integracji Saldeo z Trawers ERP
(AsystentAI) na podstawie opisów: Saldeo API i Baza Wiedzy Trawers ERP
1) Najczęstszy wariant: Saldeo jako 'stacja weryfikująca', Trawers pobiera gotowe dane
To jest scenariusz nr 1 w specyfikacji Saldeo: dokumenty są dodawane
do Saldeo (mail/Pulpit), użytkownik je weryfikuje, a ERP pobiera
przygotowane dane + linki do PDF/JPG
Przepływ
Trawers -> Saldeo (synchronizacja słowników i identyfikacji firmy)
* założenie/powiązanie firmy w Saldeo przez stały identyfikator z ERP
(**COMPANY_PROGRAM_ID**)
* synchronizacja kontrahentów z Trawersa do Saldeo: `contractor/merge`
* (zależnie od konfiguracji Saldeo) wysyłka słowników:
kategorie/rejestry/wymiary/formy płatności itd. -
Saldeo to sugeruje jako element integracji stacji weryfikującej
Saldeo -> Trawers (pobranie dokumentów do zaksięgowania/obsługi)
* pobieranie dokumentów `document/list` wg polityki
(np. tylko oznaczone w Saldeo)
* odpowiedź zawiera m.in. linki do źródła dokumentu i podglądów (PDF/JPG)
Co z tym robi Trawers
* tworzy/uzupełnia dokument w odpowiednim module (np. rejestr zakupów/kosztów
lub inny dokument finansowy) na podstawie danych z Saldeo,
* podpina PDF/JPG jako dokument powiązany/załącznik do rekordu w Trawersie
(to naturalne miejsce na skany)
* opcjonalnie pobiera/udostępnia te załączniki dalej przez SOA, np. integracje webowe.
2) Wariant silnik OCR: Trawers wysyła skan do Saldeo, Saldeo odczytuje, Trawers pobiera wynik
To jest scenariusz nr 2 w specyfikacji Saldeo (silnik/usługa do odczytywania)
Przepływ
Trawers -> Saldeo
* `company/create` / `company/synchronize` z COMPANY_PROGRAM_ID
* (opcjonalnie) `contractor/merge` żeby poprawić dopasowanie i samouczenie
* `document/add` - wysyłka pliku (plik idzie w parametrach `attmnt_[ID]`,
a metadane w XML command)
* `document/recognize` - start procesu OCR/rozpoznania (asynchronicznie,
dostajesz `OCR_ORIGIN_ID`)
Saldeo -> Trawers
* `document/list_recognized` - pobranie wyniku rozpoznania po `OCR_ORIGIN_ID`
Co z tym robi Trawers
* na bazie rozpoznanych pól zakłada/uzupełnia dokument (np. faktura kosztowa),
* zapisuje plik źródłowy jako załącznik do dokumentu w Trawers ERP
3) Integracja hybrydowa: Trawers pobiera tylko pliki + metadane, a dekretacja/akceptacje zostają
w Trawersie
Jeżeli chcecie, by Saldeo było głównie źródłem skanów i OCR,
a cała logika/akceptacje/dekretacja działały w Trawersie:
* pobieracie z Saldeo dane i linki do PDF/JPG (z `document/list` albo `list_recognized`)
* w Trawersie przechowujecie dokumenty jako rekordy + załączniki,
a ograniczenia obiegu (workflow) rozwiązujecie procesem w ERP (statusy, uprawnienia, itp.).
Sam moduł załączników w Trawersie to 'uproszczone DMS' (bez workflow/podpisu)
4) Dodatkowe możliwości, które często się dorzuca
A) SSO / logowanie z Trawersa do Saldeo
W API jest opis integracji logowania z zewnętrznego systemu (redirect i token/cookie)
Praktyczne: w Trawersie przy firmie/dokumencie przycisk Otwórz w Saldeo i automatyczne zalogowanie.
B) Pobieranie dokumentów hurtowo po identyfikatorach (API 3.0)
Saldeo ma metody `document/getidlist` i `document/listbyid`, plus `document/import`
(import z metadanymi, ale bez uruchamiania Odczytaj)
To się przydaje, gdy robicie synchronizację miesięczną/masową i chcecie kontrolować co już pobrane.
5) Co jest kluczowe technicznie w integracji (żeby nie wpaść w typowe pułapki)
* Saldeo używa REST GET/POST, XML w parametrze `command`, kompresja gzip + base64;
podpis żądania `req_sig` (MD5) i `req_id`
* Limit: 20 żądań/min na użytkownika i brak równoległych żądań dla tego samego usera
(kolejkowanie po stronie integracji)
* Od 2026 minimalnie obsługiwane API to 2.0 (warto celować od razu w 3.0
jeżeli planujecie `listbyid/getidlist/import`)
6) Jak to realnie spiąć po stronie Trawersa
W praktyce są 2 'warstwy' po stronie Trawers ERP:
1. Warstwa danych ERP - zakładanie dokumentu (np. rejestry, faktury kosztowe itd.)
i mapowanie pól z XML Saldeo.
2. Warstwa dokumentów/plików - trzymanie skanów jako Dokumenty powiązane / załączniki
i ich udostępnianie (np. WWW/BI)
* Trawers ma także gotowe SOA funkcje do pobierania załączników (na przykładach dla KIM)
* oraz rozbudowane uprawnienia do operacji na załącznikach per grupa
NOTE: poniżej opisy techniczne - do wykorzystania przy realizowaniu projektów integracji.