1. Obszary informatyzacji szpitala
2. Klasyfikacja budżetowa i mechanizm Q12
3. Tematy powiązane
1. Obszary informatyzacji szpitala
Trawers może być przydatny jako system ERP dla administracyjno-finansowego zaplecza szpitala.
Jego zastosowanie obejmuje przede wszystkim zakupy, magazyn, księgowość, płatności i rozrachunki,
płace, środki trwałe oraz budżetowanie i raportowanie.
Nie jest natomiast systemem HIS i nie zastępuje systemów przeznaczonych do obsługi
dokumentacji medycznej pacjentów.
HIS Hospital Information System (Szpitalny System Informacyjny)
Najbardziej użyteczne obszary to:
* Zakupy i zaopatrzenie (ZA/ZO)
Moduły zakupowe mogą wspierać:
- składanie i obsługę zamówień do dostawców,
- rejestrację faktur zakupowych,
- kontrolę zobowiązań,
- obsługę procesu zakupowego,
- analizę zakupów według różnych kryteriów.
W szpitalu może to obejmować m.in. materiały, wyposażenie, usługi obce
oraz inne zakupy administracyjne i techniczne.
* MG - Gospodarka magazynowa
Moduł MG służy do ewidencji i kontroli zapasów, w szczególności:
- przyjęć i wydań magazynowych,
- przesunięć między magazynami,
- stanów magazynowych,
- inwentaryzacji,
- obrotu materiałowego.
W przypadku szpitala może mieć zastosowanie zarówno do magazynów administracyjnych
i technicznych, jak i - zależnie od przyjętego modelu organizacyjnego - do innych grup zapasów.
* KG - Księga Główna
Moduł KG obsługuje pełną księgowość oraz umożliwia automatyczne pobieranie
zapisów z ksiąg pomocniczych.
Istotne funkcje obejmują:
- dekretację dokumentów,
- prowadzenie analityki kont,
- automatyczne księgowanie danych z innych modułów,
- raportowanie finansowe,
- analizę kosztów i przychodów.
Rozbudowana analityka kont może być szczególnie istotna w przypadku organizacji
posiadającej wiele oddziałów, komórek organizacyjnych, źródeł finansowania
i realizowanych projektów.
* Budżetowanie i kontrola kosztów
Planowanie i monitorowanie budżetów, analiza kosztów/przychodów
oraz kontrola wykonania wydatków.
* Klasyfikacja budżetowa
W przypadku jednostek objętych odpowiednimi zasadami klasyfikacji budżetowej
istotnym elementem jest możliwość prowadzenia analityki według takich wymiarów jak:
Dział -> Rozdział -> Paragraf
Analitykę można dodatkowo rozszerzać o kolejne wymiary, np. rodzaj środków,
zadanie, projekt czy inne wymagane przez jednostkę kryteria.
Do automatyzacji szczegółowej dekretacji może być wykorzystany mechanizm symboli Q12.
Dekretacje ZZZZZZ i Q12
* KB Płatności i rozrachunki
Rachunki bankowe, płatności do dostawców, należności i zobowiązania oraz
ich powiązanie z księgowością.
* PL - Płace i Kadry
Ewidencja pracowników, naliczanie wynagrodzeń, składek i świadczeń ZUS oraz deklaracji
podatkowych. Przy dużej liczbie zatrudnionych jest to jeden z ważniejszych obszarów administracji szpitala.
* ST - Środki Trwałe
Ewidencja budynków, sprzętu i pozostałego majątku, lokalizacji, osoby odpowiedzialnej/użytkownika
oraz wartości i umorzenia. Trawers posiada odrębny system ST do tej ewidencji.
* Raporty i analizy
Raporty finansowe, budżetowe, magazynowe, płacowe i dotyczące środków trwałych;
dane mogą być również analizowane np. w Excelu.
Dla administracji szpitala szczególnie interesujący byłby więc zestaw:
ZA/ZO + MG + KB + KG + PL + ST + raportowanie.
Jeżeli szpital jest jednostką objętą odpowiednią klasyfikacją budżetową, dużą wartość
daje dodatkowo konfiguracja kont i dekretacji Q12 według działów, rozdziałów, paragrafów,
zadań i źródeł finansowania.
Trawers należy więc traktować przede wszystkim jako ERP dla zaplecza
administracyjno-finansowego szpitala**, a nie jako system HIS przeznaczony
do prowadzenia dokumentacji medycznej pacjentów.
2. Klasyfikacja budżetowa i mechanizm Q12
W Trawersie klasyfikacja budżetowa może być częścią analityki kont księgowych
i dekretacji dokumentów.
Najważniejszym mechanizmem jest tutaj Q12 - 12-znakowy symbol, który można wprowadzać
do pozycji dokumentów i automatycznie wykorzystywać przy tworzeniu dekretów księgowych.
Dokumentacja Trawersa pokazuje zastosowanie Q12 m.in. do klasyfikacji:
Dział / Rozdział / Paragraf
Mechanizm ten może być jednak wykorzystany również do dodatkowej analityki wymaganej
przez konkretną jednostkę.
2.1 Przykład struktury konta
W dokumentacji Trawersa przedstawiony jest przykład konta jednostki budżetowej:
`130-01-85-212-4260-1-164-01`
Poszczególne segmenty oznaczają:
| Segment | Znaczenie |
| ------- | -------------------------------------------------------------- |
| `130` | konto bankowe - rachunek bankowy |
| `01` | rachunek wydatków |
| `85` | Dział - Pomoc społeczna |
| `212` | Rozdział - Świadczenia rodzinne |
| `4260` | Paragraf - Zakup energii |
| `1` | rodzaj środków, np. środki własne |
| `164` | numer zadania |
| `01` | dodatkowe uszczegółowienie, np. projekt lub rodzaj świadczenia |
Tak zbudowane konto pozwala prowadzić analitykę znacznie bardziej szczegółową
niż samo konto syntetyczne.
Format konta może być również prezentowany z separatorami, co znacznie poprawia czytelność.
2.2 Q12 - praktyczne uproszczenie
Zamiast wymagać od operatora ręcznego wskazywania wszystkich fragmentów konta,
można przygotować tabelę symboli Q12:
AD > Tabele > Jednostki, komórki, zlecenia, inne > Tabela symboli Q12 [AD_TKL10].
Q12 może być elementem konta za pomocą maski:
`%QQQQQQQQQQQQ`
Symbole można następnie pobierać do pozycji dokumentów w systemach KB, MG, NA i ZO.
Po zatwierdzeniu dokumentu Trawers tworzy polecenie księgowania zgodnie z odpowiednią tabelą dekretacji.
Dokumentacja podaje konkretny przykład:
`Q12 = 01852124260`
opis:
`01 Wydatki / 85 Pomoc społ. / 212 Świadcz. rodz. / 4260 Zakup energii`
W KB zdefiniowano dekretację:
`Ma 130%QQQQQQQQQQQQ`
Po wpisaniu Q12 `01852124260` i kwoty `132,40` program tworzy zapis na:
`Ma 13001852124260 132,40`
czyli operator wybiera klasyfikację, a właściwe konto powstaje automatycznie.
2.3 Możliwe zastosowanie Q12 w szpitalu
Poniższe przykłady są ilustracją zastosowania mechanizmu Trawersa w szpitalu;
konkretne numery działów, rozdziałów i paragrafów trzeba oczywiście dostosować
do klasyfikacji obowiązującej daną jednostkę.
Przykłady pokazują, że analityka może obejmować wiele wymiarów.
Załóżmy, że szpital chce analizować wydatki równocześnie według:
Dział -> Rozdział -> Paragraf -> źródło finansowania -> zadanie/projekt.
Można wtedy przygotować Q12 o opisach np.:
| Q12 | Opis biznesowy |
| -------- | -------------------------------------- |
| `A01...` | Energia - budynek główny |
| `A02...` | Energia - blok operacyjny |
| `M01...` | Materiały medyczne - oddział chirurgii |
| `M02...` | Materiały medyczne - OIOM |
| `R01...` | Remont oddziału chirurgii |
| `P01...` | Projekt finansowany z dotacji |
| `L01...` | Leki - określony zakres finansowania |
Nie sugeruję tutaj, że właśnie takie symbole są standardem Trawersa -
nazwy i układ Q12 definiuje użytkownik.
Istotne jest to, że kilka wymiarów analitycznych można zebrać w jednym symbolu
i wykorzystać automatycznie w dekretacji.
2.4 Przykład: faktura za energię
Szpital otrzymuje fakturę za energię na 25 000 zł.
Operator w ZO rejestruje fakturę i w pozycji wybiera odpowiedni symbol Q12,
np.:
`wydatki / ochrona zdrowia / szpital / energia / środki własne`
Nie musi ręcznie szukać rozbudowanego konta księgowego. Po zatwierdzeniu faktury Trawers
może zbudować odpowiedni dekret na podstawie:
rodzaju dekretacji + Q12 + tabeli dekretacji.
Mechanizm ten jest zgodny z opisanym w dokumentacji sposobem użycia Q12 przy dokumentach zakupowych.
2.5 Przykład: jedna faktura, kilka klasyfikacji
To jest szczególnie istotne w szpitalu.
Przychodzi faktura od dostawcy na 100 000 zł, obejmująca:
* 40 000 zł - materiały dla bloku operacyjnego,
* 25 000 zł - materiały dla OIOM,
* 20 000 zł - materiały dla chirurgii,
* 15 000 zł - materiały finansowane z określonego projektu.
Każda pozycja dokumentu może dostać odpowiednią klasyfikację/Q12.
W konsekwencji jedna faktura zostanie rozłożona księgowo na różne obszary
finansowania i analityki.
To właśnie przewaga Q12: klasyfikację można przypisywać na poziomie pozycji dokumentu,
a nie tylko całej faktury.
2.6 Przykład: remont oddziału
Q12 nie musi służyć wyłącznie klasyfikacji budżetowej. Dokumentacja Trawersa
wskazuje również możliwość używania go do ewidencji wydatków związanych
z utrzymaniem konkretnych obiektów, np. remontami.
W szpitalu można więc rozważyć analitykę:
`klasyfikacja budżetowa + zadanie + obiekt`
np.:
`Remont / Oddział Chirurgii / etap 1`
albo:
`Modernizacja / Blok Operacyjny / projekt UE`
Wtedy można później odpowiedzieć nie tylko na pytanie:
Ile wydaliśmy w paragrafie X?
ale również:
Ile z tego dotyczyło modernizacji bloku operacyjnego?
2.7 Plan a wykonanie
Klasyfikacja nie służy w Trawersie wyłącznie do zaksięgowania faktury.
Dokumentacja rozwiązania dla jednostek budżetowych wskazuje także:
* rejestrowanie planów dochodów i wydatków,
* bieżące modyfikowanie planów na podstawie uchwał i decyzji,
* ewidencję zaangażowania środków,
* kontrolę wykonania planu,
* planowanie w układzie zadaniowym,
* własne raporty i zestawienia.
W administracji szpitala daje to potencjalnie bardzo użyteczny ciąg:
Plan -> zobowiązanie/zakup -> faktura -> płatność -> dekret KG -> wykonanie budżetu -> sprawozdanie.
Najciekawszym wariantem dla szpitala byłoby więc połączenie
Q12 + jednostek organizacyjnych JJ + ewentualnie zadań/projektów.
Wtedy ten sam wydatek można analizować jednocześnie np. jako klasyfikacja budżetowa,
koszt konkretnego oddziału szpitalnego i koszt konkretnego projektu lub zadania.