Hurtowania techniki grzewczej i sanitarnej

1. Firma Hurtowania 2. Kompletacja zamówień 3. Gospodarka magazynowa, zamówienia zakupu 4. Program lojalnościowy 5. Zalety programu Trawers ERP

1. Firma Hurtowania

Firma Hurtowania

Hurtownia z branży techniki grzewczej i sanitarnej. 30 lat na rynku. Trzy oddziały. Zatrudnienie: 65 pracowników. 50 000 zamówień rocznie 500 000 pozycji na zamówieniach 25 000 pozycji magazynowych

Trawers ERP

Użytkownik systemu Trawers ERP od 20 lat. 35 stanowisk komputerowych

2. Kompletacja zamówień

Przed wprowadzeniem w firmie funkcjonalności systemu Trawers kompletacja zamówień przebiegała w firmie w dość chaotyczny sposób. Zamówienia drukowały osoby z działu handlowego i pozostawiały je w wybranym miejscu, skąd pobierali je magazynierzy dokonujący kompletacji. Ten sposób organizacji powodował całkowity brak kontroli nad losami konkretnych zamówień, jak również nie dawał jakiejkolwiek możliwości sprawowania kontroli nad pracą samych magazynierów. Nie zapewniał bowiem odpowiedzi na podstawowe pytania, m.in. kto kompletuje zamówienie oraz na jakim jest ono etapie. System Trawers wprowadził w tym zakresie istotne usprawnienia. W pierwszej kolejności przypisano zamówienia do konkretnego magazyniera. Aktualnie proces kompletacji zamówienia rozpoczyna się w dziale handlowym, gdzie dokonuje się jego przyjecia i sprawdzenia. Takie zamówienie widoczne jest na terminalach magazynowych ze wskazaniem wszystkich niezbędnych danych: kto zamawiał, jakie pozycje, ilość pozycji (dostępnych/niedostępnych na magazynie), termin realizacji itp. Magazynier wybrane przez siebie zamówienie oznacza swoimi inicjałami wpisując indywidualny kod pin, oznacza atrybutem [kompletacja], drukuje je na stanowisku i przystępuje do pracy. Przypisanie zamówień do poszczególnych magazynierów, choć było zmianą niewielką, to w firmie spwodowało rewolucję. Patrz też: Kompletacja w sprzedaży [d][k] Wysyłka, organizacja, dokumenty W prosty sposób rozwiązano problem śledzenia zamówienia i dostarczono odpowiedzi na podstawowe pytania: jakie są jego losy oraz który magazynier je kompletuje. Wprowadzenie funkcjonalności w tym zakresie umożliwiło również ocenę wydajności pracy magazynierów. Kadra zarządzająca zyskała bowiem dostęp do danych umożliwiających prowadzenie statystyk wydań, które pobrali magazynierzy w danym okresie czasum ilości pozycji znajdujących się na tych zamówieniach, ich łącznej wagi itp. Te dane umożliwiły również dokonanie oceny pracy magazynierów, co w bardzo krótkim czasie ujawniło znaczne dyspropocje w efektywności ich pracy i pozwoliło kadrze zarządzającej na podjęcie odpowiednich działań naprawczych. Sama obecność w firmie rozwiązania pozwalającego mierzyć poziom efektywność pracowników również wpłynęła na wzrost wydajności ich pracy, i to już w pierwszym miesiącu. Jego wprowadzenie przełożyło się w sposób bezpośredni m.in. na: * skrócenie czasu przygotowania zamówienia do kompletacji * skrócenie czasu kompletacji * wzrost efektywności pracy magazynierów * dostarczenie wiedzy nt. tego kto kompletuje zamówienie i na jakim jest etapie * dostarczenie danych pozwalających mierzyć efektywność pracy magazynierów * podniesienie kultury organizacyjnej w zakładzie pracy (nie dochodzi do gubienia dokumentów, reklamacje są sprawniej rozpatrywane) Jak ocenia członek zarządu firmy, wprowadzenie rozwiązania usprawniającego proces kompletacji zamówień spowodowało oszczędności w pracy magazynierów sięgajace setek godzin miesięcznie.

Porównanie wydajności magazynierów

Porównano dwa okresy: (1) 01-05.2018 z okresem (2) 01-05.2019. W okresie (1) nie korzystano z terminala magazynowego, a w (2) korzystano. W (1) okresie średnia liczba skompletowanych pozycji na 1 magazyniera wyniosła 850 pozycji/m-c, w (2) okresie 1030 pozycji/m-c. Liczba nadgodzin łącznie jest zbliżona w obu okresach. Oszacowano wzrost wydajności na o 21 % W międzyczasie wprowadzono kilka usprawnień w magazynie: dodatkowe wózki, oznaczanie regałów i przypisanie miejsc magazynowych w systemie, wydruk miejsca na dokumencie wydania. Te zmiany na pewno miały również wpływ na poprawę wydajności.

3. Gospodarka magazynowa, zamówienia zakupu

Ponieważ firma działa w branży handlowej, bardzo ważna jest dla niej prawidłowa gospodarka magazynowa. Dzięki systemowi Trawers firma (m.in. ustalając stany minimalne i maksymalne) zoptymalizowała w wysokim stopniu działalność w tym zakresie. Firma musi bowiem z jednej strony utrzymać na składzie ilość towaru, która pozwala pokryć bieżące zapotrzebowanie, a z drugiej strony pilnować, aby nie magazynować nadmiernych jego ilości, gdyż generuje to niepotrzebne koszty. Drugi aspekt w zakresie gospodarki magazynowej związany był z koniecznością skrócenia czasu, jaki handlowcy przeznaczali na tworzenie zamówień zakupowych. Dotychczas szacowanie ilości asortymentu do nabycia odbywało się w sposób ręczny i zabierało duże ilości czasu. Często zdarzały się pomyłki. System Trawers pozwala gromadzić w systemie informacje dotyczących m.in. średnich rozchodów miesięcznych danego asortymentu, co w zestawieniu z wprowadzonymi uprzednio stanami minimalnymi i maksymalnymi umożliwiło firmie na automatyczne generowanie propozycji zakupowych, co w sposób radykalny zmniejszyło czasowe zaangażowanie pracowników w ten proces. Patrz też: Zapasy: normy i wskaźniki ZA Tworzenie zamówień zakupu

4. Program lojalnościowy

W 2014 r. uruchomiono w firmie funkcjonalność systemu Trawers ERP pozwalającą na prowadzenie akcji promocyjnych w oparciu o punkty zbierane przez kontrahentów w ramach programu lojalnościowego. Dotychczas program ten funkcjonował w oparciu o dane wprowadzane ręcznie do arkuszy Excel. System Trawers wprowadził pełną automatyzację w tym zakresie i umożliwia m.in. bieżącą ewidencję gromadzonych przez kontrahentow punktów, pozwala na przypisywanie punktów do różnorodnego asortymentu (towary, grupy towarowe, rodzaje indeksów etc.), a także zapewnia bieżący podgląd stanu aktualnego, pozwalając na wprowadzanie modyfikacji do prowadzonych akcji promocyjnych. Patrz też: Program punktowy (lojalnościowy)

5. Zalety programu Trawers ERP

Według kadry zarządzającej firmy, najważniejsze zalety systemu Trawers ERP to: 1. Elastyczność systemu - daleko posunięta parametryzacja pozwala na dopasowanie funkcjonalności systemu do potrzeb i specyfiki przedsiębiorstwa. 2. Obsługa programu bardzo ergonomiczna i przyjazna użytkownikowi. 3. Mocno rozbudowane możliwości raportowania - pozwalają na dostarczenie z systemu dowolnych danych 4. Wsparcie producenta - możliwość opracowania rozwiązań dedykowanych pod potrzeby klienta. Opracowanie: Maciej Małecki Słowa kluczowe #Case-Handel-Dystrybucja #Zakupy-Zamówienia #Magazyny-Organizacja #Raporty-Sprzedaż