1. Zamówienia w cyklu zakupu
Miejsce zamówień w cyklu
Etapy przetwarzania zamówień
2. Scenariusze kupowania
3. Podręcznik dla zaopatrzeniowca
4. Tematy powiązane
1. Zamówienia w cyklu zakupu
1.1 Miejsce zamówień w cyklu
Poniżej przedstawiono funkcje wykonywane w działach zaopatrzenia w systemie Trawers ERP.
Funkcje (czynności) wykonywane przez operatorów lub automatycznie przez system,
układają się w różne scenariusze (kolejne kroki).
Tutaj opisano te scenariusze w sposób syntetyczny, uproszczony, aby dać ogólny
obraz możliwości funkcjonalnych systemu Trawers ERP.
Punktem startowym większości scenariuszy zakupu są zamówienia.
Dokument [ZL] Zamówienie zakupu, został szczegółowo opisy w tym artykule:
Dokumenty zakupu
1.2 Etapy przetwarzania zamówień
Proces tworzenia zamówień zakupu składa się z kilku etapów, które pozwalają
efektywnie planować i realizować zaopatrzenie, zapewniając utrzymanie
optymalnych stanów magazynowych oraz kontrolę kosztów zakupu.
Etapy procesu:1. Ustalanie norm i wskaźników zapasów
Definiowanie poziomów minimalnych i maksymalnych zapasów oraz prognoz rozchodu,
osobno dla całej firmy (KIM) lub konkretnych magazynów (KSOM).
Ułatwia to planowanie zakupów i przeciwdziała nadmiarom lub niedoborom.
2. Przeglądanie potrzeb wg norm zapasów
Analiza bieżących stanów i potrzeb zakupu w oparciu o normy. Wyniki mogą być
tylko przeglądane lub zapamiętane do dalszego przetwarzania.
3. Tworzenie propozycji zamówień zakupu
Operatorzy tworzą propozycje zamówień dla swoich magazynów - ręcznie,
z systemu (ZA_PPZ10/15) lub automatycznie (np. z użyciem skanera lub w systemie SOA).
4. Opracowanie propozycji i generowanie zamówień
Propozycje można modyfikować (ilości, dostawców, ceny), a następnie
zamienić na zamówienia zakupu. System umożliwia łączenie pozycji
do jednego dostawcy (komasacja), co pozwala na lepsze warunki handlowe.
5. Akceptowanie zamówień
Zamówienie musi być zatwierdzone przez upoważnioną osobę przed wysłaniem do dostawcy.
6. Potwierdzanie zamówień
Po otrzymaniu potwierdzenia od dostawcy, zamówienie jest oznaczane
jako zaakceptowane do realizacji. System umożliwia rejestrację szczegółów potwierdzenia.
7. (Opcjonalnie) Generowanie przesunięć MM między magazynami
Zamiast zakupu, można dokonać przesunięcia towaru z innego magazynu,
jeśli zapas tam jest wystarczający. Pozwala to obniżyć koszty zakupu
i zoptymalizować zapasy w skali firmy.
Uzupełniające funkcjonalności:
* Scalanie propozycji operatorów - umożliwia połączenie zamówień z różnych działów
i stworzenie wspólnego, zoptymalizowanego zamówienia.
* Obsługa platform zakupowych - eksport/import danych zakupowych
z/do portali internetowych w formacie CSV, co ułatwia porównywanie
ofert i kontakt z dostawcami.
* Elastyczność systemu - wsparcie dla firm wielooddziałowych, serwisowych,
możliwość pracy na różnych poziomach (operator, magazyn, centrala).
Ten proces jest podstawą efektywnego zarządzania zaopatrzeniem, pozwala utrzymać
ciągłość produkcji i sprzedaży, a jednocześnie wspiera kontrolę kosztów
i płynność operacyjną firmy.
2. Scenariusze kupowania
Tabela porównawcza scenariuszy.
Patrz szczegółowy opis scenariuszy:
Zamówienia zakupu. Realizacja
| Nr | Scenariusz | Kodowy skrót | Opis skrócony | Kiedy stosować |
| --- | ------------------------------------- | ----------------- | ----------------------------------------------- | ------------------------------------------ |
| 2.1 | Zamówienie -> Przyjęcie -> Faktura | ZL > PR > FA | Klasyczny, magazyn przyjmuje, ZO fakturuje | Standard dla zakupu do magazynu |
| 2.2 | Zamówienie -> Faktura i Dostawa | ZL > FA + PR | Faktura i dostawa razem. Jeden dokument | Gdy faktura przychodzi z towarem |
| 2.3 | Zamówienie -> Dostawa. FA później | ZL > DA + PR, FA | Obsługa opóźnień w rozliczeniu zakupu | Gdy dostawa najpierw, faktura później |
| 2.4 | Zakup bez zamówienia. Awaryjnie | DA+PR,FA FA,DA+PR | Bez zamówienia. a) Najpierw DA b) Najpierw FA | Zakupy awaryjne, pomocnicze |
Oznaczenia:
ZL Zamówienie zakupu (ZA)
PR Przychód magazynowy (MG)
FA Faktura zakupu (ZO)
DA Dostawa (ZO - bez faktury)
3. Podręcznik dla zaopatrzeniowca
Podręcznik dla zaopatrzeniowca dotyczący realizacji zamówień zakupu.
Praktyczne wskazówki przygotowane na potrzeby działu zaopatrzenia.
3.1 Dlaczego powstał ten podręcznik ?
Zawiera informacje:
* Jak system przetwarza zamówienia ?
* Który scenariusz realizacji zamówienia wybrać ?
* Co rejestrować w ZA i ZO a co w MG ?
* Jak dokumenty się łączą (ZL, PR, FA, DA) ?
3.2 Podstawowe pojęcia
| Symbol | Znaczenie |
| ------ | ------------------------ |
| ZL | Zamówienie zakupu (ZA) |
| RO | Przychód magazynowy (MG) |
| FA | Faktura zakupu (ZO) |
| DA | Dostawa (ZO-bez faktury) |
3.3 Scenariusze realizacji. Sytuacje
| Nr | Scenariusz | Opis użycia |
| -- | --------------------------- | ---------------------------------------------------- |
| 1 | ZL -> PR -> FA | Klasyczny - zamówienie, przychód, faktura później |
| 2 | ZL -> FA + PR | Faktura i przyjęcie razem, np. faktura z transportem |
| 3 | ZL -> DA -> PR > FA | Najpierw dostawa, faktura po kilku dniach |
| 4 | FA -> DA+PR DA+PR -> FA | Brak zamówienia. Faktura lub dostawa jako 1-szy krok |
3.4 Wybieranie scenariuszy. Przypadki
1. Klasyczny scenariusz
ZL -> PR -> FA
Zamówienie towaru, jest dostawa, faktura później
Kroki:
* Wystawienie zamówienia zakupu
* Rejestracja PR Przychód w MG
* Rejestracja FA Faktura w ZO do tego przychodu
Wskazówki:
* Pilnować kursu waluty przy przyjęciu
* ZO kontroluje, czy cena faktury różni się od zamówienia
* Nie można przyjąć więcej niż zamówiono, chyba że system pozwala
2. Faktura i przyjęcie razem
ZL -> FA + PR
Towar i faktura przychodzą razem (z kierowcą)
Kroki:
* Wystawienie ZL
* W ZO rejestracja FA do ZL, ze znacznikiem: dostawa równoczesna
* Zatwierdzenie FA automatycznie tworzy PR
Wskazówki:
* Szybszy scenariusz - mniej dokumentów do rejestrowania osobno
* Często stosowany w przypadku lokalnych dostawców
3. Dostawa bez faktury
ZL -> DA -> PR -> FA
Towar przychodzi, ale faktura dopiero po kilku dniach
Kroki:
* Wystawienie ZL
* W ZO rejestracja DA (dostawa bez faktury)
* Zatwierdzenie DA automatycznie tworzy PR
* Gdy faktura przyjdzie - rejestacja FA do DA
Wskazówki:
* Dobrze działa w firmach z dużym magazynem przyjęć
4. Faktura / Dostawa bez zamówienia
DA+PR -> FA FA -> DA+PR
Zakup 'na szybko', np. drobny materiał, część zamienna
Kroki:
a) DA+PR -> FA
* W ZO rejestracja DA (dostawa bez faktury)
* Zatwierdzenie DA automatycznie tworzy PR
* Gdy faktura przyjdzie - rejestacja FA do DA
b) FA -> DA+PR
* W ZO rejestracja FA bez zamówienia, dostawa później
* W ZO rejestracja DA do istniejącej faktury FA
* Zatwierdzenie DA automatycznie tworzy PR
Wskazówki:
* Brak kontroli ilości i ceny z zamówienia
* Działa jako wyjątek - nie do powtarzalnych dostaw
3.5 Porównanie scenariuszy
| Cecha / Scenariusz | ZL -> PR -> FA | ZL -> FA -> PR | ZL -> DA -> FA | FA -> DA + PR |
| ------------------------- | -------------- | -------------- | -------------- | -------------- |
| Start od zamówienia ? | [+] | [+] | [+] | [-] |
| Kiedy następuje przyjęcie | Po dostawie | Po fakturze | Po dostawie | Po fakturze |
| Kiedy faktura ? | Na końcu | Od razu | Po dostawie | Najpierw |
| Zalecany do użycia | [v] Domyślny | [v] Szybki | [v] Elastyczny | [?] Wyjątkowy |
3.6 Praktyczne porady
* Jeśli dostawca przysyła fakturę i towar jednocześnie. Wybrać: ZL -> FA -> PR
* Jeśli towar dotarł, ale nie ma faktury. Wybrać: ZL -> DA -> FA
* Nie używać scenariusza bez zamówienia (FA -> DA), jeśli zamówienie było planowane -
brakuje wtedy kontroli
3.7 Najczęstsze błędy i ich skutki
BłądSkutek
FA przed PR (w scen. 2.1) Nie można wskazać przychodu - brak powiązania
Zbyt duża ilość w PR Nie można zatwierdzić, jeśli przekroczono ZL
Inna cena w FA niż w ZL Program wylicza odchylenie i księguje różnicę
Brak zatwierdzenia DA lub PR Faktura nie może być wystawiona lub przypięta
3.8 Podsumowanie
Zawsze zaczynać od pytania:
Czy mam zamówienie (ZL) i co przyszło jako pierwsze: faktura czy dostawa ?
I wybrać scenariusz:
* Klasyczny (ZL -> PR -> FA) - jeśli wszystko po kolei
* Szybki (ZL -> FA -> PR) - jeśli wszystko przyszło razem
* Otwarty (ZL -> DA -> FA) - jeśli faktura dopiero będzie
* Awaryjny (FA -> DA + PR) - jeśli zamówienia brak