1. OB Kontrakt sprzedaży w serwisie
2. OB w serwisie: usługi i części
3. OB w serwisie. Moduły: Zlecenia ZP
4. Tematy powiązane
1. [OB] Kontrakt sprzedaży w usługach serwisowych
1.0 Wprowadzenie
Zastosowanie [OB] Kontrakt sprzedaży do realizacji usług serwisowych w Trawers ERP:
* etap przygotowania (parametry/KIM)
* etap realizacji (kontrakt -> zamówienia -> fakturowanie)
Zastosowanie [OB] Kontrakt sprzedaży w usługach serwisowych
W serwisie [OB] działa jako umowa ramowa na wykonywanie czynności serwisowych
w ustalonym okresie (np. 12 miesięcy) i wg uzgodnionych stawek/limitów.
Do kontraktu [OB] wystawia się kolejne zamówienia sprzedaży (ZL),
np. miesięczne przeglądy, kwartalne konserwacje, abonament reakcja 24h, itp.
W praktyce można spotkać dwa modele:
1. Kontrakt na cykliczne czynności
np. 'przegląd co 30 dni', 'konserwacja co 90 dni'.
2. Kontrakt abonamentowy / SLA (ryczałt lub pakiet)
np. stała opłata miesięczna + określone limity reakcji/czasu albo
pakiet 10 roboczogodzin na kwartał.
1. Co musi istnieć w kartotekach
Aby usługa serwisowa 'realizowała' kontrakt, trzeba odpowiednio zdefiniowac asortyment KIM
i jego parametry:
* Usługi serwisowe jako asortyment niemagazynowy (czynności serwisowe)
* (opcjonalnie) Produkty serwisowane (asortyment magazynowy), jeśli w SE prowadzi się
kartotekę serwisowanych wyrobów/urządzeń
2. KIM -> zakładka: Serwis
W KIM (zakładka Serwis) ustala się 'zachowanie pozycji w serwisie:'
A) Usługa serwisowa (servicTN)
* T - jeśli to czynność serwisowa, którą będzie wpisywana do zamówienia (ZL) i/lub do kontraktu.
B) W ramach kontraktu? (srvWarTN)
* T - jeśli ta usługa ma być elementem kontraktu (pozycja do wpisania do [OB] Kontrakt),
czyli będzie 'ciągnięta' w ramach umowy serwisowej.
To pole jest kluczowe, bo porządkuje katalog usług:
* usługi 'kontraktowe' (wchodzą w OB i potem w ZL do kontraktu),
* usługi jednorazowe (poza kontraktem).
C) Co ile dni
Stosować, gdy trzeba (warto) formalnie opisać cykliczność:
* 30 - przegląd miesięczny
* 90 - konserwacja kwartalna
* 365 - przegląd roczny
Taki zapis ułatwia serwisantowi/handlowi dobór usługi do kontraktu.
D) Kompetencja serwisanta
Można przypisać kompetencję (słownik AD_TTK10), np.:
* ELEKTR
* MECH
* AUTOMATYK
W praktyce to pomaga filtrować/organizować realizację w serwisie (kto powinien to robić).
3. Przykładowe pozycje KIM (gotowe wzorce)
Przykład 1: Przegląd okresowy co 30 dni
KIM: `USL_PRZEGL_30D`
* Usługa serwisowa? T
* W ramach kontraktu? T
* Co ile dni: 30
* Kompetencja: np. MECH
Opis: Przegląd okresowy urządzenia - zakres podstawowy
Przykład 2: Konserwacja kwartalna co 90 dni
KIM: `USL_KONS_90D`
* Usługa serwisowa? T
* W ramach kontraktu? T
* Co ile dni: 90
* Kompetencja: MECH/AUT
Opis: Konserwacja kwartalna - smarowanie, regulacje, testy
Przykład 3: Abonament SLA reakcja 24h (ryczałt miesięczny)
KIM: `USL_SLA_24H_MSC`
* Usługa serwisowa? T
* W ramach kontraktu? T
* Co ile dni: 30 (jeśli rozliczać co miesiąc) albo 0 (gdy bez cykliczności)
* Kompetencja: np. SERWIS
Opis: SLA 24h - opłata abonamentowa miesięczna
Przykład 4: Naprawa interwencyjna poza kontraktem
KIM: `USL_NAPRAWA_INT`
* Usługa serwisowa? T
* W ramach kontraktu? N
Opis: Naprawa interwencyjna - rozliczenie jednorazowe
1.2 Etap realizacji - kontrakt i zamówienia (OB -> ZL -> FA)
1. Zakładanie [OB] Kontraktu serwisowego (sprzedaży)
W NA -> Kontrakty -> Rejestrowanie [N] założyc kontrakt,
w pozycjach wpisać usługi serwisowe (te z KIM, które mają W ramach kontraktu = T).
W pozycjach kontraktu ustawić:
* Termin obowiązywania: od.. do.. (np. 20xx-01-01 -> 20xx-12-31)
* (opcjonalnie) Dostawa co ile dni - w praktyce: cykl wykonywania usługi (np. 30/90)
Następnie przechodzi się przez statusy:
N -> A -> P (a zamknięcie Z dopiero po zakończeniu umowy).
2. Realizacja usług w ramach kontraktu
(kolejne dokumenty)
Przy usługach serwisowych najczęściej realizacja wygląda tak:
OB (umowa/plan) -> ZL (zlecenie do wykonania / sprzedaż usługi) -> FA (rozliczenie)
(bez RO, bo usługi są niemagazynowe; RO wystąpi tylko, jeśli doda się części magazynowe)
Co program ułatwia
* Podczas wystawiania ZL 'do kontraktu' program podpowiada ilości i ceny z pozycji kontraktu.
* W kontrakcie możesz potem widzieć: zakontraktowane / zamówione / zafakturowane
(przy usługach zwykle ogląda się głównie zamówione i zafakturowane).
1.3 Konkretne scenariusze realizacji (z przykładami)
Scenariusz A: Cykliczny przegląd miesięczny (12 wizyt)Założenie kontraktu
* Okres: 20xx-01-01 -> 20xx-12-31
* Pozycja: `USL_PRZEGL_30D`
* Ilość w kontrakcie: 12
* Cena: np. 500 zł / przegląd
* Co ile dni: 30Realizacja
1. Styczeń: wystawienie ZL do kontraktu na 1 szt. `USL_PRZEGL_30D`
(program podpowie cenę 500 zł)
2. Po wykonaniu: wystawienie FA z ZL.
3. Powtarzanie: co miesiąc.
Kontrola w kontrakcie
* Kontrakt: 12
* Zamówiono: rośnie 1,2,3..
* Fakturowano: rośnie po wystawieniu faktur
To jest czytelny model 'ile zostało do wykonania i rozliczenia'.
Scenariusz B: Konserwacja kwartalna (4 wizyty)Kontrakt
* Pozycja: `USL_KONS_90D`
* Ilość: 4
* Co ile dni: 90Realizacja
* Co kwartał ZL na 1 szt. i faktura.
Plus praktyczny
* Serwis/handlowiec widzi od razu w kontrakcie, ile wizyt już 'zeszło'.
Scenariusz C: Abonament miesięczny SLA (12 rat)Kontrakt
* Pozycja: `USL_SLA_24H_MSC`
* Ilość: 12
* Cena: np. 1000 zł / miesiąc
* Co ile dni: 30 (jeśli przydatny opis cyklu)
Realizacja
* Na początku każdego miesiąca wystawia się ZL (1 szt.) i fakturę.
Uwaga praktyczna
* To jest przydatne, gdy firma chce mieć 'twardy' rytm rozliczeń i kontrolę.
Kontrakt pokazuje, które miesiące są już rozliczone.
Scenariusz D: Kontrakt 'pakiet godzin' (np. 10h/kwartał)
Jeżeli pakiet godzin rozlicza się 'sztukami' (np. 10 jednostek = 10 godzin),
to można to ująć jako usługę kontraktową.
Kontrakt
* Pozycja: `USL_PAKIET_GODZ` (usługa serwisowa, w ramach kontraktu = T)
* Ilość: 40 (10h × 4 kwartały)
* Cena: np. 200 zł / godzina (albo 0 zł, jeśli rozliczenie ryczałtem inną pozycją)
Realizacja
* Wystawienie ZL za faktycznie zużyte godziny po interwencji (np. 2h, 3h).
* Faktura wg uzgodnionej metody (per h lub w ramach ryczałtu).
Kontrola
* Kontrakt pokazuje ile godzin 'zeszło' i ile zostało.
1.4 Typowe błędy w serwisowych kontraktach i jak je szybko znaleźć
1. Usługi nie da się dodać do kontraktu
Najczęściej: w KIM usługa ma:
* Usługa serwisowa? = N albo
* W ramach kontraktu? = N2. Zamówienie nie podpowiada ceny/ilości
Sprawdzić:
* czy ZL jest faktycznie wystawiane do kontraktu
* czy wskazuje właściwą pozycję kontraktu
* czy kontrakt nie jest w statusie Zamknięty [Z]
* czy data mieści się w terminie obowiązywania kontraktu
3. W kontrakcie widać zamówiono, ale nie widać fakturowano
To zwykle oznacza, że:
* faktura nie została wystawiona do tego zamówienia,
* albo nie jest spięta w sposób, który powoduje zliczanie do kontraktu (najczęściej 'poszła obok').
2. [OB] w serwisie: usługi i części
2.0 Wprowadzenie
[OB] Kontrakt sprzedaży w serwisie: usługi + części magazynowe
Co daje kontrakt w serwisie
* 'Trzyma' warunki handlowe: ceny/limity/ilości dla usług (i opcjonalnie dla części, jeśli ujmuje się w kontrakcie).
* Pozwala kontrolować postęp: zakontraktowano ->zamówiono -> zafakturowano (usługi i części) oraz wydano (RO) dla części.
* Ułatwia pracę: na ZL program podpowiada ceny/ilości z kontraktu (w zakresie pozycji kontraktowych).
2.1 Etap przygotowania (parametry)
1. KIM: usługi serwisowe (niemagazynowe)
Dla usług, które mają wchodzić w kontrakt:
* Usługa serwisowa? (servicTN) = T
* W ramach kontraktu? (srvWarTN) = T
* (opcjonalnie) Co ile dni - jeśli usługa cykliczna (30/90/365)
* Kompetencja serwisanta - dla porządku organizacyjnego
Przykłady usług kontraktowych:
* `USL_PRZEGL_30D` - przegląd okresowy co 30 dni
* `USL_KONS_90D` - konserwacja kwartalna
* `USL_SLA_24H_MSC` - abonament SLA miesięczny
* `USL_RBH` - roboczogodzina serwisowa (do rozliczania interwencji)
2. KIM: części magazynowe (magazyn)
Części magazynowe nie są 'usługą serwisową', ale w praktyce w serwisie:
* utrzymuje się je jako normalny asortyment magazynowy,
* wydaje na RO,
* rozlicza na FA razem z usługą.
Dwa podejścia do części w kontrakcie (oba spotykane):
1. Części poza kontraktem (najczęściej): kontrakt obejmuje usługi/stawki,
a części idą wg cennika/rabatu klienta.
2. Części w kontrakcie: do kontraktu wpisuje się wybrane części
(np. filtry/oleje/zestawy serwisowe) z uzgodnioną ceną i/lub limitem ilości.
Jeśli celem jest pełna kontrola 'ile części poszło w ramach umowy', warto dodać
do OB pozycje części (najczęściej te powtarzalne: filtry, uszczelki, zestawy przeglądowe).
2.2 Etap realizacji (OB -> ZL -> FA + RO)
1. Założenie kontraktu serwisowego na [OB]
W NA -> Kontrakty -> Rejestrowanie [N] zakłada się kontrakt z terminem (np. rok) i dodaje pozycje:
Wariant A: kontrakt obejmuje głównie usługi
Pozycje kontraktu (przykład roczny):
* `USL_PRZEGL_30D` ilość 12, cena 500
* `USL_RBH` ilość 40, cena 200 (pakiet roboczogodzin)
* `USL_SLA_24H_MSC` ilość 12, cena 1000
Części wchodzą potem na ZL 'z bieżących potrzeb'.
Wariant B: kontrakt obejmuje usługi + wybrane części
Jak wyżej + np.:
* `FILTR_XYZ` ilość 12, cena 80
* `OLEJ_5W30_1L` ilość 24, cena 25
* `ZESTAW_PRZEGL_A` ilość 12, cena 150
Następnie przechodzi sie statusami: N -> A -> P.
2. Realizacja serwisu na zamówieniu sprzedaży (ZL) do kontraktu
Wystawia sie ZL powiązane z kontraktem. Na pozycjach ZL zwykle lądują:
* usługi (niemagazynowe) - np. przegląd, roboczogodziny,
* części (magazynowe) - np. filtry, uszczelki, oleje.
Program podpowiada ilości i ceny z pozycji kontraktu - dla tych pozycji, które są na kontrakcie.
3. Wydanie części z magazynu (RO w MG)
Jeżeli na ZL są części magazynowe, to w toku realizacji serwisu wykonuje się wydanie:
* RO Rozchód (MG) - to jest faktyczne wydanie części.
To RO zasila w kontrakcie kolumnę typu Wysłano/Wydano
(w opisie sprzedażowym: Wysłano wg RO).
4. Rozliczenie: faktura (FA w NA)
Po wykonaniu usługi i wydaniu części wystawia się:
* FA Faktura (NA) do zamówienia
W kontrakcie rośnie wtedy:
* Fakturowano (dla usług i części, które są na fakturze).
2.3 Scenariusze z przykładami (usługi + części)
Scenariusz 1: Miesięczny przegląd + zestaw filtrówKontrakt roczny
* `USL_PRZEGL_30D` 12 × 500
* `FILTR_XYZ` 12 × 80 *(jeśli części kontraktowane)*
Realizacja stycznia
1. ZL do kontraktu:
* `USL_PRZEGL_30D` 1 szt.
* `FILTR_XYZ` 1 szt.
2. Magazyn: RO na `FILTR_XYZ` 1 szt.
3. FA: fakturujesz usługę + filtr.
Co widać w kontrakcie
* Zamówiono: +1 przegląd, +1 filtr
* Wysłano/Wydano (RO): +1 filtr
* Fakturowano (FA): +1 przegląd, +1 filtr
Scenariusz 2: Interwencja awaryjna - roboczogodziny + części 'ad hoc'Kontrakt
* `USL_RBH` 40h × 200 (pakiet)
* części poza kontraktem (wg bieżących cen)
Realizacja zgłoszenia
1. ZL do kontraktu:
* `USL_RBH` 3 h
* `PRZEKAZNIK_24V` 1 szt. (część magazynowa)
* `BEZPIECZNIK_10A` 2 szt.
2. RO: wydaje się: przekaźnik i bezpieczniki
3. FA: fakturuje roboczogodziny + części
Korzyści
* Kontrola zużycia pakietu godzin w kontrakcie,
* a części rozliczane normalnie (nawet jeśli nie były kontraktowane).
Scenariusz 3: Abonament SLA + części tylko w ramach 'limitów'Kontrakt
* `USL_SLA_24H_MSC` 12 × 1000 (abonament)
* `USL_RBH` 24h × 0 (jeśli w cenie abonamentu - rozliczane ilościowo)
* opcjonalnie: zestaw drobnych części kontraktowany ilościowo (np. bezpieczniki/filtry)
Realizacja miesiąca
* ZL: abonament 1 szt. + ewentualne RBH 2h + części
* RO: wydanie części
* FA: zależnie od modelu - fakturowanie tylko abonamentu albo abonamentu + nadwyżki
4) Najczęstsze problemy w modelu 'usługi + części'
A) Usługa serwisowa nie pojawia się/nie daje się dodać do kontraktu
Sprawdzić KIM:
* Usługa serwisowa? = T
* W ramach kontraktu? = T
B) Części nie liczą się do realizacji kontraktu
To zwykle oznacza, że:
* części nie są pozycjami kontraktu (wtedy kontrakt nie ma do czego ich porównać ilościowo),
* albo dokumenty (ZL/FA/RO) nie są spięte do kontraktu (poszły obok).
C) Wydano (RO) jest, ale fakturowanie w kontrakcie nie rośnie
Najczęściej faktura:
* nie jest wystawiona do tego ZL,
* albo nie obejmuje tych pozycji.
3. [OB] w serwisie. Moduły: Zlecenia ZP
3.0 Wprowadzenie
OB -> ZL -> Zlecenie ZP (powiązane z ZL)
ZP nie jest wiązane bezpośrednio z OB, tylko 'idzie przez' zamówienie sprzedaży)
Procedura krok po kroku:
Kontrakt serwisowy z realizacją przez ZL i zlecenie produkcyjne
3.1 Przygotowanie (jednorazowo / przed startem kontraktu)
1. Załóż/usystematyzuj kartoteki usług serwisowych (KIM - niemagazynowe)
Dla usług, które mają być realizowane w ramach kontraktu ustaw w KIM-> zakładka Serwis:
* Usługa serwisowa? = T
* W ramach kontraktu? = T
* Kompetencja serwisanta (jeśli używacie)
* Co ile dni *tylko informacyjnie* (opis cyklu, bez automatycznego planowania)
Przykłady pozycji usług:
* `USL_PRZEGL_30D` (przegląd miesięczny)
* `USL_RBH` (roboczogodzina serwisowa)
* `USL_SLA_24H_MSC` (abonament SLA)
2. Upewnij się, że części serwisowe są w kartotece asortymentu magazynowego (MG)
Części będą realizowane przez wydanie magazynowe (RO) i rozliczane na fakturze razem z usługą.
3.2 Utworzenie kontraktu (OB)
3. Utwórz kontrakt serwisowy [OB]
NA -> Kontrakty -> Rejestrowanie [N]
* Ustaw termin obowiązywania (od.. do..)
* Dodaj pozycje usług serwisowych (i ewentualnie części, jeśli chcesz je limitować w ramach kontraktu)
* (opcjonalnie) wpisz Co ile dni jako informację o cyklu
4. Przeprowadź kontrakt przez statusy
* Akceptowanie [A]
* Potwierdzanie [P]
Kontrakt zamykaj [Z] dopiero po zakończeniu umowy.
3.3 Realizacja cyklu serwisowego
(OB -> ZL -> ZP -> realizacja -> FA + RO)
5. Wystaw ZL (zamówienie sprzedaży) powiązane z kontraktem [OB]
ZL jest dokumentem 'roboczym' do wykonania serwisu w danym okresie/zdarzeniu.
Na ZL wpisz:
* usługi (niemagazynowe): np. `USL_PRZEGL_30D` 1 szt. lub `USL_RBH` 3h
* części (magazynowe): np. filtr, uszczelki, moduł, olej
Program powinien podpowiedzieć ilości i ceny z kontraktu dla pozycji,
które są na OB (usługi i/lub części - zależnie co kontraktujecie).
6. Utwórz zlecenie produkcyjne do ZL
(ZP powiązane z zamówieniem sprzedaży)
Zlecenie produkcyjne wiąże się z ZL, a nie bezpośrednio z OB.
OB daje warunki i 'ramę', natomiast 'wykonanie' przechodzi przez ZL
i dopiero do niego przypinacie ZP.
Przykłady, kiedy ma to sens w serwisie:
* regeneracja podzespołu (np. regeneracja pompy) jako praca warsztatowa realizowana jak produkcja,
* przygotowanie zestawu serwisowego/kompletacji,
* naprawa wymagająca procesu technologicznego (testy, kalibracja, montaż).
7. Zrealizuj zlecenie produkcyjne (ZP) i rozlicz wykonanie
Po stronie produkcji realizujesz prace przypięte do ZL (a więc pośrednio do kontraktu).
Efekt końcowy wraca do ścieżki sprzedażowej przez ZL.
8. Wydaj części magazynowe (RO) dla pozycji z ZL
Jeśli na ZL są części magazynowe, wykonaj ich wydanie: RO Rozchód (MG).
To jest 'twardy' zapis, że część zeszła z magazynu na realizację serwisu.
9. Wystaw fakturę (FA) do ZL
Po wykonaniu usługi/prac (i po wydaniu części) wystawiasz FA do zamówienia ZL.
Na FA zwykle trafia:
* usługa (np. przegląd, roboczogodziny, abonament, regeneracja),
* części (wg rzeczywiście zużytych/ wydanych).
3.4 Kontrola realizacji kontraktu
10. Sprawdź realizację ilości i wartości na kontrakcie OB
Kontrakt zlicza realizację 'w locie' na podstawie powiązanych dokumentów:
* OB - zakontraktowane
* ZL - zamówione (do kontraktu)
* FA - zafakturowane
* RO - wydane (części)
Ważne w Twoim modelu:
ZP nie musi być widoczne/wiązane do OB, bo jest powiązane do ZL,
a to ZL 'spina' realizację kontraktu.
11. Podejrzyj dokumenty wystawione do kontraktu
W kontrakcie w zakładce [F2-cd.] podejrzysz zamówienia do kontraktu:
* Zamówienia - nagłówki
* Zamówienia - pozycje
(ZP sprawdzasz z poziomu powiązań do danego ZL, zgodnie z Waszym obiegiem.)
3.5 Przykłady (mini-scenariusze) - serwis z produkcją
Przykład 1: Przegląd okresowy + wymiana filtra (bez ZP)
* OB: `USL_PRZEGL_30D` 12 szt. + (opcjonalnie) `FILTR_XYZ` 12 szt.
* ZL (styczeń): przegląd 1 szt., filtr 1 szt.
* RO: filtr 1 szt.
* FA: przegląd + filtr
*(Tu ZP niepotrzebne.)*
Przykład 2: Regeneracja podzespołu (z ZP do ZL)
* OB: `USL_REGEN_POMPY` 4 szt. / rok (lub `USL_RBH` pakiet godzin)
* ZL: Regeneracja pompy 1 szt. + części zużyte do regeneracji (łożyska/uszczelnienia)
* ZP do ZL: technologiczna realizacja regeneracji (prace, testy)
* RO: wydanie łożysk/uszczelnień
* FA: regeneracja + części
Przykład 3: Abonament SLA + interwencja warsztatowa (ZP)
* OB: `USL_SLA_24H_MSC` 12 szt. + `USL_RBH` 40h
* ZL: interwencja 3h + naprawa warsztatowa 1 szt. + części
* ZP do ZL: wykonanie naprawy warsztatowej
* RO: wydanie części
* FA: RBH/naprawa + części (abonament fakturowany osobno miesięcznie lub razem wg Waszej praktyki)
3.6 Najczęstsze błędy w wariancie z ZP
* ZP nie widać w kontrakcie - i nie musi być; kontrakt rozlicza się przez ZL/FA/RO.
ZP jest przypięte do ZL.
* Nie podpowiada cen z kontraktu - sprawdź, czy ZL jest wystawione *do kontraktu*
i czy wskazujesz właściwe pozycje kontraktu.
* Części rozchodzą się, ale kontrakt ich nie pokazuje jako w ramach -
jeśli chcesz limitować części na OB, muszą występować jako pozycje kontraktu;
inaczej będą poza kontraktem (choć nadal mogą być na ZL/FA/RO).