1. Dokumenty elektroniczne
2. E-faktury w programie Trawers ERP
3. Pobieranie e-faktur z e-archiwum
4. Archiwizowanie wydruków dokumentów
4.1 Opis ogólny
4.2 Duplikat. Krok po kroku
5. Tematy powiązane
1. Dokumenty elektroniczne
Gospodarka elektroniczna (e-gospodarka, e-commerce) ma coraz większe
znaczenie. Przepisy pozwalają stosować dokumenty elektroniczne w miejsce papierowych.
Pliki elektroniczne
Dokumenty elektroniczne, to są dokumenty tworzone, przeglądane i przesyłane
jako pliki elektroniczne. Można je wysyłać do kontrahentów i otrzymywać od
kontrahentów.
Przetwarzanie faktur elektronicznie
Przetwarzanie faktur elektronicznie: tworzenie, przesyłanie, gromadzenie.
Ujmuje pełen cykl przetwarzania, od utworzenia faktury u sprzedawcy,
aż do odebrania jej przez system informatyczny odbiorcy i bank odbiorcy
Na wszystkich etapach faktura ma postać elektroniczną a całość przetwarzania
odbywa się automatycznie. Nigdzie nie pojawia sie postać papierowa
ani nigdzie nie ma żadnych operacji ręcznych człowieka
Patrz też:
* Przedsiębiorstwo bez-papierowe
Trawers. Przedsiębiorstwo cyfrowe
* Dokumenty cyfrowe (elektroniczne)
Zarządzanie dokumentami DMS
3. E-faktury w programie Trawers
* E-faktura jest emitowana w programie Trawers w formacie PDF.
PDF jest graficznym obrazem wydruku faktury.
Drukowanie
* Fakturę można wysłać e-mailem do odbiorcy. Faktura w formacie PDF
jest załącznikiem e-maila
Wysyłanie faktur e-mailem
* Po wysłaniu, e-fakturę można dodatkowo zapisać w e-archiwum
Patrz niżej: Archiwizowanie wydruków dokumentów
* W tytule (temacie) e-maila można zapisać identyfikator RefNo, który jednoznacznie
określa powiązanie e-faktury z fakturą w zbiorze dokumentów programu Trawers
* e-archiwum jest elementem programu Trawers:
- Tylko Trawers umieszcza dokumenty w e-archiwum
- Odbiorcy mogą wyszukiwać i pobierać dokumenty w e-archiwum
- Odbiorcy mogą mieć dostęp czasowy, np. urzędnicy na czas kontroli
- Rejestruje się (log) operacje umieszczania i pobierania e-faktur
Umieszczanie dokumentów w e-archiwum tylko przez Trawers jest elementem
kontroli biznesowej zapewniającej autentyczność pochodzenia faktur
3. Pobieranie e-faktur z e-archiwum
Faktury zapisane w e-archiwum w formacie PDF mogą pobrać osoby zainteresowane
i uprawnione, np.
* Odbiorca (adresat) faktury
NOTE: Wystawca informuje e-mailem odbiorcę, że e-faktura
czeka na pobranie w e-archiwum (en: e-billing)
* Przedstawiciel urządu skarbowego lub innej uprawnionej instytucji
Aby pobrać jedną, konkretną fakturę, wysyła e-mail na ustalony adres
z kodem [TR:SI ...] w temacie e-maila, np. [TR:SI?nr=F00027/01/13]
Aby pobrać listę wszystkich faktur z okresu, wysyła e-mail
z kodem [TR:LSI ...], np. [TR:LSI?y=2013&m=01]
Patrz szczegóły pobierania:
e-faktury, e-archiwum. Szczegóły
4. Archiwizowanie wydruków dokumentów
4.1 Opis ogólny
Dokument w archiwum
Archiwizowanie wydruków dokumentów, raportów itp. to jest zapisywanie kopii wydruków,
np. w formacie PDF we wskazanym katalogu.
Zapis zwykle odbywa się automatycznie (Auto Archive)
W programie Trawers można zapisać wydruk dokumentu do e-archiwum
przy użyciu funkcji: ţZapiszWarchiwum{}
Patrz szczegóły:
Funkcje TrExtLang
Duplikat dokumentu
Achiwowanie wydruków jest istotne w przypadku, gdy przepisy wymagają aby duplikaty
dokumentów miały takie same dane jak dokumenty oryginalne. Problem powstaje
gdy w międzyczasie zmieniły się np. dane adresowe kontrahenta.
Program drukuje dane adresowe z aktualnej kartoteki. Nie pamięta poprzedniego adresu.
Dlatego duplikat dokumentu (jego obraz pierwotny) należy wydrukować z archiwum.
NOTE: Po wprowadzeniu KSeF nie będzie potrzeby wystawiania duplikatów faktur.
4.2 Duplikat. Krok po kroku
(na przykładzie archiwizowania faktur sprzedaży w wersji -X (Linux)
z systemem wydruków graficznych)
Po wydrukowaniu faktury sprzedaży FV0012/10/21, wystawionej 24.10.2021,
program zapisze plik: 2021.10.24_FA_FV0012-10-21.pdf
w katalogu: /trtres/trarchiwum/ff/na/
--------------------------------------------------------------------------------
Faktura sprzedaży Plik
----------------------- ----
2021.10.24 FV0012/10/11 /trtres/trarchiwum/ff/na/2021.10.24_FA_FV0012-10-21.pdf
--------------------------------------------------------------------------------
Fakturę w archiwum można przeglądać:
F2-cd. > Dokument w archiwum w pliku PDF
oraz:
NA > Pomocnicze > Gospodarka zbiorami > ..trtres/trarchiwum/ff/na
W poniższym przykładzie, do archiwum zostanie zapisana faktura sprzedaży
z dopiskiem: [Duplikat]
NOTE: 'Duplikat' można dopisać też ręcznie
NOTE: Można pominąć tworzenie faktury z dopiskiem [Duplikat] w treści.
Słowo [Duplikat] można dopisać ręcznie po wydrukowaniu zarchiwizowanej faktury.
Kolejne kroki zapisywania faktury ze słowem [Duplikat]:
1. Dodać urządzenie wyjściowe rodzaju: Plik PDF o symbolu np. PDF000
Wskazać, że nazwa będzie nadana przez program
2. Dodać urządzenie wyjściowe rodzaju: Polecenie o symbolu np. ARCHIW
* jako polecenie wpisać:
----------------------------------------
mv -f &zbior& ../trtres/trarchiwum/ff/na
----------------------------------------
gdzie ff to symbol firmy
* we właściwościach, wskazać urządzenie: PDF000
3. Utworzyć wzorzec duplikatu, tj. skopiować wzorzec faktury
Nadać nazwę, np. DUPLIK
4. We wzorcu DUPLIK:
* wpisać tekst: Duplikat
* wstawić: ţNazwijPlik{}
------------------------------------------
T ţNazwijPlik{20şData wş_FA_şNr dokum. ş;}
------------------------------------------
5. We wzorcu oryginału faktury, dodać wywołanie wydruku duplikatu
na urządzeniu ARCHIW
-----------------------------------------------
T ţInnyWydruk{ARCHIW;NA;FA;DUPLIK;şNr dokum. ş}
-----------------------------------------------
Program wykona:
* Wydrukuje oryginał faktury na drukarce
* Wykona funkcję ţInnyWydruk{}, tj. wydrukuje wzorzec
DUPLIK na urządzeniu ARCHIW
* Funkcja ţNazwijPlik{} spowoduje, że plik otrzyma nazwę:
2021.10.24_FA_FV0012-10-21.pdf
* Program zapisze plik w katalogu: /trtres/trarchiwum/ff/na/
Archiwizowanie wydruków dokumentów - krok po kroku
Jak skonfigurowąć automatyczne achiwizowanie wydruków dokumentów (np. faktur) w systemie Trawers ERP -
tak, aby kopia PDF trafiała do wskazanego katalogu i mogła służyć jako duplikat.
Archiwizowanie wydruków dokumentów - krok po kroku1. Co to jest archiwum wydruków?
To automatyczne zapisywanie kopii dokumentu (np. faktury) w formacie PDF do katalogu, np.
`/trtres/trarchiwum/ff/na/`
Dzięki temu można później odtworzyć oryginalny wygląd dokumentu - nawet jeśli dane w systemie uległy zmianie.
---
2. Jak działa mechanizm?
Po wydruku faktury:
- Program tworzy plik PDF
- Nadaje mu nazwę według wzorca, np. 2021.10.24_FA_FV0012-10-21.pdf
- Przenosi go do katalogu archiwum
---
3. Co trzeba skonfigurować?Urządzenia wyjściowe
1. PDF000 - typ: [Plik PDF]
Ustaw, aby nazwa pliku była nadawana przez program
2. ARCHIW - typ: [Polecenie]
- Polecenie:
mv -f &zbior& ../trtres/trarchiwum/ff/na`
- Wskazanie urządzenia: `PDF000`
Wzorzec dokumentu
3. DUPLIK - wzorzec duplikatu faktury
- Skopiuj wzorzec oryginalny
- Dodaj tekst: `Duplikat`
- Wstaw funkcję:
`ţNazwijPlik{20şData wş_FA_şNr dokum. ş;}`
Wzorzec oryginału
4. Dodaj wywołanie wydruku duplikatu:
`ţInnyWydruk{ARCHIW;NA;FA;DUPLIK;şNr dokum. ş}`
---
4. Efekt końcowy
Po wydruku faktury:
- Oryginał trafia do klienta
- Duplikat (PDF) trafia do archiwum
- Można go później przeglądać lub wydrukować z poziomu systemu
---
Dobre praktyki
- Nazwy plików powinny zawierać datę i numer dokumentu
- Katalog archiwum powinien być regularnie backupowany
- W razie potrzeby słowo: 'Duplikat' można dopisać ręcznie na wydruku
***********************************************************************************************************************
Archiwizowanie i duplikat faktury - checklistaArchiwizacja wydruków
* Wydruk dokumentu zapisywany jest automatycznie w katalogu:
/trtres/trarchiwum/ff/na/
(gdzie `ff` = symbol firmy).
* Plik otrzymuje nazwę wg wzorca, np.:
2021.10.24_FA_FV0012-10-21.pdf.
* Przeglądanie archiwum:
* `F2 -> cd. -> Dokument w archiwum w pliku PDF`
* `NA -> Pomocnicze -> Gospodarka zbiorami`.
---
Tworzenie duplikatu faktury
1. Dodaj urządzenie wyjściowe [Plik PDF]:
* Symbol: `PDF000`
* Nazwa nadawana przez program.
2. Dodaj urządzenie wyjściowe [Polecenie]:
* Symbol: `ARCHIW`
* Komenda:
```
bash
mv -f &zbior& ../trtres/trarchiwum/ff/na
```
* We właściwościach wskaż urządzenie [PDF000].
3. Utwórz wzorzec duplikatu:
* Skopiuj wzorzec faktury.
* Nazwij go np. `DUPLIK`.
4. W edycji wzorca `DUPLIK`:
* Dodaj tekst: `Duplikat`.
* Dodaj polecenie:
```
ţNazwijPlik{20şData wş_FA_şNr dokum. ş;}
```
5. W oryginalnym wzorcu faktury dodaj:
```
ţInnyWydruk{ARCHIW;NA;FA;DUPLIK;şNr dokum. ş}
```
Efekt końcowy
* Oryginał faktury -> wydrukowany.
* Duplikat faktury -> automatycznie zapisany w archiwum (`/trtres/trarchiwum/ff/na/`).
* Nazwa pliku zgodna ze wzorcem (np. `2021.10.24_FA_FV0012-10-21.pdf`).