1. Opis ogólny
2. Podstawowe pojęcia
3. PA Projekt systemu
Powiązanie z innymi systemami
Model danych
Etapy przetwarzania
Zbiory danych (tabele)
4. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
System rozliczania projektów (ang. Project Accounting)
NOTE: Odróżnić od: Project management - Zarządzanie projektami
to co robi, np. MS Project
#Project Accounting
Projekt:
PA System rozliczania projektow
Cel:
Utworzenie systemu PA dla przedsiębiorstw, które realizuja projekty,
tj. wielo-etapowe przedsięwzięcia wymagające ponoszenia nakładów (kosztów).
System PA jest zintegrowany z systemami programu Trawers.
Np. Budownictwo
Patrz też: budownictwo
Stan:
04/2023: Prace analityczne i koncepcyjne
Patrz też: Projekty indywidualne
Realizacja usług i projekty
2. Pojęcia
Projekt
Wielo-etapowe przedsięwzięcie realizowane na zlecenie klienta zewnętrznego
lub wewnętrznego. Projekt angażuje nakłady (koszty --> koszty)
Za wykonane prace, np. poszczególne etapy, wykonawca wystawia faktury.
Budżet projektu
Prognoza (plan, szacunek) przychodów i kosztów (wydatków) projektu.
Kwoty budżetu powiązane są z rekordami etapów (en: Task). Można ustalać,
zmieniać kwoty poszczególnych etapów projektu.
Budżet projektu tworzą sumy kwot wszystkich etapów.
Budżet ustala się na początku realizacji projektu.
Przed zarejestrowaniem pierwszej transakcji.
Kwoty budżetu można zmieniać w miare jak powstają nowe dane nt. projektu.
Zmiany zapisuje się jako korekty do kwot pierwotnych. Kwoty pierwotne
pozostają aby docelowo ocenić trafność szacunków początkowych.
Kwoty budżetu porównuje się z kwotami transakcji. Porównuje się kwoty
sumaryczne, grupowane wg: --> Grupy księgowe (en: Account grups)
Przykłady grup: Wynagrodzenia, Usługi obce, Materiały i energia, Delegacje
(podobne do segmentów kont analitycznych w KG)
Transakcje (dokumenty) (en: Project Transactions)
Dokumenty powiązane z projektami. Dokumenty (przede wszystkim) w systemach
powiązanych: ZO Zakupy, ....
Także dokumenty bezpośrednio powiązane z projektem.
Rejestrowane w KG.
3. PA Projekt systemu
Powiązania z innymi systemami
System PA współpracuje z pozostałymi systemami programu Trawers:
ZO Zakupy
* Kartoteka dostawców w ZO, w której są dostawcy towarów i usług
* Zbiór faktur zakupu. Nakłady (koszty) poniesione na realizację projektu
ZA Zamówienia zakupu
* Zamówienia towarów i usług. Spodziewane, przyszłe nakłady (koszty)
NA Sprzedaż
* Faktury sprzedaży.
* Powstają należności od odbiorców za wykonanie etapów lub całości projektu
* (opcja) Zamówienie sprzedaży - zamówienie projektu przez odbiorcę
Przedpłata i faktura zaliczkowa - przedpłata, może byc wiele przedpłat
Faktura końcowa - rozliczenie końcowe, może być wiele faktur
MG Gospodarka magazynowa
* Wydanie towarów i materiałów na realizację projektów
KB Płatności
* Zaliczki (przedpłaty) od odbiorców na poczet należności
ZP Zlecenia produkcyjne
* Karty pracy (robocizna). Nakłady (koszty) poniesione na realizację projektu.
Model danych
o--------------o
o-------------------o | Tab Sterujące|
| Projekt |<-----<----o Pomocnicze |
|-------------------| o--------------o
| Nagłowek | * Grupy księgowe
| |
|===================|
ZO Zakupy ----> | Etapy (pozycje) | o--------------o
MG Wydania ----> | --------------- | <----<----| Budżet etapu |
KB Zaliczki ----> | - ZZZZZZ/YYYY - | o--------------o
ZP karty pracy ----> | --------------- | * Przychody
^ | | * Koszty
| o--------------o----o
| |
| |
ZZZZZZ/YYY v
NA Faktury
Pola łączace: Sprzedaży
ZZZZZZ Projekt
YYY Etap
Etapy przetwarzania
* Dopisanie karty projektu (en: Project)
* Dopisanie etapów (en: Task)
* Rejestrowanie transakcji (dokumentów)
- nakłady (wydatki, zobowiązania)
- faktury sprzedaży
* Zestawienia, raporty
* Zakończenie projektu
Zbiory danych
Projekty
--------
Zbior nagłówkowy (en: Container for project tasks)
Zbiór z pozycjami (etapami) (en: Project Task)
Technicznie: zbiór bieżący oraz zbiory roczne (w archiwum)
Podobnie jak kart zleceń w ZP i powiązane: specyfikacje ...
i zam sprzedaży w NA
Projekt - pola:
---------------
* symbol projektu
* nazwa
* status (jak w ZP ?)
* typ: Zewnętrzny / Wewnętrzny
* odbiorca
* adres odbiorcy (adresat)
* Opis (memo ?)
* Daty rozpoczęcia i zakończenia (Planowane Rzeczywiste) --> ZP
* Operator (jak w ZP)
* Wartość przychodów CsN (en: Actual Income)
* Wartość kosztów Kws (en: Actual Expenses)
* Marża (%) = (CsN - KwS) / CsN * 100
* Wartość budżetu (en: Budget Level)
* Cykl fakturowania, co: Tydzień, M-c, Kwartał, Rok, Na życzenie
* Data następnego fakturowania
* Reguła podziału (en: Allocation Rules)
tu: reguła podziału wartości transakcji, np. zakupu na etapy
reguła przydzielenia wartości przychodu z projektu do etapów
* metoda obliczania (ustalania)
kaucja gwarancyjna (en: Retainage, de: Sicherheitssumme)
* wskaźniki integracji z systemami pomocniczymi
Wskaźnik T/N Systemy: ZA, ZO, NA, MG, KB, ZP, ...
T - system xx wybiera projekt i etap podcza rejestrowania transakcji.
wartość transakcji aktalizuje kwoty projektu i etapu
* (opcja) nr oferty (en: Quote) powiązanej z projektem
Wysłano ofertę, klient zamówił, utworzono projekt
* (opcja) zam sprzedaży + przedpłata (fa zaliczkowa) + fa koncowa
Etapy - pola (en: Task)
-----------------------
* symbol etapu (zadania)
* nazwa
* reguła podziału wartości transakcji (en: Allocation Rules)
* reguła fakturowania (en: Billing Rule) --> SalesForce Billing Rule
* status np. [N] [O] [W] [A] [Z]
* % wykonania
* Daty rozpoczęcia i zakończenia (Planowane Rzeczywiste)
*
* operator odpowiedzialny
* tryb fakturowania: wg cyklu (en: Bill Cycle), po zakonczeniu etapu, po zakonczeniu projektu
* etap oznaczony (*) - podpowiadany jako domyślny po wybraniu projektu
Budżet etapu - Przychody (en: Revenue Budget)
* symbol etapu
* ... TODO
Budżet etapu - Koszty (wydatki)(en: Cost Budget)
* symbol etapu
... TODO