Koncepcja wdrożenia 1 - produkcja

1. Wprowadzenie 2. Strategie wdrożenia (opcje: 1,2,3) 3. Plan realizacji wg strategii 1 4. Tematy powiązane 5. Aneks. Szczegóły rozwiązań 6. Aneks. Wstępna oferta

1. Wprowadzenie

Mamy teraz pełniejszy obraz obecnego środowiska informatycznego firmy. Na tej podstawie przygotowaliśmy konkretną propozycję odpowiedzi, która: 1. Odnosi się do obecnej struktury systemowej firmy, 2. Pokazuje, w jaki sposób Trawers może zastąpić obecne rozwiązania (Access, Excel, częściowe integracje), 3. Przedstawia zalety wynikające z konsolidacji procesów w jednym systemie ERP. Temat: Możliwości zastąpienia obecnych systemów przez Trawers ERP Szanowni Państowo. Dziękujemy za przesłanie szczegółowego opisu obecnego środowiska systemowego. Na jego podstawie możemy zaproponować Państwu kompleksowe wdrożenie systemu Trawers ERP, które pozwoli nie tylko zastąpić poszczególne aplikacje (MS Access, Excel, moduły magazynowe), ale przede wszystkim zintegrować wszystkie procesy w jednej, spójnej platformie. Poniżej prezentujemy propozycję migracji Państwa obecnych modułów do funkcjonalności systemu Trawers: Obecna struktura vs Trawers ERP - propozycja zastąpienia | Obszar | Obecne rozwiązanie | Proponowane rozwiązanie w Trawers | | ----------------------------------------- | ---------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Gospodarka magazynowa (MG) | MS Access + częściowo zintegrowane | Kompletna obsługa magazynowa z dokumentami PZ, WZ, MM, RW, PW + WMS (kody kreskowe) + rezerwacje | | Kartoteka materiałowa | Osobno w Access i MG, zdublowane | Jedna centralna kartoteka materiałów w Trawersie, z pełną kontrolą stanów i powiązaniami z BOM | | BOM (struktury wyrobu) | MS Access - struktury kaskadowe | Wbudowany moduł technologiczny Trawersa - BOM wielopoziomowe z wersjonowaniem i marszrutami | | Plany produkcji, potrzeby materiałowe, RW | Access + ręczne operacje | Zintegrowany moduł produkcji - planowanie zleceń, automatyczne RW, PW, MZ, zapotrzebowania | | Rozliczenie kosztów produkcji | Excel | Trawers: koszt rzeczywisty i planowany, rozchody z magazynu, czas pracy, koszt jednostkowy wyrobu | | Sprzedaż i kasa fiskalna | Osobna aplikacja | Moduł sprzedaży Trawers - obsługa faktur, WZ, fiskalizacja, automatyczne dekretacje do FK | | Finanse i księgowość | Rozbudowany plan kont, JPK, CIT | Trawers: pełna księgowość z planem kont, analityką, powiązaniem z obszarami produkcji i magazynu | | Zakupy (księgowane w FK) | Bez integracji z magazynem | Zakupy w Trawersie powiązane z magazynem i FK, automatyczne przypisanie do zleceń lub zapasów | Korzyści z wdrożenia Trawers ERP * Centralizacja danych - eliminacja zdublowanych kartotek i pracy na różnych systemach, * Automatyzacja - generowanie dokumentów, rezerwacji, RW/PW, zleceń zakupu i dekretacji bez udziału Excela czy Accessa, * Większa kontrola kosztów - bieżące monitorowanie zużycia materiałów i kosztu wyrobu, * Zgodność z przepisami - pełna obsługa JPK, CIT, VAT, ZUS, * Skalowalność - możliwość rozbudowy o kolejne moduły, np. serwis, analizę BI. Chętnie przygotujemy dla Państwa prezentację systemu z uwzględnieniem konkretnych procesów, które obecnie obsługują Państwo w Access i Excelu. Możemy także zaproponować nasz udział we wdrożeniu etapowym - np. początek od magazynu i produkcji, a następnie przejście do sprzedaży i finansów (opis dalej).

2. Strategie wdrożenia (opcje: 1,2,3)

Firma Tres CO preferuje model wdrożenia: Key-User Driven Direct Implementation. Model zakłada wskazanie głównego użytkownika. Zadania: - Główny kontakt z producentem ERP: Przyjmuje rolę 'wewnętrznego eksperta' w firmie. - Edukacja użytkowników końcowych: Organizuje szkolenia i przekazuje wiedzę w firmie. - Pierwsza linia wsparcia dla pracowników: Pomaga rozwiązywać typowe problemy związane z ERP. - Zbieranie potrzeb i opinii: Przekazuje uwagi na temat systemu do producenta ERP. To jest skuteczny kierunek - szczególnie w przypadku firm, które: * znają dobrze swoje procesy i chcą zachować nad nimi kontrolę podczas wdrożenia, * mają osoby z odpowiednim potencjałem wewnętrznym (Key-Userów) do zaangażowania się w konfigurację, testy i szkolenia, * zależy im na elastycznym podejściu, ale z zachowaniem wysokiej skuteczności wdrożeniowej. Kluczowe role w modelu Key-User Driven Aby wdrożenie w tym modelu było skuteczne, kluczowe jest zapewnienie: * Key-Userów w działach: magazyn, produkcja, sprzedaż, księgowość, * Koordynatora wdrożenia po stronie klienta (nadzór nad harmonogramem, komunikacja), * Konsultanta Trawers ERP, który pełni rolę mentora, projektanta systemu i wsparcia technicznego. Na tej podstawie można zaproponowac trzy strategie wdrożenia Trawers ERP, które można dostosować do zakresu, skali i gotowości firmy:

2.1 Strategia 1: Wdrożenie etapowe wg obszarów funkcjonalnych (Modular Roll-out)

Dla kogo: gdy firma chce ograniczyć ryzyko i nie przerywać pracy całego systemu jednocześnie. Etapy wdrożenia: 1. Magazyn (MG) + zakupy - centralizacja kartotek, stany i obroty, integracja z kodami kreskowymi (jeśli są kolektory). 2. Produkcja - uruchomienie struktury BOM, zleceń produkcyjnych, planowania i rozchodów. 3. Sprzedaż - wpięcie fakturowania i WZ do systemu. 4. Finanse i księgowość - zastąpienie dotychczasowego FK i powiązanie z pozostałymi modułami. 5. (Opcjonalnie) Serwis / raportowanie / BI - ostatni etap, rozszerzenie funkcjonalności. Zalety: niskie ryzyko, płynność pracy, szybka gotowość produkcyjna modułów.

2.2 Strategia 2: Wdrożenie typu Big Bang - z intensywnym przygotowaniem Key-Userów

Dla kogo: gdy firma ma duże zasoby wewnętrzne i chce uniknąć pracy na dwóch systemach równolegle. Założenia: * pełne przygotowanie danych, konfiguracji i procedur w środowisku testowym, * intensywne testy integracyjne i szkolenia prowadzone przez Key-Userów, * 'cięcie' i przejście na Trawers w całej organizacji w jednym, wybranym terminie (np. początek miesiąca lub kwartału), * pełne wsparcie serwisowe w pierwszych tygodniach (hypercare). Zalety: krótszy czas trwania wdrożenia, pełne zintegrowanie procesów od startu.

2.3 Strategia 3: Wdrożenie hybrydowe - mieszany model w zależności od gotowości działów

Dla kogo: gdy niektóre działy są gotowe szybciej (np. magazyn), a inne (np. finanse) potrzebują więcej czasu. Podejście: * moduły produkcyjne, magazynowe i sprzedażowe uruchamiane szybciej, * księgowość pracuje jeszcze równolegle w dotychczasowym systemie (np. przez 1 miesiąc), * sukcesywne przejście do pełnej integracji po osiągnięciu stabilności w innych obszarach. Zalety: elastyczność i komfort dla działów o różnej gotowości, lepsze dostosowanie do dynamiki firmy.

3. Plan realizacji wg strategii 1

3.1 Wprowadzenie

Gdy firma nie dysponuje dużymi zasobami wewnętrznymi, a jednocześnie preferuje bezpieczne, stopniowe wdrożenie, to Strategia 1: Wdrożenie etapowe wg obszarów funkcjonalnych (Modular Roll-out) będzie najbardziej odpowiednia. Poniżej przedstawiono szczegółowy plan tej strategii, dopasowany do realiów ich organizacji i modelu Key-User Driven: Propozycja strategii wdrożeniowej Trawers ERP Model: Etapowy - modularny, oparty na pracy Key-Userów Założenia ogólne * Wdrożenie etapowe, bez przeciążania zespołu klienta, * Stopniowe oswajanie się z systemem przez Key-Userów, * Możliwość pracy równoległej ze starymi systemami w początkowych fazach, * Dostosowanie zakresu i tempa do możliwości firmy.

3.2 Etapy wdrożenia - z podziałem na moduły i cele

Etap 1 - Gospodarka magazynowa (MG) + Kartoteki Cel: uporządkowanie danych materiałowych, centralizacja kartotek, przejęcie stanów magazynowych Zakres: * Import i konsolidacja kartoteki materiałowej, * Przeniesienie stanów magazynowych i lokalizacji (jeśli są), * Obsługa PZ, WZ, RW, PW, MM, * (Opcjonalnie) wdrożenie kodów kreskowych i etykiet, * Szkolenie Key-Userów i rozpoczęcie pracy w Trawersie. Efekt: centralne zarządzanie gospodarką materiałową -> fundament pod produkcję. Etap 2 - Produkcja (BOM, zlecenia, rozchody, potrzeby materiałowe) Cel: rozpoczęcie produkcji wewnątrz systemu, z wykorzystaniem danych z magazynu Zakres: * Wprowadzenie BOM (na początek wyroby kluczowe), * Definicja technologii (marszruty, operacje), * Testowe zlecenia produkcyjne i symulacje RW/PW, * Rejestracja potrzeb materiałowych -> integracja z zakupami, * Przygotowanie do rozliczania produkcji. Efekt: spójny proces produkcyjny z kontrolą zużycia i potrzeb. Etap 3 - Zakupy + sprzedaż Cel: zamknięcie łańcucha logistycznego Zakres: * Obsługa zamówień zakupu (ZK) i powiązanie z PZ, * Przypisanie zakupów do zleceń produkcyjnych lub magazynów, * Uruchomienie procesu sprzedaży: oferty, zamówienia, WZ, faktury, * Integracja sprzedaży z gospodarką magazynową, * (Opcjonalnie) obsługa kasy (drukarki) fiskalnej. Efekt: płynne powiązanie procesów handlowych z zapasami. Etap 4 - Księgowość i rozliczenia Cel: zamknięcie pełnego cyklu w systemie ERP Zakres: * Przeniesienie planu kont i obrotów otwarcia, * Integracja z rejestrami VAT, JPK, CIT, * Automatyczne dekretacje z zakupu, sprzedaży, RW/PW, * Rozliczanie kosztów produkcji, * Wdrożenie analiz finansowych. Efekt: pełna spójność danych finansowych i operacyjnych.

3.3 Plan i harmonogram - propozycja

1. Warsztat wstępny (1-2 dni): mapowanie procesów i określenie celów. 2. Projektowanie systemu: konfiguracja środowiska testowego, import danych, ustalenie BOM, kont, kartotek. 3. Szkolenie Key-Userów: warsztaty w kontekście danych produkcyjnych firmy. 4. Testy i akceptacja: odtworzenie procesów typu E2E (end-to-end) na środowisku testowym. 5. Start produkcyjny: zgodnie z wybraną strategią. 6. Wsparcie powdrożeniowe: dostępność konsultantów w pierwszych tygodniach (na miejscu lub zdalnie). Proponowany harmonogram ramowy (do dostosowania): | Tydzień | Etap | Kluczowe działania | | ------- | ---------------- | ---------------------------------------------- | | 1-2 | Warsztat wstępny | Mapowanie procesów, ustalenie planu wdrożenia | | 3-6 | Etap 1 | Import danych, szkolenia, start magazynu | | 7-10 | Etap 2 | Wdrożenie BOM, zlecenia, testy RW/PW | | 11-13 | Etap 3 | Zakupy i sprzedaż, integracja handlowa | | 14-16 | Etap 4 | Prace księgowe, testy JPK, raporty, zamknięcie | Rola Key-Userów w strategii wdrożeniowej * Pełnią funkcję ambasadorów systemu w swoich działach, * Uczestniczą w szkoleniach i testach (E2E), * Współtworzą procedury wewnętrzne, * Po uruchomieniu systemu - prowadzą pierwszą linię wsparcia dla użytkowników końcowych. Podsumowanie: dlaczego ta strategia? * Bezpieczna - każdy etap może być zakończony testami i analizą ryzyka, * Realistyczna - dostosowana do ograniczonych zasobów i możliwości organizacyjnych, * Efektywna kosztowo - pozwala rozłożyć koszty wdrożenia i zaangażowania w czasie, * Edukacyjna - zespół firmy ma czas, by zrozumieć i polubić system.

4. Tematy powiązane

Przykładowe wdrożenia Trawers ERP Poznawanie programu. Jazda próbna Poradniki. Scenariusze Architektura programu Rozwiązania specjalistyczne Dostosowanie do potrzeb firm Słowa kluczowe #TrawersERP-Architektura #TrawersERP-ProcesyGospodarcze #Case-Firmy-Profile #Case-Handel-Dystrybucja #Pomoc-AsystentAI

5. Aneks. Szczegóły rozwiązań

Moduł: Produkcja

* Utrzymanie aktualnej funkcjonalności w zakresie: - Możliwości tworzenia list zapotrzebowania ZP Specyfikacja materiałowa - Tworzenia przewodników (zleceń) produkcyjnych ZP Kartoteka zleceń - Śledzenia statusu przewodnika (zlecenia) -> nowy, w trakcie realizacji, zakończony, etc. - Generowania dokumentów zużycia materiałów/półfabrykatów ZP Specyfikacja materiałowa - Współpraca z modułem gospodarki magazynowej (lub pełne przejęcie tej funkcjonalności) * Dodanie nowej funkcjonalności w zakresie: - Możliwości sprawdzenia w czasie rzeczywistym możliwości montażu wyrobu gotowego -> weryfikacja stanów magazynowych w oparciu o listę złożeniową, sygnalizowanie pozycji, których aktualnie brakuje BOM Zestawienia. Raporty - Wprowadzenie ilość minimalnej zapasu na indeksie i generowanie listy zapotrzebowania w przypadku stanów mniejszych od założonych Zapasy: dostępność, rezerwacje - Wprowadzenie nowego wyliczania stanu zapasu obejmującego ilości fizyczne dostępne, zarezerwowane przez wygenerowany plan produkcyjny, zamówione u dostawców, np. stan fizyczny 6 sztuk, zapuszczony plan produkcji -3 sztuk, zamówienia złożone +2 sztuki, co równa się stan logistyczny 5 sztuk Zapasy: dostępność, rezerwacje - Umożliwienie dostępu do aplikacji poprzez przeglądarkę (w bezpiecznym zakresie, np. jedynie podgląd stanów oraz możliwości montażu) - Wprowadzenie podstawowych zasad i możliwości MRP MRP Planowanie potrzeb

* Moduł Gospodarki materiałowej:

* Utrzymanie aktualnej funkcjonalności w zakresie: - Pełnego zarządzania gospodarką magazynową w wielu magazynach (podział według rodzaju materiału lub lokalizacji) Tabela magazynów. Ustawienia - Możliwość wprowadzenia magazynów z gospodarką jedynie ilościową Metody wyceny zapasów F/L/S/E/D/W - Możliwość stosowania cen średnioważonych dla rozchodów - Możliwość stosowania cen rzeczywistych dla przychodów z zakupu - Możliwość stosowania cen ewidencyjnych (stałych) dla przychodów z produkcji Metody wyceny zapasów F/L/S/E/D/W - Możliwość rozliczenia odchyleń przy różnicach GR/IR (uproszczony 3-way matching z np. flagą) Konto GR/IR (Goods Receipt/Invoice Receipt) w systemie SAP to techniczne konto rozliczeniowe. Zawiera dane o różnicach między przyjęciem towaru (GR) a otrzymaniem faktury (IR) Faktury zakupu [FA] a dostawy [DA] w ZO - Pełna obsługa inwentaryzacji z rozliczeniem różnic Inwentaryzacja zapasów magazynowych - Raportowanie obrotów, stanów i sald - Umożliwienie przesyłania stanów do modułu Fakturowanie - Umożliwienie otrzymywania z modułu Fakturowanie informacji o wydaniach towarów (GI) * Dodanie nowej funkcjonalności w zakresie: - Wprowadzenie dodatkowych charakterystyk do produktów umożliwiające lepsze filtrowanie KIM Atrybuty (cechy) indeksów - Pełna integracja z Excel poprzez umożliwienie wykonania eksportu dowolnej listy lub raportu Wymiana danych z innymi programami - Umożliwienie dostępu do aplikacji poprzez przeglądarkę (w bezpiecznym zakresie, np. jedynie podgląd stanów)

6. Aneks. Wstępna oferta

Wstępna oferta wdrożenia Trawers ERP w firmie produkcyjnej. Oferta opracowana na podstawie ogólnego zapytania ofertowego. Ocena dopasowania systemu Trawers do potrzeb firmy produkcyjnej. Zadanie #00054011 12/2025 1. Zarządzanie produkcją Trawers posiada wbudowany moduł Produkcji, który: * obsługuje zarówno produkcję jednostkową, jak i seryjną, * pozwala na definiowanie technologii (marszrut, BOM), * umożliwia planowanie i harmonogramowanie zleceń produkcyjnych, * wspiera rozliczanie kosztów produkcji na podstawie rzeczywistego zużycia materiałów i robocizny. Dla firmy o profilu produkcji urządzeń mechanicznych, takich jak pompy czy przepompownie, będzie to szczególnie przydatne, zwłaszcza przy dużej liczbie wariantów wyrobów końcowych. 2. Gospodarka magazynowa + identyfikacja kodami kreskowymi Trawers obsługuje: * wielomagazynowość oraz różne typy dokumentów magazynowych, * identyfikację towarów przy pomocy kodów kreskowych (kodowanie EAN, drukowanie etykiet, obsługa kolektorów danych), * szybkie przyjęcia i wydania magazynowe (np. kompletacja wyrobów gotowych), * możliwość pracy bez śledzenia partii produkcyjnych, co spełnia Państwa wymagania. 3. Moduł Sprzedaży W module sprzedażowym dostępne są: * pełna obsługa ofertowania, zamówień, fakturowania, * możliwość rezerwacji towarów i integracji z magazynem, * analiza marż, obrotów, zaległości klientów. 4. Wycena zapasów według ceny średnioważonej Trawers w pełni obsługuje średnioważoną cenę zakupu (opcjonalnie FIFO/LIFO), która może być stosowana zarówno na poziomie firmy, jak i indywidualnych magazynów. System automatycznie przelicza średnią cenę po każdym nowym przyjęciu, zgodnie z obowiązującymi przepisami rachunkowości. 5. Dodatkowe funkcjonalności dopasowane do Państwa działalności * możliwość prowadzenia serwisu urządzeń (dla pomp i systemów sterowania), * raporty zużycia materiałowego i kalkulacje kosztowe, * elastyczne mechanizmy konfiguracyjne (np. obsługa niestandardowych zamówień), * integracja z systemami zewnętrznymi (np. BI, e-commerce). Jeśli są Państwo zainteresowani, chętnie przygotujemy: * prezentację systemu z uwzględnieniem konkretnych przypadków Państwa produkcji, * demo wersję systemu do przetestowania, * propozycję etapu wdrożeniowego oraz wyceny. Proszę o informację, czy byliby Państwo zainteresowani taką formą dalszej współpracy.