(elementy opisu)
1. INFORMACJE O SYSTEMIE ..................................
1.1 Ogólny opis ........................................
1.2 Podstawowe pojęcia używane w systemie ..............
1.3 Powiązanie KB z NA, ZO i KG ........................
2. PRZYGOTOWANIE SYSTEMU DO EKSPLOATACJI
2.1 Instalacja i uruchomienie systemu ..................
2.2 Przygotowanie systemu do pracy .....................
2.3 Definiowanie tabel .................................
2.3.1 Symbole dekretacji ...............................
2.3.2 Treści operacji ..................................
3. EKSPLOATACJA SYSTEMU
3.1 Zakładanie kartotek .................................
3.2 Operacje: kasowe i na rachunkach bankowych ..........
3.3 Rozliczanie zaliczek ................................
3.4 Rozdysponowanie nadpłat..............................
3.5 Kompensaty
3.6 Polecenia księgowania ...............................
3.7 Zamykanie miesiąca ..................................
3.8 Obliczanie odsetek ..................................
1. INFORMACJE O SYSTEMIE
1.1 Ogolny opis
System KB umozliwia ewidencje krajowych i zagranicznych
środków pieniężnych:
* obrotów (operacji) dokonywanych w kasie,
* obrotów (operacji) dokonywanych na rachunkach bankowych,
* rozliczania zaliczek pobieranych przez pracowników firmy oraz
przez innych dluzników i wierzycieli.
* Podczas rejestracji operacji kasowych oraz bankowych system
wyświetla i aktualizuje dane z systemów: NA i ZO.
Po zatwierdzeniu rejestrów tworzone są polecenia księgowania,
które można pobierać w systemie KG.
1.2 Podstawowe pojęcia uzywane w systemie
Bilans otwarcia
Stan początkowy kas, rachunków bankowych, zaliczek.
Stan początkowy wprowadza się pierwszą wpłatą.
Gdy saldo początkowe jest ujemne, to wprowadza się wpłatą z minusem (-).
Rejestr operacji kasowych
Dokument bedacy zestawieniem operacji kasowych (wpłat i wypłat)
za dowolny okres (dzien, tydzien itp.). Dla kazdej kasy prowadzi
się oddzielny rejestr.
Rejestr bankowy
Dokument bedacy zestawieniem operacji dokonywanych na danym
rachunku bankowym w dowolnym przedziale czasu (dniu, tygodniu,
miesiącu itp). Dla kazdego rachunku bankowego prowadzi się
oddzielny rejestr.
Bieżący okres pracy (kasy, rachunku bankowego)
Miesiąc i rok, w ktorym prowadzimy ewidencje kasy i rachunku
bankowego. Zamknięcie miesiąca pozwala na rejestracje dokumentow
w kolejnym miesiącu.
Kartoteka zaliczek
Kartoteka zaliczek służy do ewidencji pobranych zaliczek.
Operacje do rozliczenia
Operacje zapisywane jako nowe pozycje do kartotek, np. nadpłaty,
przedpłaty.
Operacje rozliczajace
Operacje, które czesciowo lub całkowicie rozliczaja pozycje
wcześniej dopisane do kartotek, np. zapłata za fakturę sprzedazy,
zakupu.
Treść2
Pole opisowe: Treść2 (20 znakow) w pozycji rejestru kasowego i bankowego.
Informacje zapisane w tym polu, zapisywane sa także w kartotece rozrachunkow.
Dlatego moga zawierać opisy objasniajace charakter rozrachunku.
Informacje te można zobaczyć na liscie wyboru F2 z kartoteki rozrachunkow
np. podczas rejestrowania wpłat i wypłat, w kolumnie: Nr obcy/Uwagi/Treść2
Przykład wykorzystania pola opisany jest w: Zarządzanie płatnościami
Zamykanie rejestru m-ca: rrrr/mmm
Zamykanie rejestru za wskazany (kolejny) okres umozliwia rozpoczęcie
rejestracji pozycji do rejestru w nowym miesiącu.
W funkcji zamykania rejestru kas (rachunków bankowych),
do kartoteki kas (rachunków bankowych) zapisywany jest numer
następnego okresu (miesiąca).
Zamykanie mesiąca
Zamykanie miesiąca kończy proces rejestracji dokumentów tego miesiąca.
Przed zamknięciem miesiąca należy zatwierdzić wszystkie
rejestry i rozliczenie zaliczek.
Zaliczka
Kwota wypłacona pracownikom oraz innym osobom (zapisanym w
Kartotece Osob), z ktorymi rozrachunki nie maja charakteru
transakcji z odbiorcami i dostawcami.
1.3 Powiazanie KB z NA, ZO i KG
Wpłaty i wypłaty dokonywane w kasie i na rachunkach bankowych moga
odnosić się do rozrachunków prowadzonych w systemach: NA i ZO.
Podobnie jak w NA i ZO istnieje tu dwu etapowość operacji:
najpierw rejestruje się operacje, a po zakończeniu rejestru
(kasowego lub bankowego) zatwierdza się go.
* Rejestracja powoduje aktualizacje kartoteki rozrachunków w NA
i ZO (czesciowe lub całkowite rozliczenie rozrachunkow)
* Zatwierdzenie powoduje trwaly zapis w kartotece rozrachunków w NA
i ZO oraz utworzenie polecen księgowania w systemie KB.
Polecenia księgowania powstale w systemie KB można pobierać
w systemie KG i tam księgowac.
2. PRZYGOTOWANIE SYSTEMU DO EKSPLOATACJI
2.1 Instalowanie i uruchomienie systemu
System instalowany jest razem z innymi systemami podczas
instalowania calego pakietu.
2.2 Przygotowanie systemu do pracy
System jest gotowy do pracy zaraz po zainstalowaniu. Przed
rozpoczęciem wlasciwej eksploatacji należy ustalić parametry.
2.3 DEFINIOWANIE TABEL
2.3.1 SYMBOLE DEKRETACJI
W trakcie rejestrowania operacji: wpłat i wypłat wybiera się symbol
dekretacji, na podstawie którego, po zatwierdzeniu rejestru, utworzone
zostana polecenia księgowania. Polecenia księgowania można
pobrać w systemie KG i tam zaksięgowac.
Tabele dekretacje
NOTE: Symbol TT (symbol oddzialu):
Podczas tworzenia polecen księgowania na podstawie operacji z
rejestru kasowego lub bankowego, na miejscu symbolu %TT zostanie
wstawiony symbol oddzialu tego operatora, ktory zalozyl rejestr.
I tylko operatorzy z tego oddzialu beda mogli rejestrować dokumenty
do tego rejestru.
Przykłady symboli dekretacji
----------------------------
* Wpłata do kasy <<- Odbiorca z NA
Konta: 100%AA Wn ; 207%OOOOOO Ma ; znak + ; 100 % wartosci
Jezeli zarejestrujemy wpłate do kasy 03 od odbiorcy o symbolu
000123, to po zatwierdzeniu, utworzone zostana dekrety na konta:
10003 Wn i 207000123 Ma.
* Wypłata z kasy ->> Dostawca z ZO
Konta: 200%DDDDDD Wn ; 100%AA Ma ; znak + ; 100 % wartosci
Jezeli zarejestrujemy wypłate z kasy 99 dla dostawcy o symbolu
000999, to po zatwierdzeniu, utworzone zostana dekrety na konta:
200000099 Wn i 10099 Ma.
* Wypłata z kasy ->> Osoba z KB
Konta: 234%PPPPPP Wn ; 100%AA Ma ; znak + ; 100 % wartosci
Jezeli zarejestrujemy wypłate z kasy 56 dla pracownika o symbolu
(w Kartotece osob) 000777, to po zatwierdzeniu rejestru,
utworzone zostana dekrety na konta: 234000777 Wn i 10056 Ma.
* Wpłata do kasy <<- Inne wpłaty
Konta: 100 Wn ; 139 Ma ; znak + ; 100 % wartosci
(pobranie gotowki z banku do kasy)
gdzie konto 139 oznacza środki pieniężne w drodze
Uwaga ! Jednoczesnie należy zarejestrowac
wypłate z banku ->> Inne wypłaty
Konta: 139 Wn ; 130 Ma; znak + ; 100 % wartosci.
Operacje pobrania gotowki z banku do kasy należy zadekretowac
na koncie pośrednim 139, zeby zapisać ją jednoczesnie do rejestru
kasowego (jako wpłate) i do bankowego (jako wypłate).
2.3.2 TRESCI OPERACJI
W funkcji Tabele - Treść operacji można dopisać typowe treści,
np. zapłata należnosci od odbiorcy, pobranie gotowki z banku do kasy.
W trakcie rejestracji operacji bedzie można wybrać z listy dopisane
wczesniej treści operacji.
3. EKSPLOATACJA SYSTEMU
3.1 Zakładanie kartotek
W module Kartoteki dopisuje się kartoteki kas, rachunków bankowych
oraz osob (pracownikow), które wpłacaja oraz otrzymuja środki
pieniężne od firmy.
Kartoteka kas
-------------
W systemie można prowadzić rejestry dla wielu kas. Dla kazdej kasy
tworzony jest oddzielny rejestr. Poszczegolne kasy moga pracowac
w roznych okresach obliczeniowych.
Kartoteka rachunków bankowych
-----------------------------
System może prowadzić rejestry dla kilku rachunków bankowych.
Dla kazdego rachunku bankowego tworzony jest odrebny rejestr.
Poszczegolne rachunki bankowe moga pracować w roznych okresach
obliczeniowych.
Kartoteka osob
--------------
Kartoteka pracowników i innych osob, które moga pobierać i rozliczac
zaliczki oraz dokonywać wpłat i wypłat środków pieniężnych.
3.2 Operacje: kasowe i na rachunkach bankowych
W module Operacje rejestruje się wpłaty i wypłaty z kasy i banku.
Dla kazdej kasy (dopisanej uprzednio do Kartoteki Kas) i dla kazdego
rachunku bankowego (dopisanego do Kartoteki Rachunków Bankowych)
tworzy się odrebny rejestr.
Numer rejestru można wpisać tylko raz - podczas wprowadzania
pozycji do pierwszego rejestru dla danej kasy lub banku.
Podczas rejestracji kazdego następnego rejestru system sam
nadaje kolejny numer.
Stan początkowy
Jak zarejestrować stan początkowy kasy i banku ?
Stan początkowy rejestru wynika z salda końcowego poprzedniego
rejestru. Podczas zatwierdzania rejestru, system przenosi stan
końcowy na stan początkowy kolejnego rejestru.
Podczas wprowadzania pierwszego rejestru stan początkowy jest wiec
rowny 0.00 Początkowy stan wprowadzić można poprzez rejestracje
pierwszej operacji (WPLATA -> INNE):
W Tabeli Symboli dekretacji należy dla rodzaju:
* Wpłata do kasy <<- Inne wpłaty dopisać symbol
dekretacji, np. konto 100; strona WN; znak +; 0 % wartosci.
* Wpłata do banku <<- Inne wpłaty dopisać symbol
dekretacji, np. konto 130; strona Wn; znak +; 0% wartosci.
Poniewaz jest 0 % wartosci, na kontach faktycznie nie
zostanie zapisana zadna kwota.
Należy pamietać, aby stan początkowy kasy i banku zapisany
w systemie KB był równy saldu kont: Kasy i Rachunku
bieżącego w systemie KG.
Rejestracja dokumentów
Jak rejestrować operacje ?
Rejestry (kasowe i bankowe) moga dotyczyć dowolnego okresu
(dnia, miesiąca, jednego dokumentu kasowego lub jednego rachunku
bankowego itp).
Dla danej kasy i dla danego rachunku bankowego może być jednak
zawsze otwarty tylko jeden rejestr.
Zarejestrowane pozycje rejestru aktualizuja tymczasowo (do czasu
zatwierdzenia) kartoteki rozrachunków w systemie NA i ZO.
Pozycje rejestru, az do ich zatwierdzenia, można korygować oraz
usuwac. Po rejestracji kazdej pozycji można sprawdzić stan gotowki
w kasie i stan rachunku bankowego.
Po wprowadzeniu ostatniej pozycji do rejestru należy go zatwierdzic
(w funkcji Zatwierdzanie).
Zatwierdzenie rejestru powoduje:
- ostateczna aktualizacje kartotek w systemie NA i ZO,
- obliczenie salda końcowego rejestru. Saldo końcowe staje się
saldem początkowym dla następnego rejestru,
- utworzenie polecenia księgowania.
Po wprowadzeniu wszystkich rejestrów w danym miesiącu:
- można w funkcji: Zamknięcie, zamknąć miesiąc danej kasy oraz banku.
W systemie KB można prowadzić rejestry kasowe i bankowe w roznych
miesiącach. można np. zamknąć miesiąc dla rejestru kasowego (gdyz chcemy
z dniem 1 zacząć prowadzenie rejestru kasowego w następnym miesiącu),
natomiast dalej rejestrować operacje bankowego w danym miesiącu
(gdyz czekamy na ostatnie wyciagi bankowe z tego miesiąca).
- należy zamknąć miesiąc w module Okresowe. Tym samym zakończymy
proces rejestracji dokumentów do tego miesiąca. Funkcja Zamkniecia
miesiąca w module Okresowe nie wymaga zamkniecia poszczegolnych
rejestrów w funkcji Operacje.
Saldo końcowe z ostatniego w danym miesiącu rejestru zostanie
przeniesione na saldo początkowe pierwszego rejestru w kolejnym miesiącu.
Wpłaty w wypłaty
Wpłat i wypłat moga dokonywać:
* Odbiorcy z NA
* Dostawcy z ZO
* Osoby z KB (np. pracownicy pobierajacy i rozliczajacy zaliczki)
* Inne (np. pobranie gotowki z banku do kasy)
Wypłaty i wpłaty moga być dokonywane na zlecenia (ZZZZZZ), komorki (KK)
i jednostki (JJ) organizacyjne oraz inne (XX)).
Wpłaty i wypłaty mogą być:
* Rozliczajace
Operacja rozlicza konkretna fakture zarejestrowana w systemie
NA lub ZO lub pobrana przez osobe z KB zaliczke.
* Do rozliczenia
Operacja pozostaje do rozliczenia, np. przedpłata, nadpłata.
Wprowadza się tu termin rozliczenia oraz symbol odbiorcy,
dostawcy lub pracownika, którego rozliczenie dotyczy.
* Inne
Np. Pobranie gotowki z banku do kasy, wypłata pieniedzy na
okreslone zlecenie (można uzyć w symbolu dekretacji 6-znakowego
symbolu ZZZZZZ).
Wycena walut po kursie średnim
W kasach i bankach walutowych - waluty sa wyceniane po kursie średnim.
Różnice kursowe
Naliczane są różnice kursowe między kursem średnim posiadanej waluty
a kursem dnia operacji (gdy pozbywamy się waluty) w kasie i banku.
Zaokrąglenia kursu średniego
Sposób obliczania zaokrągleń:
1) stan kasy/banku w walucie
2) stan kasy/banku w PLN wynikajacy z przemnożenia kwoty w walucie
przez kurs dla poszczegolnych operacji
3) kurs średni wynikajacy z podzielenia kwoty w PLN przez kwote
w walucie - po zaokrągleniu do 4 miejsc po przecinku.
4) stan kasy/banku w PLN wynikajacy z przemnożenia stanu w walucie
przez kurs średni
Kwotę zaokrąglenia w kasie/banku oblicza się jako różnicę pomiędzy 2) i 4).
Przykład obliczenia zaokrąglenia w kasie walutowej:
WPLATA 200,200.00 EUR x 3.8940 = 778,800.00 PLN
WPLATA 245,278.21 EUR x 3.8841 = 952,685.10 PLN
------------------------------------------------------
Razem 445,278.21 EUR 1,731,485.10 PLN
Kurs średni w kasie:
1,731,485.10 / 445,278.21 = 3.8885 (po zaokrągleniu)
Stan w kasie w PLN wynikajacy z pomnożenia kursu waluty razy stan w EUR
3.8885 x 445,278.21 EUR = 1,731,464.32 PLN
Obliczone zaokrąglenie: 20,78 PLN
Wycena rozrachunku
Rozrachunek zawsze wyceniamy na dzień, w którym następuje jego rozliczenie:
- dla dokumentu pozycji rejestru kasy i banku - rozliczenie w dniu
operacji wpłaty/wypłaty
- dla dokumentu rozliczenia zaliczki - rozliczenie w dniu
wypłacenia zaliczki
- dla dokumentu rozdysponowania nadpłat - rozliczenie w dniu
zarejestrowania nadpłaty
- dla dokumentu kompensat - rozliczenie w dniu umownym
Różnice kursowe
Naliczamy różnicę kursową między kursem dokumentu rozliczanego
(faktury) a kursem z dnia w ktorym następuje jego rozliczenie,
księgujemy je na konto rozrachunku i konto zysków/strat.
Wpłaty i wypłaty w walucie należy rejestrować w kasie/banku walutowym
po kursie z dnia operacji.
W przypadku wpłaty nie powstanie różnica kursowa
ale kwota zmieni odpowiednio kurs średni w kasie.
W przypadku wypłaty powstanie różnica kursowa pomiędzy kursem
średnim (S) a kursem dnia wypłaty (K).
- gdy S < K, to mamy dodatnia różnicę kursowa (zysk)
- gdy S > K, to mamy ujemna różnicę kursowa (strata)
Wpłaty i wypłaty Rozliczajace w walucie dodatkowo moga wygenerowac
różnicę kursowę rozrachunku, gdy kurs z dokumentu rozliczanego (D)
jest różny od kursu dnia operacji (A).
Zapłata zobowiązania:
- gdy D < A, to mamy ujemną różnicę kursowa (strata)
- gdy D > A, to mamy dodatnią różnicę kursowa (zysk).
Zapłata należnosci:
- gdy D < A, to mamy dodatnia różnicę kursowa (zysk)
- gdy D > A, to mamy ujemna różnicę kursowa (strata)
Jesli wpłata lub wypłata odbywa się w innej walucie niż waluta kasy/banku
należy pobrać dodatkowo kurs tej innej waluty w dniu operacji, przeliczyć na
kurs waluty urządzenia w dniu operacji i policzyć różnicę kursowa jw.
Nadpłaty i kompensaty
W KB można rejestrować dokumenty rozdysponowujace nadpłaty w KB, NA, ZO.
Dla wybranego kontrahenta wybierany jest dokument, na ktory bedzie
rozdysponowana nadpłata a następnie pozycja nadpłaty.
W trakcie zatwierdzania rejestru informacje o operacjach
rejestrowane sa rownoczesnie w:
- zbiorze dokumentow
- zbiorze polecen księgowania
Dokumenty poleceń księgowania
3.7 Zamykanie miesiąca
W systemie KB można mieć dowolna ilość otwartych miesięcy.
Zamykanie miesiąca kończy proces rejestracji dokumentów do danego miesiąca.
Miesiąc można zamknąć, gdy wszystkie rejestry utworzone w zamykanym
miesiącu zostaly zatwierdzone (nie musza być zamkniete).
Podczas zamykania miesiąca:
* Salda końcowe z ostatniego rejestru zapisanego w zamykanym
miesiącu sa przenoszone na salda początkowe pierwszego rejestru
w kolejnym miesiącu.
* System sprawdza poprawność zapisów w kartotekach