1. Opis ogólny
2. Wpisywanie terminu ważności
Data pierwotna
Data zmieniona
3. Wydawanie po upływie terminu (wskaźnik)
4. Kontrola terminów ważności
5. Zestawienia i alerty
Zapasy przeterminowane
Listy wyboru LOT/SER
Kończy się termin ważności
6. Terminy ważności. Przykłady zastosowań
7. Terminy ważności na dokumentach
8. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Termin ważności, to data (dzień) utraty ważności, przydatności materiału lub wyrobu.
Kontrola terminów ważności jest szczególnie ważna w branży żywności,
przemyśle farmaceutycznym i bio-chemicznym.
W programie Trawers można nadzorować przydatność materiałów i wyrobów (towarów).
Rejestruje się daty ważności partii asortymentu, kontroluje rozchody.
Tworzy sie zestawienia, raporty i alerty.
Termin ważności (datę) podaje się podczas przyjmowania asortymentu do magazynu.
Data powiązana jest z konkretną partią LOT/SER asortymentu.
Każda partia LOT/SER konkretnego asortymentu może mieć inny termin ważności.
LOT/SER Numerowanie partii
Wskaźniki: LOT/SER, Termin ważności
Aby program prowadził ewidencję partii LOT/SER, w karcie KIM asortymentu
trzeba oznaczyć dwa wskaźniki:
1. Jest ewidencja numerów LOT/SER
---------------------------
Ewidencja partii LOT/SER T <--- [T] LOT/SER
----------------------- -o-
^
|
|
[T] Prowadzić LOT/SER
2. Jest kontrola terminów ważności
-------------------------------
Data ważności T Dni 90 <--- [T] Data ważności
------------ -o- ---------- -o-
^ ^
| |
| |
[T] Ustalać termin Dni ważności
ważności ? (en: Shelf Life)
Dokumenty: Z zatwierdzaniem
NOTE: Transakcje wymagające kontroli terminu ważności należy rejestrować
w trybie: Z zatwierdzaniem.
Gdyż terminy ważności (daty) program zapisuje do kartotek podczas zatwierdzania dokumentów.
Patrz:
Przetwarzanie dokumentów
Zakup asortymentu z terminem ważności
Asortyment LOT/SER --> [T] . Kontrola terminu ważności -->[T]
- Rejestracja pozycji [FA] faktura zakupu w ZO
- Wpisanie numeru LOT/SER
- Program dopisuje kartę LOT/SER w systemie MG (bez ilości i terminu ważności)
- Wpisanie terminu ważności (zapis tylko w pozycji [FA] faktura zakupu)
- Zatwierdzenie [FA] faktury zakupu
- Utworzenie [PR] Przychód magazynowy w MG
- Jednoczesne: wpisanie ilości i terminu ważności do karty LOT/SER w MG
2. Wpisywanie terminu ważności
Data pierwotna
Data zmieniona
Data pierwotna
Przy przyjmowaniu do magazynu asortymentu z kartami LOT/SER,
podaje sie termin ważności i datę produkcji:
o------------------------------------[X]o
| Data produkcji 20xx.07.16 Dni: -3 |
| Data ważności 20xx.07.31 Dni: 12 |
| Liczba dni ważności 15 |
o---------------------------------------o
| F2, F11-kalendarz, (+/-)-zmień, (*)-dz|
o---------------------------------------o
Termin ważności podawany podczas przyjmowania asortymentu do magazynu
program zapamiętuje jako: Data pierwotna (DataWaP).
Pierwotna dlatego, że później można ją zmienić. I jako obowiązujący
jest nowy, zmieniony termin ważności (data ważności) (DataWa).
Zwykle podaje się nową, wyższą datę. Przedłuża się termin ważności.
Program podpowiada:
-----------------------------------------------------
termin [=] dzisiaj [+] ilość dni ważności z karty KIM
-----------------------------------o-----------------
^
|
|
Domyślna ilość dni ważności z KIM (en: Shelf life).
Termin = data dzisiejsza + dni ważności
Podpowiadana podczas przyjmowania asortymentu do magazynu
Stosowane podczas przychodu z własnej produkcji
Przy zakupach zwykle podaje się termin określony przez dostawcę
Karty LOT/SER. Gdy wiele przychodów
Termin ważności powiązany jest z partią LOT/SER.
Każda partia LOT/SER konkretnego asortymentu może mieć inny termin ważności.
Gdy wskaźnik w KIM pozwala na wiele przychodów do jednej karty LOT/SER,
to wszystkie dokumenty przychodu odnoszące się do tej samej karty LOT/SER
muszą wskazywać tę samą datę ważności i tę samą datę produkcji.
Data zmieniona
Termin ważności podawany podczas przyjmowania asortymentu do magazynu
program zapamiętuje jako: Data pierwotna.
Pierwotna dlatego, że później można ją zmienić. I jako obowiązujący
jest nowy, zmieniony termin ważności (data zmieniona).
Obowiązuje data opisana na ekranie: D Ważności (DataWa).
Datę można zmienić, np. gdy posiadacz surowca otrzymuje od producenta
atest jakościowy z terminem ważności, warunkami opakowania i przechowywania.
Przykład: firma produkująca dodatki do żywności: aromaty, koncentraty,
buliony, zagęstniki, konserwanty, agar agar.
3. Wydawanie po upływie terminu (wskaźnik)
Przy wydawaniu, gdy asortyment jest przeterminowany, tj. gdy data ważności minęła
tzn. jest wcześniejsza niż data transakcji (bieżąca), to program
ostrzega lub blokuje transakcję wydania z magazynu.
Zależy do wskaźnika w karcie KIM:
---------------------------------------------
[0] Nie można wydać, gdy po terminie ważności
[1] Zapytać i wydać
---------------------------------------------
Gdy wskaźnik [1] Zapytać i wydać, to podczas próby wydania,
program wyświetla pytanie:
o-------------------------------------------------------o
| Przeterminowane o 12 dni. Data ważności do 20xx.10.31 |
| Czy kontynuować ? |
o-------------------------------------------------------o
Datę (termin) ważności można zapisać kodem kreskowym bezpośrednio
na etykiecie produktu. Można użyć symboliki GS1 DataBar.
W GS1 DataBar zakodowane są: GTIN, data ważności, masa (waga) netto i oznaczenie
partii produkcyjnej LOT/SER. Celem jest zagwarantowanie, że produkt przeterminowany
nie zostanie sprzedany klientowi.
Traceability. Śledzenie drogi
4. Kontrola terminów ważności
Traceability
Kontrola terminów ważności jest szczególnie ważna w branży żywnościowej,
przemyśle farmaceutycznym i bio-chemicznym.
Surowce do produkcji i wytworzone wyroby muszą być identyfikowane
(numery LOT partii i SER serii) i musi być podany termin ważności.
Musi też być możliwość śledzenia drogi surowców i wyrobów na wszystkich
etapach składowania, przemieszczania i przekształcania.
Patrz szczegóły:
Traceability. Śledzenie drogi
Reguła FEFO
Gdy numer partii wskazuje termin ważności, to uzyskuje się, ważną w branży
spożywczej, metodę wydawania FEFO First-to-Expire / First-Out.
W numerze partii LOT/SER zapisać datę produkcji (rrrrmmdd) lub datę ważności
i wybrać kolejne partie zaczynając od najniższego numeru.
Patrz też:
LOT/SER Numerowanie partii
5. Zestawienia
Zapasy przeterminowane
Można otrzymać zestawienie zapasów przeterminowanych lub tych, których
termin ważności zbliża się, np. pozycje które będą przeterminowane
w ostatnim dniu bieżącego miesiąca lub będą przeterminowane za 30 dni,
tzn. pozostało im 30 dni ważności (en: Remaining term, de: Restlaufzeit)
MG > Zapasy > Zapasy bieżące > Przeterminowane Przeglądanie [MG_ZSP70]
MG > Zapasy > Zapasy bieżące > Przeterminowane Wydruk [MG_ZSW70]
Zarządzanie zapasami
Pozycje na zestawieniach można uporządkować wg:
------------------------------------
[I] wg Indeksów (en: On Item Number
[N] wg Nazwy (en: On Item Name)
[D] wg Dostawców (en: On Supplier)
[T] wg Terminów (en: On Expiry)
------------------------------------
Uporządkowanie wg terminów [T] jest stosowane najczęściej.
Warto też zwrócić uwagę, na uporządkowanie wg Dostawców.
Zestawienie o zbliżającym się dniu utraty ważności, jest często argumentem
do wynegocjowania niższych cen u dostawców.
Zapasy przeterminowane mogą być przecenione. Można dla nich utworzyć
odrębny cennik sprzedaży, np. typ 10 Promocyjne dla magazynów.
Cenniki sprzedaży
Można (nie trzeba) podać odrębne ceny dla kart LOT/SER w zależności
od liczby dni ważności.
Listy wyboru LOT/SER
Na listach wyboru, karty LOT/SER można ułożyć wg numerów, dat przychodu
oraz dat ważności.
Decyduje wskaźnik w karcie KIM. Kolejność: [1]
--------------------------------------
1 LOT/SER wg numerów <--- ułożyć wg numerów LOT/SER
2 LOT/SER wg daty ostatniego przychodu <--- ułożyć wg dat ostatniego przychodu
3 LOT/SER wg daty ważności <--- ułożyć wg dat ważności
--------------------------------------
Alert: Kończy się termin ważności
Alert może generować zestawienie indeksów wg kart LOT/SER z kończącym się
terminem ważności. Na zestawieniu jest asortyment, który utraci ważność np. za 7 dni.
Alerty i raportowanie
Adresat: Banki Żywności
Informacje o zbliżającym się końcu daty ważności żywności alert może przekazać
do Banków Żywności, które zajmują się zbieraniem żywności zdatnej do spożycia
lecz wycofanej ze sprzedaży sklepowej. Tak zebrana żywność rozdzielana jest
wśród osób i instytucji potrzebujących.
Alerty i raportowanie
6. Terminy ważności. Przykłady zastosowań
Terminy ważności program wpisuje do pozycji dokumentów (transakcji)
powiązanych z wydawanym asortymentem identyfikowanym numerami LOT/SER.
Dotyczy to dokumentów sprzedaży i dokumentów magazynowych.
Terminy (daty) ważności można umieścić na wydrukach dokumentów tworzonych
wg wzorców. W tabeli pól dla wzorców są odpowiednie pola (maski).
Terminy (daty) ważności umieszczane na wydrukach są informacją dla odbiorców.
Np. w systemie NA Sprzedaż, pole: [şD.waznş] Pozycja - data ważności asortymentu.
Wzorce dokumentów i etykiet
Sytuacje, gdzie termin ważności na wydruku dokumentu (WZ, FV, RW, MM, protokół wydania itp.)
jest realnie przydatny - zwłaszcza gdy Trawers przypina termin do konkretnego LOT/SER
i przenosi go na pozycję transakcji.
1) Apteka / hurtownia farmaceutyczna - kontrola partii i zwroty
* Kierownik apteki przy przyjęciu/rozchodzie chce od razu widzieć datę ważności bez zaglądania do systemu.
* Przy zwrotach do hurtowni często jest warunek: 'przyjmujemy tylko partie z ważnością min. X miesięcy'.
Na wydruku widać to od ręki.
* Przy reklamacji pacjenta łatwiej ustalić, czy wydano produkt z właściwą datą i partią.
2) Produkcja spożywcza i dystrybucja FMCG - FIFO/FEFO i sieci handlowe
* Sklepy i sieci wymagają minimalnego 'shelf-life' przy dostawie (np. 80% terminu).
* WZ z terminami upraszcza kontrolę na rampie.
* Przy rotacji FEFO magazynierzy i odbiorcy widzą, że wydano właściwe partie
(najkrótsza ważność idzie pierwsza).
* Gdy sieć zgłasza wycofanie asortymentu, łatwiej szybko sprawdzić, które dostawy
zawierały daną partię i z jaką datą.
3) Gastronomia / catering / żywienie zbiorowe - HACCP i audyty
* W kuchniach zbiorowych (szkoły, szpitale, firmy cateringowe) audytorzy HACCP
patrzą na identyfikowalność: co, z jakiej partii, do kiedy ważne.
* Wydruk RW/WZ z terminami jest dowodem przy kontroli, że surowce użyto w terminie
i z odpowiedniej partii.
4) Szpitale i wyroby medyczne - bezpieczeństwo pacjenta
* Materiały jednorazowe, implanty, leki, odczynniki laboratoryjne - liczy się ważność i numer serii.
* Na dokumencie wydania na oddział (RW) termin ważności pomaga pielęgniarce/laborantowi
szybko odrzucić materiał 'na granicy' bez szukania w systemie.
* W razie incydentu można łatwiej ustalić, co dokładnie wydano.
5) Chemia, kosmetyki, środki ochrony roślin - wymagania prawne i BHP
* Część produktów ma ograniczony okres stosowania po produkcji/otwarciu; termin na wydruku
pomaga użytkownikowi końcowemu i magazynowi.
* Działy BHP/QA lub kontrola zewnętrzna oczekują dokumentów potwierdzających,
że wydano produkt z aktualną datą.
6) Serwis / gwarancja powiązana z partią (LOT) - rozliczenia i spory
* Gdy klient zgłasza reklamację 'rodukt nie działa', często producent pyta o LOT/SER i czas przydatności.
* Jeśli termin i LOT są na FV/WZ, klient łatwiej dostarczy komplet danych, a firma szybciej
przejdzie procedurę reklamacyjną.
7) Dostawy do klientów z procedurami jakości (ISO, IFS, BRC, GMP)
* Klienci przemysłowi mają procedury przyjęć: wymagają na dokumentach lotu/serii i terminu,
bo bez tego nie przyjmą dostawy albo zatrzymają ją w kwarantannie.
* Wydruk z terminami skraca czas rozładunku i zmniejsza liczbę telefonów 'podajcie terminy do tej dostawy'.
8) Cross-dock / magazyn zewnętrzny / operator logistyczny (3PL)
* Operator często pracuje 'na papierze' w strefie przyjęć/wysyłek.
* Termin na wydruku ułatwia:
* kompletację FEFO,
* kontrolę zgodności wysyłki,
* szybkie wyłapywanie pomyłek ('miała iść partia ważna do 202x-06, a jest 202x-02').
9) Zwroty od klientów i utylizacja przeterminowanych towarów
* Przy zwrocie klient podaje dokument, a magazyn od razu widzi, czy zwrot dotyczy partii jeszcze ważnej.
* Przy utylizacji i protokołach likwidacji łatwo udowodnić, że towar był przeterminowany
(ważne dla księgowości i kontroli).
10) Wycofanie z rynku / recall - szybkość działania
* Gdy producent publikuje wycofanie konkretnej serii lub terminu, firma może:
* szybko znaleźć dokumenty, na których widnieje wskazany LOT i termin,
* poinformować klientów, którzy to dostali,
* ograniczyć zakres akcji (mniej kosztów i paniki).
7. Terminy ważności na dokumentach
Podpowiedzi co, gdzie i jak pokazywać na wydrukach, żeby termin ważności
(z LOT/SER) był użyteczny i czytelny.
7.1 Na jakich wydrukach
1) WZ / dokument wydania do klienta
Odbiorca na rampie/na magazynie patrzy w papier: co dostał, z jakiej partii i do kiedy ważne.
Minimum na WZ:
* LOT/SER
* Termin ważności (data)
* Ilość w danym LOT/SER (ważne gdy jedna pozycja idzie z kilku partii)
2) Faktura (FV/FS) - zależnie od branży
W wielu firmach faktura jest jedynym dokumentem, który klient archiwizuje.
Jeśli klient później reklamuje/robi zwrot/ma audit, a ma tylko FV - termin ważności na FV jest zbawienny.
Praktyka:
* jeśli FV ma dużo pozycji i robi się nieczytelna -> termin dać w załączniku/specyfikacji do FV (druk dodatkowy).
3) RW / wydanie wewnętrzne (produkcja, kuchnia, laboratorium)
W środowiskach HACCP/GMP/ISO RW jest 'dowodem' na to, co poszło na produkcję/zużycie.
* kontrola jakości łatwiej sprawdza, czy nie zużyto przeterminowanego materiału,
* szybciej się analizuje braki i straty partii.
4) MM / przesunięcia międzymagazynowe
W firmach z wieloma magazynami (centralny -> oddziały) MM z terminami:
* pomaga oddziałowi ocenić, czy przyjąć partię,
* ułatwia FEFO w skali całej firmy.
5) Dokumenty reklamacyjne / zwroty / korekty
Posiadanie terminu i LOT/SER na papierze skraca spory.
7.2 Gdzie na wydruku to umieszczać (sprawdzone układy)
Układ A: Osobne kolumny w tabeli pozycji (najczytelniejsze)Kolumny:
* LOT/SER
* Termin ważności
Układ B: Termin w opisie pozycji
Np. w opisie: `LOT: 12345 / Ważne do: 202x-05-31`
Układ C: Sekcja 'Partie/Serie do pozycji'
Pod tabelą (gdy jedna pozycja ma wiele LOT)
* LOT 111 / ważne do 202x-03-31 / ilość 5
* LOT 112 / ważne do 202x04-30 / ilość 10
Trzeba dopilnować powiązania: pozycja <-> partie.
Format daty i czytelność
* YYYY-MM-DD (np. 202x-02-19) - minimalizuje nieporozumienia międzynarodowe i 02/03.
* Przy lekach/żywności czasem warto dodać opis: Ważne do zamiast samej daty.
* Jeśli towar ma 'krótki termin': można wyróżniać (np. pogrubienie)
Najważniejsze w praktyce
1. Powiązanie: pozycja -> LOT/SER -> termin ważności -> ilość
2. Czytelny układ dla sytuacji 'jedna pozycja = wiele partii'
3. Jeśli FV jest archiwizowana zamiast WZ - to termin musi być na FV lub na specyfikacji