NA 5 System Sprzedaży i Rozrachunków z Odbiorcami

Patrz też: Realizacja zamówień sprzedaży Dokumenty sprzedaży Rozrachunki z kontrahentami Odsetki, noty odsetkowe 1. Informacje o systemie .................................. 1.1. Ogólny opis ........................................ 1.2. Cechy systemu ...................................... 1.3. Podstawowe pojęcia używane w systemie .............. 2. Przygotowanie systemu do eksploatacji .................. 2.1. Definiowanie tabel i symboli ....................... 2.1.1. Definiowanie symboli dekretacji .................. 3. Eksploatacja systemu ................................... 3.1. Zakladanie kartoteki odbiorców ..................... 3.2. Wprowadzanie Bilansu Otwarcia ...................... 3.3. Rejestrowanie faktur sprzedaży ..................... 3.3.1. Rejestrowanie nagłówka faktury ................... 3.3.2. Rejestrowania pozycji faktury .................... 3.4. Rejestrowanie faktur korygujacych .................. 3.4.1. Rejestrowanie nagłówka faktury korygujacej........ 3.4.2. Korekta pozycji sprzedaży ........................ 3.4.3. Korekta PTU naleznego ............................ 3.4.4. Korekta rabatu od wartości faktury ............... 3.5. Rejestrowanie faktur zaliczkowych .................. 3.6. Rejestrowanie not obciążeniowych i uznaniowych ..... 3.7. Rejestrowanie faktur powtarzalnych ................. 3.8. Rejestrowanie zamówien ............................. 3.9. Rejestrowanie paragonów ............................ 3.10. Rejestrowanie paragonów korygujacych .............. 3.11. Zatwierdzanie dokumentów .......................... 3.12. Przegladanie i drukowanie informacji .............. 3.13. Obliczanie odsetek ................................ 3.15. Przesyłanie poleceń księgowania do KG 3.16. Rejestr sprzedaży ................................. 3.17. Weryfikacja zapisów w kartotekach ................. 3.17.1. Dokumenty <-> Rozrachunki ....................... 3.17.2. Odbiorcy <-> Rozrachunki ........................ 3.17.3. Kiedy uruchamiać weryfikację? ................... 3.18. Zamykanie okresu obrachunkowego ................... Dodatek A. Zestawienie wydruków ...........................

1. Informacje o systemie

1.1. Ogolny opis

System NA umozliwia rejestracje sprzedaży towarów i usług, zapłat oraz sledzenie na biezaco stanu rozrachunkow z odbiorcami. System NA wspolpracuje z systemami MG, KB i KG. W systemie NA można wystawiać faktury sprzedaży towarów z magazynu (informacje o towarach zapisane są w kartotekach Systemu Gospodarki Magazynowej MG). Rejestracja faktury powoduje zarezerwowanie wskazanych ilości w magazynie. Zatwierdzenie faktury powoduje zmniejszenie ilości i wartosci towarów w kartotekach. System NA wspolpracuje z systemem KB. Podczas rejestrowania operacji kasowych lub bankowych w systemie KB system aktualizuje rozrachunki w NA - fakture wystawiamy w NA, a zapłatę w KB. W wyniku operacji dokonywanych w systemie NA tworzone są polecenia księgowania. Dokumenty sprzedaży (faktury sprzedaży, korygujace, noty uznaniowe i obciążeniowe) wystawiane są w dwóch etapach: * rejestracja dokumentu nie powoduje zmian w kartotekach magazynowych (odpowiednie stany magazynowe są tylko rezerwowane). Powoduje natomiast zmiany w stanach rozrachunkow z odbiorcami. Faktury zarejestrowane ujete są w Rejestrze Sprzedaży. Pozycje dokumentu zarejestrowanego moga być korygowane lub usuwane. Można usunać takze caly dokument. * zatwierdzenie dokumentu (nastepujace natychmiast po zarejestrowaniu lub pozniej) powoduje wprowadzenie zmian w kartotekach systemu (zmiane stanow magazynowych, powstanie poleceń księgowania i ewentualny zapis o realizacji zamówienia). Po zatwierdzeniu dokument można skorygować tylko poprzez wystawienie odpowiedniej faktury korygującej lub noty.

1.2. Cechy systemu

* Mozliwość wystawiania / drukowania faktur sprzedaży towarów i usług. * Wygodna i bezpieczna praca dzieki podzialowi na rejestracje i zatwierdzanie dokumentow. * Mozliwość sprzedaży wedlug wczesniej zarejestrowanych zamówien. * Mozliwość wystawiania / drukowania not obciążeniowych i uznaniowych. * Mozliwość sledzenia na biezaco stanu rozrachunków z odbiorcami. * Emisja szeregu zestawien o ustalonej formie i tresci, np. wydruku faktur nierozliczonych, rozliczonych, zaleglości platniczych, stanow i obrotow. * Mozliwość czynnej wspolpracy z systemem MG i automatyczna aktualizacja ilości i wartosci w kartotekach magazynowych. * Mozliwość wspolpracy z systemem księgowym i transmisji polecen księgowania wynikajacych z operacji dokonanych w systemie NA. * Mozliwość pracy w srodowisku sieci lokalnej i rozleglej * Mozliwość ograniczenia dostepu do systemu poprzez wprowadzenie hasel i nadanie uprawnien. * Prosta obsługa systemu dzieki wykorzystaniu przejrzystego menu do wyboru funkcji, podpowiedzi, list wyboru oraz komunikatow i informacji o popelnionych bledach i wskazujacych sposob rozwiazania problemu. * Mozliwość korzystania ze zdefiniowanych przez uzytkownika wlasnych wzorcow dokumentow oraz różnych zestawien (statystyk sprzedaży). * Wszystkie operacje dotyczace sprzedaży uwzgledniaja podatek PTU. * Bogaty i elastyczny mechanizm rabatow i upustow. * Mozliwość przesylania informacji do drukarki fiskalnej. * Mozliwość naliczania odsetek * Mozliwość okreslenia zakresu wydruku Rejestru Sprzedaży (np. wg okreslonych symboli dekretacji, osobno dla faktur sprzedaży i korygujących), oraz uzyskania rejestru juz na etapie rejestracji faktur

1.3. Podstawowe pojecia uzywane w systemie

Odbiorca Kontrahent, któremu sprzedajemy towar lub usługe. Informacje o odbiorcach zapisane są w kartotece odbiorcow. Dla kazdego odbiorcy w kartotece znajduje się jeden zapis (rekord). Odbiorca identyfikowany jest w kartotece poprzez: - symbol - nazwe - NIP Rozrachunki Zdarzenia gospodarcze moga powodować powstanie zobowiązan wobec innych podmiotow gospodarczych lub instytucji oraz należności od innych podmiotow. Należności i zobowiązania dziela się na: - rozrachunki - te, które zostaly uznane za prawidlowe, - rozliczenia - nie uznane za prawidlowe i oczekujace na wyjasnienie, - roszczenia - kwoty w calości lub czesci nie zaakceptowane przez dluznika, - roszczenia sporne - roszczenia skierowane do komisji arbitrazowej lub sadu w celu ich wyegzekwowania. W dalszym opisie wszystkie rejestrowane w systemie NA zdarzenia okreslać będziemy pojęciem rozrachunki. W NA ewidencjonujemy operacje wpływające na stan należności. Zdarzenia wpływające na stan naszych zobowiązań wobec innych podmiotów ewidencjonujemy w systemie Zakupów i Rozrachunków z Dostawcami ZO. Operacje zwiększające należności od odbiorcow powoduja obciążenie kont rozrachunków z kontrahentami (strona Wn konta Należności). Operacje zmniejszajace należności od odbiorców powoduja uznanie kont rozrachunków z kontrahentami (strona Ma konta Należności). Zdarzeniami gospodarczymi, które powodują powstanie zwiększenia lub zmniejszenia należności są: - faktury sprzedaży i korygujace - paragony i paragony korygujace - zapłaty i zwroty zapłat (w tym zaliczki i nadplaty) - noty uznaniowe i obciążeniowe W systemie NA rejestrujemy następujące dokumenty: Faktury Rejestracja faktur sprzedaży i korygujacych zwiazana jest z operacjami sprzedaży towarów lub usług. Paragony Paragony dokumentuja sprzedaż towarów dla odbiorców gotówkowych (anonimowych). Noty obciążeniowe Operacje zwiekszajace należności od odbiorcy (strona WN), nie ujmowane w Rejestrze Sprzedaży (sluzace np. do rejestracji bilansu otwarcia). Noty uznaniowe Operacje zmniejszajace należności od odbiorcy (strona Ma), nie ujmowane w Rejestrze Sprzedaży (sluzace np. do rejestracji bilansu otwarcia). Dokumenty sprzedaży Odsetki Kwoty z tytulu nieterminowego rozliczenia należności obciążaja odbiorce (strona Wn). Odsetki potencjalne Na sume odsetek potencjalnych skladaja sie: a) odsetki nalezne, tj. od faktur zatwierdzonych, zaplaconych po terminie b) odsetki od faktur zaplaconych po terminie, lecz z nie zatwierdzonymi dokumentami zapłat c) odsetki, które moglibysmy obliczyć od przeterminowanych faktur gdyby zapłata za nie nastapila w dniu: rrrr.mm.dd W raporcie Odsetki potencjalne pojawiaja się wszystkie faktury Odsetki, noty odsetkowe Rabaty Kwoty zmniejszajace należności odbiorcy. Nalicza się je od wartosci faktury wedlug stawek PTU (po zarejestrowaniu wszystkich pozycji dotyczacych sprzedaży). Rabaty udzielone moga być równiez podczas rejestrowania kolejnych pozycji faktury jako upusty z ceny. Cena z upustem pomnozona przez ilość daje wartość pozycji sprzedaży. Nadplaty Jezeli podczas rejestrowania zapłaty wprowadzana kwota bedzie wyzsza od kwoty należności od odbiorcy, to różnica moze zostać zarejestrowana w systemie jako nadplata. Kwote te można bedzie rozdysponować na dowolne faktury lub noty obciążeniowe, gdy tylko zostana one zarejestrowane i zatwierdzone. Kartoteka rozrachunków W systemie NA informacje o stanie rozrachunków zapisane są w kartotece rozrachunków. W dowolnej chwili można przegladać lub drukować zestawienie faktur nierozliczonych i rozliczonych. Stan rozrachunków W systemie NA można przegladać stany i obroty rozrachunków z poszczegolnymi odbiorcami oraz stan wszystkich należności. W funkcji Rozrachunki > Stan Rozrachunków dla kazdego odbiorcy mozemy zobaczyć jego saldo oraz salda wszystkich odbiorców. Dodatkowo mozemy obejrzeć informacje dotyczace faktur nierozliczonych i rozliczonych. Opis pol zestawienia: Faktura/Nota - Numer faktury lub noty rozliczonej badz nierozliczonej. Faktury - Kwoty faktur rozliczonych badz nierozliczonych. Zapłaty - Kwoty zapłat za dana fakture (w tym czesciowych). Należność - różnica miedzy kwota faktury a zapłata za nia. Rozrachunki z kontrahentami Stany i obroty dla danego odbiorcy przegladać można w funkcji Odbiorcy > Stany i obroty. Oprocz przegladania stanów rozrachunków z odbiorcami (Rozrachunki > Stan Rozrachunków) oraz stanów i obrotów dla poszczegolnych odbiorców (Odbiorcy > Stany i Obroty) w systemie NA mozemy równiez uzyskać informacje o powstalych zaleglościach (Rozrachunki > Rozrachunki Zalegle). Rozrachunki Zalegle Informacje na wskazany dzien o fakturach niezaplaconych w calości lub w czesci, których termin płatności już minął. Faktury Wystawianie faktur to podstawowa operacja w systemie NA. Wystawiona faktura dokumentuje sprzedaż towaru lub usługi dla odbiorcy. Operacja ta podzielona jest na dwie fazy: rejestracje oraz zatwierdzanie faktur. - Rejestracja faktury nie powoduje zapisu informacji do kartotek magazynowych (stany magazynowe są rezerwowane, ale nie są zmniejszane). Kartoteki rozrachunków są korygowane o wartosci zarejestrowanych faktur. Tworzone są zapisy w Rejestrze Sprzedaży. Nie tworzone są natomiast Polecenia Księgowania, nie można równiez rozdysponować nadplaty (poprzez fakture tylko zarejestrowana) oraz zarejestrować faktury korygujacej, która koryguje fakture jeszcze nie zatwierdzona. Pozycje faktury zarejestrowanej moga być korygowane. Moze być tez usunieta cala faktura. - Zatwierdzanie faktury powoduje zatwierdzenie zmian w kartotekach systemu: zmiane stanów magazynowych, zapis o realizacji zamówienia, zwiekszenie stanu należności odbiorcy i powstanie dekretów do systemu księgowego. Uwaga! Po zatwierdzeniu faktury nie ma juz mozliwosci jej skorygowania. Jezeli wystapila pomylka w fakturze zatwierdzonej i chcemy te fakture skorygowac, to mozemy to zrobić nota uznaniowa lub wystawić fakture korygujaca. Uwaga! Noty nie są uwzgledniane w Rejestrze Sprzedaży Rejestrowanie Faktury Sprzedaży Fakture rejestruje się korzystajac z funkcji Sprzedaż > Faktury Sprzedaży > Rejestracja. W NA podatek PTU naliczany jest od kazdej pozycji faktury sprzedaży, bezpośrednio po zarejestrowaniu pozycji sprzedaży towarów lub usług. Rejestrowanie Faktury Korygujacej Jezeli faktura zostala zarejestrowana i nie jest jeszcze zatwierdzona, to można ja poprawić w funkcji: Sprzedaż > Faktury Sprzedaży > Korekta. Po zatwierdzeniu faktury sprzedaży nie ma mozliwosci naniesienia jakichkolwiek zmian. Można to zrobić tylko poprzez wystawienie faktury korygujacej w funkcji Sprzedaż > Faktury Korygujace. Faktura korygujaca otrzyma nowy numer i bedzie zapisana w zbiorze faktur ze znakiem minus. Faktura korygujaca dotyczaca zwrotu towaru od odbiorcy po zatwierdzeniu zwieksza stany magazynowe w systemie MG. Przebieg rejestrowania faktur sprzedaży i korygujacych szczegolówo opisany jest w rozdziale: Rejestrowanie faktur. Zatwierdzanie dokumentów Przy zatwierdzaniu kazdego dokumentu (faktur sprzedaży, korygujacych, not uznaniowych i obciążeniowych) system wykonuje nastepujace operacje: - aktualizuje na stale zbior (przy rejestracji aktualizowal go tymczasowo az do zatwierdzenia - można bylo wtedy usunać pozycje lub caly dokument) kartoteki rozrachunków, a zatwierdzony dokument w zależności od rodzaju umieszczony zostaje na stale w: zbiorach faktur nierozliczonych lub rozliczonych. - aktualizuje stan zamówienia, pod warunkiem ze faktura byla wystawiona do wczesniej wprowadzonego zamówienia, - tworzy polecenie księgowania na konta podane w tabeli symboli dekretacji, - aktualizuje ilość i wartosć stanów magazynowych, jezeli wykonano operacje sprzedaży magazynowej z systemu MG. Zatwierdzić można wybrane dokumenty (należy wowczas podać rodzaj i zakres dokumentów) badz wszystkie dokumenty. Jezeli jakies pozycje sprzedaży nie moga być zatwierdzone (np. z powodu braku towaru w magazynie), to równiez nie zostanie zatwierdzona pozycja rabatu od wartosci faktury (liczone są one bowiem od wartosci a nie od pozycji). Dopiero po usunieciu przyczyny niezatwierdzenia faktury (np. po przyjeciu towaru do magazynu), pozycje rabatu będą mogly być zatwierdzone. PTU - podatek od towarów i usług Jest to potracalny, wielofazowy podatek obrotowy. Wielofazowy dlatego, gdyz przechodzi wraz z towarem lub usługa od jednego podmiotu gospodarczego do drugiego podmiotu. Potracalny dlatego, gdyz podmiot gospodarczy ma prawo zmniejszyć kwote podatku naleznego o kwote podatku naliczonego przy zakupie towarów i usług. Faktura VAT Dokument stwierdzajacy dokonanie sprzedaży. Wyglad i zawartosć dokumentu mozemy sami definiować wykorzystujac mechanizm wzorców dokumentów. P. System NA, podczas wystawiania faktur, ustala kwote podatku PTU w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku (a nie jako suma wartosci netto razy (*) stawka podatkowa). Czy taki sposob obliczen jest prawidlowy ?. O. Tak. Przepisy pozwalaja na taki sposob obliczania kwoty PTU. Patrz: Rozp. MF z 22 grudnia 1999 - Rozdz. 13 $ 37 p.2 Jezeli powstana różnice kwot PTU (na przykład jesli w oddziale firmy zastosowany zostal inny system sprzedaży), to wystarczy zarejestrować je jako dodatkowa pozycje Rabat od calej faktury PTU. Kwote PTU można podać jako zwiekszenie lub zmniejszenie. Faktura korygujaca Fakture korygujaca wystawia sie, gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatow lub podwyzszono cene oraz w razie stwierdzenia pomylki w cenie, stawce lub kwocie podatku badz w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Faktura korygujaca wystawiona w przypadku pomylek powinna zawierać dane i kwoty podane w omylkowej wysokosci (Bylo) oraz dane i kwoty w wysokosci prawidlowej (Jest). Gdy pomylka nastapila w oznaczeniu asortymentu, np. klient pobral czajnik a na fakturze zapisano: patelnia, to trzeba wystawić fakture korygujaca: Bylo: patelnia = 1 Jest: patelnia = 0 Oraz, dodatkowo, wystawić zwykla fakture sprzedaży na: czajnik = 1. Na fakturze sprzedaży, w pozycji dodatkowego opisu. szczegolówo opisać powody wystawienia faktury. NOTE: Nie można zapisać na fakturze korygujacej Bylo: patelnia = 1 Jest: patelnia = 0 Bylo: czajnik = 0 Jest: czajnik = 1 Fakture sprzedaży należy wystawić w miesiącu biezacym. A adresat faktur ew. korekty w swojej ewidencji powinien dokonać notami księgowymi (wg PN 04/2010) NIP Numer identyfikacyjny podatnika, który zlozyl zgloszenie rejestracyjne, nadany mu przez Urzad. Podatek naliczony Suma kwot podatków okreslonych w fakturach, stwierdzajacych nabycie towarów i usług, z uwzglednieniem rabatów (bonifikat, upustów, uznanych reklamacji i skont), a w przypadku importu - jest to suma kwot podatku wynikajacych z dokumentów odprawy celnej. Podatek nalezny Podatek wynikajacy ze sprzedaży (wystawionych faktur za towary i usługi). Co podatnik musi ewidencjonowac? - Musi obliczać podatek nalezny, wynikajacy ze sprzedaży (wystawionych faktur wlasnych), - Musi rejestrować podatek zawarty w towarach i usługach zakupionych (na podstawie faktur od dostawców). Na podstawie w/w dokumentów podatnik oblicza kwote do zapłaty dla budzetu tj. podatek nalezny minus podatek zawarty w zakupach (naliczony). Rozliczenie odbywa się co miesiąc. - Musi mieć takze mozliwość utworzenia zestawien pokazujacych sprzedaż, zakup i zwiazane z nimi stawki i kwoty podatków. W systemie NA zestawienia takie można otrzymać korzystajac z funkcji Okresowe > Rejestr sprzedaży. Rejestr sprzedaży można uzyskać dla wybranego zakresu dat badz numerów faktur, dla wybranych symboli dekretacji, osobno dla faktur sprzedaży i korygujacych. Rejestr sprzedaży nie zawiera informacji o notach uznaniowych i obciążeniowych. System NA umozliwia wystawianie faktur VAT i korygujacych zawierajacych wszystkie dane wymagane przez odpowiednie przepisy prawne. Wszystkie operacje z wyjatkiem not obciążeniowych i uznaniowych wykonywane w systemie NA uwzgledniaja PTU i pozwalaja na wlasciwe jego obliczenie i księgowanie. Uwagi: - Cena towaru moze być podawana jako cena netto (bez PTU) lub brutto (z PTU). - Przy sprzedaży magazynowej system wyswietla numer tabeli PTU i stawke dla tego numeru w tabeli.

2. Przygotowanie systemu do eksploatacji

2.1. Definiowanie tabel i symboli

2.1.1. Definiowanie symboli dekretacji

Symbole dekretacji okreslaja, na jakie konta maja być tworzone polecenia księgowania do systemu księgowego podczas wykonywania poszczegolnych dekretacji w systemie NA.

3. Eksploatacja systemu

3.1. Zakladanie kartoteki odbiorców

Informacje dotyczace nowych odbiorców mozemy wprowadzić w module Odbiorcy w funkcji Kartoteka Odbiorców > Dopisywanie oraz podczas rejestrowania dokumentów. W trakcie rejestrowania dokumentów, w polu symbol odbiorcy wyswietlona zostanie (F2) lista wprowadzonych odbiorców wedlug symboli. Można równiez szukać odbiorcy po nazwie. Trzeba przejść wtedy na pole nazwa odbiorcy (TAB) i wpisać szukana nazwe firmy lub cześć tej nazwy. Po nacisnieciu F3 system wyswietli wszystkich odbiorców, których nazwa zawiera wpisany fragment. np. po wpisaniu do pola nazwa odbiorcy fragmentu: Budo (F3) system wyszuka i wyswietli liste odbiorców: Budolwex Sp. z O.O Domex Przeds. Budowlane Kaczkowski M. Firma Budowlana Zaleca się wpisywanie nazw rozpoczynajacych się od nazwy firmy np. Oceanik Spolka z O.O, a nie Spolka z O.O Oceanik. Przyspieszy to wyszukiwanie odbiorcy wedlug nazwy.

3.2. Wprowadzanie Bilansu Otwarcia

(wprowadzanie stanów początkowych należności) Bilans otwarcia w systemie NA wprowadza się w funkcji: Inne obciążenia lub Inne uznania. Jezeli rozpoczynamy prace z systemem w polowie roku, to mozemy wpisać bilans otwarcia w miesiącu poprzedzajacym m-c, w którym chcemy rejestrować dokumenty np. chcemy rozpoczać prace w czerwcu, to bilans otwarcia czyli faktury nie rozliczone na koniec maja wpisujemy w Innych obciążeniach lub uznaniach w m-cu maju Można rowniez wpisywać dokumenty z m-c biezacego (tu z czerwca) i jednoczesnie wprowadzać wstecz dokumenty z miesiecy poprzednich.

3.3. Rejestrowanie faktur sprzedaży

Rejestrowanie faktur sprzedaży to podstawowa operacja w systemie NA, dokumentujaca sprzedaż towaru lub usług odbiorcom. Rejestracja faktury odbywa się w kilku pozycjach: 1. najpierw rejestrujemy pozycje sprzedaży towarow lub usług. 2. jezeli chcemy udzielić odbiorcy rabatu od calej wartosci faktury, to mozemy to zrobić w kolejnej pozycji Rabat od wartosci f-ry wg stawki PTU. Po podaniu stawki rabatu, program zmniejszy wartość netto faktury oraz wartość PTU o % rabatu. 3. w pozycji Opakowania zwrotne rejestrujemy obrot opakowaniami zwrotnymi. Obrot ten nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT i nie jest ujmowany w rejestrze sprzedaży. 4. mozemy umiescić dowolny dodatkowy opis

3.3.1. Rejestrowanie nagłówka faktury

Odbiorca - Podajemy symbol lub nazwe odbiorcy, któremu wystawiamy fakturę. Jeżeli odbiorca znajduje się już w kartotece, to jego symbol można znaleźć na dostępnej liście wyboru (klawisz F2). Można również znaleźć odbiorcę po nazwie (szczegółowo jest to opisane w rozdziale Zakładanie kartoteki odbiorców). Pozostałe dane system wprowadzi sam, czerpiąc je z kartoteki. Jeśli wpiszemy nową nazwę (lub symbol), to system da nam okazje natychmiastowego dopisania nowego odbiorcy do kartoteki. Możemy również skorzystać z czynności importu danych REGON: * należy wybrać wyszukiwanie odbiorcy wg NIP [F5] * z listy menu wybrać: Wpisz od nowa - pobierz z GUS wg NIP * po wczytaniu danych - zapisać je [F8] Nr dokumentu - Zostanie wpisany automatycznie. Jezeli w parametrach firmy okreslilismy ilość poczatkowych liter w numerze dokumentu, to należy je wprowadzic, a system wpisze po nich kolejny numer faktury oraz miesiąc obliczeniowy i rok np. FV0154/05/13 Numeracja podpowiadana przez system jest naliczana w ramach miesiąca tzn. ze np. pierwszy dokument w lutym roku 2013 bedzie mial numer 000001/02/13. Numer ten można zmienic. Jezeli np. chcemy, zeby faktury byly numerowane narastajaco w ciagu roku, to w kazdym kolejnym miesiącu należy zmienić pierwszy numer faktury na kolejny liczony od poczatku roku. Przy rejestracji nastepnej faktury system poda kolejny numer faktury. Na przykład, np. jezeli w styczniu wystawilismy 110 faktur, to w powyzszym przykładzie zmienimy numer 1 na 111; przy wystawianiu kolejnej faktury program poda numer kolejny czyli 000112/02/13 Naciskajać klawisz F3 można zobaczyć liste wszystkich zarejestrowanych faktur. System nie pozwoli na ponowne nadanie numeru juz uzytego. Z dnia - Wpisujemy dzien rejestracji/wystawienia faktury. Miesiąc jest juz podany przez system (jest taki sam jak miesiąc obliczeniowy) i nie można go zmienic. Data sprzedaży - Wpisujemy date sprzedaży M-c PTU Patrz opis: Rejestr PTU (VAT) Adresat - Podajemy symbol i nazwe adresata faktury (moze być inny niz odbiorca - platnik faktury). Nazwe i adres adresata mozemy umiescić na wydruku faktury. Odbierajacy - Osoba upowazniona do odbioru faktury. System podpowiada nazwisko wpisane do karty odbiorcy. Termin płatności - System wyświetli datę (można ją zmienić) Wynikajaca z przypisanej temu odbiorcy w kartotece ilości dni do zapłaty. Forma - Wybieramy z listy (gotowka, przelew, czek) forme platnosci za fakture. Uwagi - Podajemy dowolny tekst, który moze znalezć się na fakturze.

3.3.2. Rejestrowania pozycji faktury

Po wypelnieniu naglowka wypelniamy pozycje faktury. Mozemy wpisać nastepujace rodzaje pozycji: 1. Sprzedaż towarow 2. Sprzedaż usług 3. Rabat od calej faktury wg PTU 4. Wydanie i zwrot opakowan 5. Dodatkowy opis

Sprzedaż towarow

Nr pozycji - Faktury moga być wielopozycyjne. System automatycznie wyswietla kolejne pozycje faktury. Mg/Gr/Indeks - Wybieramy magazynu, z którego sprzedajemy towar, grupe oraz indeks lub nazwe. System odszukuje karte magazynowa i wypelnia pola: PTU, Jm i cene sprzedaży. PTU - System wyswietla nr PTU z karty magazynowej. Jm - System wyswietla jednostke miary z karty magazynowej. Ilość - Podajemy ilość sprzedawanego towaru. Jezeli wpiszemy ilość wieksza niz jest na stanie w magazynie, to system zapyta: Czy rejestrować ilość wieksza niz dostepna w magazynie? Zarejestrowanie faktury powoduje rezerwacje podanej ilości. Dopiero zatwierdzenie faktury spowoduje rozchod. Zatwierdzić można jednak tylko tyle, ile jest w magazynie. Cena (netto lub brutto) - System wyswietla jedna z cen sprzedaży z cennika: 1...6 w zależności od numeru podanego w karcie odbiorcy. Upust - System podpowiada % upustu wynikajacy z wartosci pola Nr upustu w karcie odbiorcy (patrz opis). Cena z upustem - Wyliczana przez system. Wartość - Wyliczana przez system. Operacja sprzedaży i PTU - Podajemy symbole dekretacji sprzedaży i PTU z tabeli dekretacji. Z podanymi operacjami zwiazana jest dekretacja, czyli tworzenie polecen księgowania. Polecenia księgowania tworzone są dla sprzedaży netto (cena * ilość) i PTU naleznego (sprzedaż netto * stawka PTU z karty magazynowej).

Sprzedaż usług

Pozycja sprzedaży usług rejestrowana jest podobnie jak pozycja sprzedaży towarów. Informacje o usludze (indeks, nazwa, jm. cena, itd) pobierane są z KIM.

[U] Rabat od całej faktury wg PTU

Upust od ceny sprzedaży towaru lub usługi zostal juz opisany wyżej (rejestrowanie pozycji sprzedaży towarów i usług). Mozemy równiez udzielać rabatu od calej faktury, np. po osiagnieciu okreslonej wartosci faktury. Udzielony rabat musi proporcjonalnie zmniejszyć wartość sprzedaży netto i wartość PTU i być odpowiednio zaksięgowany. System automatycznie wyliczy wartość zmniejszajaca sprzedaż netto i kwote PTU naleznego. Po zarejestrowaniu podatku PTU, można zarejestrować rabat od wartosci faktury wedlug stawek PTU. % - Wpisujemy % rabatu. O ten % zostanie zmniejszona wartość sprzedaży netto i PTU nalezny. PTU: Nr, Stawka - Z listy wyboru (F2) wybieramy numer i stawke podatku. Kwota rabatu zostanie obliczona od wartosci netto wedlug wybranej stawki PTU. Netto - rabat, PTU - rabat - Wybieramy symbole dekretacji, które okreslaja sposob księgowania. Sprzedaż, PTU nalezny - Po wybraniu numeru i stawki PTU pola: Sprzedaż i PTU nalezny zostana automatycznie uzupelnione przez system. Rabat, Operacja - Wybieramy symbol dekretacji dla korekt sprzedaży. Wartość - Po podaniu stawki rabatu system sam wyliczy wartość rabatu. Kwoty tej nie można zmienic. PTU-rabat, Operacja - Wybieramy symbol dekretacji dla korekty PTU naleznego. Wartość - System obliczy kwote korekty PTU zgodnie ze stawka rabatu. Kwoty tej nie można zmienic. W stopce faktury można wydrukować podsumowanie udzielonych rabatów Np. ----------------------------------------------- Wartość sprzedaży 100.00 PTU stawka 23% 23.00 Rabat od wartości wg stawki PTU 23% 10.00% ----------------------------------------------- W stopce faktury: ----------------------------------------------- Rabaty od faktury 10.00 % rabatu od faktury wg PTU 01 -10.00 kwota netto rabatu od faktury wg PTU 01 -2.30 kwota PTU rabatu od faktury wg PTU 01 -12.30 suma brutto rabatu od faktury -----------------------------------------------

Rejestracja obrotu opakowaniami zwrotnymi

Opakowania asortymentu

Dodatkowy opis

Na fakturze mozemy umieszczać pozycje z dodatkowym opisem, np. opisy wykonanych usług, opisy warunkow gwarancji towarow. W tabeli dodatkowych opisow moga być umieszczone typowe, powtarzalne opisy, które tutaj mozemy wykorzystac. Dodatkowy opis (memo) można umieścić także bezpośrednio w pozycji sprzedaży. Nie trzeba dopisywać kolejnej pozycji opisu.

3.4. Rejestrowanie faktur korygujacych

Faktura korygujaca odnosi się do wczesniej wystawionej faktury sprzedaży (faktury korygowanej). Faktura korygowana musi być zatwierdzona [v]. Faktura korygujaca ma swoj własny, nowy numer i dodatkowo nr faktury korygowanej. Rachunki uproszczone korygujace rejestruje się tak samo jak faktury, jedynie wydruk jest różny, zalezy od tego, czy odbiorca jest platnikiem PTU czy nie. Operacja wykonywana jest w dwoch etapach: rejestrowanie i zatwierdzanie. Zarejestrowane faktury pojawiaja się w rejestrze sprzedaży oraz w kartotece rozrachunkow (zwiekszenie lub zmniejszenie należności od odbiorcow - w zależności od charakteru korekty). Zarejestrowanie zmniejszenia sprzedaży pozycji z magazynu powoduje zwrot do magazynu (podczas zatwierdzania). Faktury zarejestrowane, do czasu zatwierdzenia, moga być korygowane. Zatwierdzenie faktury spowoduje zmiany stanow magazynowych oraz utworzenie polecen księgowania w systemie sprzedaży i systemie magazynowym. Faktury korygowane, tj. źródłowe - te do których odnosi się faktura korygujaca, powinny być wczesniej zatwierdzone.

3.4.1. Rejestrowanie naglowka faktury korygujacej

Podajemy: Odbiorca - Podajemy symbol lub nazwe odbiorcy, dla którego wystawiamy fakture. Wybieramy odbiorce z kartoteki (F2 lub F3) lub dopisujemy nowego. Nr dokumentu - Zostanie podpowiedziany kolejny numer dokumentu. Jezeli numer zbudowany jest z liter i cyfr (patrz parametry firmy), to podajemy poczatkowe litery, np. FA, i system wyswietli kolejny numer np. FA0124, FA0125, itp. System prowadzi numeracje narastajaco w ramach miesiąca, np. FV0057/05/10 oznacza fakture VAT nr 57 w maju 2010 r. Numer ten można zmienic. Jezeli np. chcemy, zeby faktury byly numerowane narastajaco w ciagu roku, to w kazdym kolejnym miesiącu należy zmienić pierwszy numer faktury na kolejny liczony od poczatku roku. Przy rejestracji nastepnej faktury system poda kolejny numer faktury. Z dnia - Wpisujemy dzien rejestracji/wystawienia faktury. Miesiąc jest juz podany przez system (jest taki sam jak miesiąc obliczeniowy) i nie można go zmienic. Data korekty - Wpisujemy date. Nr korygowany - należy podac, z jakiego miesiąca i roku jest faktura korygowana, a nastepnie podać lub wybrać z listy danych (F2) numer tej faktury. Adresat - Podajemy symbol i nazwe adresata faktury (moze być inny niz odbiorca - platnik faktury). Nazwe i adres adresata mozemy umiescić na wydruku faktury. Odbierajacy - Osoba upowazniona do odbioru faktury. System podpowiada nazwisko wpisane do karty odbiorcy. Termin - Termin zapłaty. System podpowiada termin obliczony nastepujaco: Data rejestracji + liczba dni do zapłaty (z karty odbiorcy). Forma - Podajemy forme platnosci (gotowka, przelew, czek,...). System podpowiada forme podana w karcie odbiorcy. Uwagi - Podajemy dowolny tekst, który można umiescić na wydruku faktury.

3.4.2. Korekta pozycji sprzedaży

Korekta pozycji sprzedaży pozwala na zmiane ilości, ceny, upustu oraz numeru tabeli PTU dla sprzedanego towaru lub usługi. Można rowniez zmienić symbol dekretacji sprzedaży. Uwaga! Faktura korygowana zostanie anulowana, a pozycje faktury korygujacej zostana dopisane zgodnie z podanymi symbolami dekretacji dla sprzedaży, PTU naleznego itd. Na ekranie podane są nastepujace informacje: Poz. - Numer pozycji faktury korygujacej Nr poz. koryg. - Pozycja faktury korygowanej. Jezeli chcemy skorygować np. 4 pozycje okreslonej faktury sprzedaży, to należy wpisać w to pole 4. System przywola wtedy informacje wprowadzone w tej pozycji. Magazyn, Gr/Indeks, J.m. - Magazyn, grupa, indeks i jednostka miary są wyswietlane automatycznie przez system - są to informacje wprowadzone w pozycji faktury sprzedaży, która teraz jest korygowana. Pozycja-byla - Wyswietlone są tu wszystkie informacje dotyczace korygowanej pozycji sprzedaży. Pozycja-jest - Dokonywane są tu wlasciwe korekty pozycji. Zmienić można: symbol dekretacji, ilość (jezeli nastapil zwrot calości, to ilość=0), cene, upust oraz numer tabeli PTU. Wartość korekty - Jezeli wprowadzimy w Pozycja-jest zmiany, to w rownoleglych polach w Wartosci korekty wyswietlone zostana kwoty korekty. Pola te są jedynie informacyjne i nie można ich zmienic. Po naniesieniu ewentualnych zmian, system poprosi o podanie symbolu dekretacji (dekretacji) anulowania sprzedaży (dostepne są symbole dekretacji dla rodzaju: korekta (-) sprzedaży z magazynu lub korekta sprzedaży usług). Kwoty zapisane w korygowanej pozycji sprzedaży zostana anulowane, nowe skorygowane kwoty zostana zapisane na konta zdefiniowane w symbolu dekretacji wyswietlonym w polu: Operacja sprz.

3.4.3. Korekta PTU naleznego

Korekta PTU naleznego rejestruje się automatycznie podczas korygowania pozycji sprzedaży.

3.4.4. Korekta rabatu od wartosci faktury

W pozycji Korygujaca - rabat od wartosci f-ry wg stawki PTU można zmienić stawke rabatu. W pierwszej kolejnosci należy wybrać numer tabeli PTU, gdyz rabat jest naliczany od wartosci faktury wedlug stawek PTU. W polu Stawka rabatu wpisujemy aktualna stawke procentowa. System wyliczy dwie kwoty: rabatu netto (wartość netto wg danej stawki PTU * % rabatu) oraz rabat PTU (kwota PTU dla danej stawki * % rabatu). O te kwoty zostanie zmniejszona należność oraz odpowiednio sprzedaż i PTU. W polach Operacja rabat i Rabat PTU należy wpisać symbol dekretacji odpowiednio dla korekt(-) sprzedaży z magazynu i usług i dla korekty(-) PTU (VAT) naleznego. Podczas wprowadzania faktury korygujacej można rowniez zarejestrować obrot opakowaniami zwrotnymi. Zarejestrowane faktury korygujace można korygowac, usuwac, przegladać i drukowac.

3.5. Rejestrowanie faktur zaliczkowych

Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie zaliczki (przedplaty) na poczet sprzedaży towarow lub usług. Otrzymane zaliczki uwzgledniane są przy wystawianiu faktury koncowej. Faktura zaliczkowa musi być powiazana z zamówieniem sprzedaży. Przedpłaty. Faktury zaliczkowe

3.6. Rejestrowanie not obciążeniowych i uznaniowych

Jezeli powstanie zdarzenie gospodarcze, które nie jest faktura ani zapłatą, a jednak wpływa na stan rozrachunków z odbiorca (np. bilans otwarcia, kompensata należności z zobowiązaniami), to można je zarejestrować jako: * nota obciążeniowa - gdy kwota rejestrowana jest po stronie Wn odbiorcy (nastepuje zwiekszenie należności od odbiorcy), * nota uznaniowa - gdy kwota rejestrowana jest po stronie Ma odbiorcy (nastepuje zmniejszenie należności od odbiorcy) Rozrachunki z kontrahentami Uwaga: Noty nie są ujmowane w rejestrze sprzedaży. Aby zarejestrować note (obciążeniowa lub uznaniowa) trzeba podać następujące informacje: Odbiorca - Symbol odbiorcy, któremu wystawiamy note. Można rowniez dopisać nowego odbiorce - po podaniu symbolu, który nie zostal jeszcze wprowadzony, system zapyta, czy chcemy dopisać nowego odbiorce. Nr dokumentu - System wyswietli numer kolejnego dokumentu. Jezeli w parametrach firmy ustalilismy ilość liter w numerze dokumentu na 1 lub 2, to system wyswietli kolejny numer dopiero po podaniu 1 lub 2 pierwszych liter. Data - Data rejestrowania noty. System wyswietla date podana w czolowce programu. Miesiąc musi być taki sam jak miesiąc obliczeniowy. Termin platnosci - Podaje się dzien, do którego dana nota powinna zostać rozliczona. Forma - Forma platnosci za note. Do wyboru mamy: czek, przelew oraz gotowke. Uwagi - Wpisujemy ewentualne uwagi do noty, które moga być wydrukowane. Nr poz. - Numer pozycji noty Dotyczy faktury/noty - Tego pola nie wypelniamy dla not obciążeniowych. Operacje zwiekszajace należności musza być jednoznacznie identyfikowane. Operacja - Symbol dekretacji precyzujacy charakter noty i okreslajacy sposob tworzenia polecen księgowania. Symbol musi być uprzednio zdefiniowany w funkcji Tabele > Symbole dekretacji. Wartość - Wartość pozycji noty. Podczas rejestracji kolejnych pozycji noty, sumowane są wartosci pozycji. Suma ta wyswietlana jest w prawym dolnym rogu ekranu. Po zarejestrowaniu noty można ja od razu zatwierdzić (jezeli w parametrach firmy zadeklarowalismy, ze dokument ma być zatwierdzany tuz po zarejestrowaniu) lub zrobić to w funkcji Sprzedaż > Zatwierdzanie.

3.7. Rejestrowanie faktur powtarzalnych

Zdarza sie, ze wystawiamy takie same lub podobne faktury wielokrotnie, z okreslona czestotliwoscia np. co miesiąc. Takie faktury mozemy zdefiniować w systemie jako powtarzalne. Podczas definiowania faktur powtarzalnych podajemy typowe informacje niezbedne dla utworzenia faktury, takie jak: odbiorca, forma platnosci, numer pozycji, symbol dekretacji, rodzaj dekretacji (usługa, opis), magazyn, grupa, indeks, nazwa, jednostka miary, ilość i cena netto sprzedawanego produktu lub usługi, upust od ceny oraz numer tabeli PTU dla kazdej z pozycji. Fakture powtarzalną można przepisać do faktury sprzedaży.

3.8. Rejestrowanie zamówien

Realizacja zamówień sprzedaży

3.9. Rejestrowanie paragonow

Paragony dokumentuja sprzedaż towarow dla odbiorcy gotówkowego (anonimowego). Odbiorca gotowkówy jest umownym odbiorca, dla którego gromadzimy sprzedaż nie wymagajaca wystawiania dokumentow imiennych. Sprzedaż paragonowa jest sprzedażą gotowkówą tzn. musimy natychmiast wprowadzić zapłatę. Sprzedaż paragonowa prowadzona jest w cenach brutto. Symbol i nazwe odbiorcy gotowkówego wpisujemy do kartoteki odbiorcow. Symbol odbiorcy gotowkówego podajemy w parametrach firmy. Operacja wykonywana jest w dwoch etapach: rejestrowanie i zatwierdzanie. Zarejestrowane paragony pojawiaja się w rejestrze sprzedaży. Zarejestrowanie pozycji sprzedaży towaru powoduje zarezerwowanie stanow magazynowych. Zatwierdzenie paragonu spowoduje zmniejszenie stanow magazynowych oraz utworzenie polecen księgowania w systemie sprzedaży i systemie magazynowym. Paragony zatwierdzone nie moga być korygowane. Paragony zatwierdzone moga być sfiskalizowane na drukarce fiskalnej. Paragon niezatwierdzony można zamienić na fakturę w funkcji: NA > Sprzedaż > Paragony > Zamiana na [FA] Sprzedaż detaliczna

Rejestrowanie naglowka paragonu

Podajemy: Odbiorca - System automatycznie wyswietli odbiorce gotowkowego, którego symbol podamy w parametrach firmy. Nr dokumentu - Zostanie podpowiedziany kolejny numer dokumentu. Z dnia - Wpisujemy dzien rejestracji/wystawienia paragonu. Miesiąc jest juz podany przez system (jest taki sam jak miesiąc obliczeniowy) i nie można go zmienic. Data sprzedaży - Wpisujemy date sprzedaży.

Rejestrowanie pozycji paragonu

Po wypelnieniu naglowka wypelniamy pozycje paragonu. Mozemy wpisać nastepujace rodzaje pozycji: 1. Sprzedaż towarow 2. Rabat od celego paragonu wg PTU 3. Wydanie i zwrot opakowan 4. Zapłata

Sprzedaż towarow

Nr pozycji - Paragony moga być wielopozycyjne. System automatycznie wyswietla kolejne pozycje. Mg/Gr/Indeks - System automatycznie wyswietli numer magazynu, który podamy w parametrach firmy. Wybieramy grupe oraz indeks lub nazwe. System odszukuje karte magazynowa i wypelnia pola: PTU, Jm i cene sprzedaży brutto. PTU - System wyswietla nr PTU z karty magazynowej. Jm - System wyswietla jednostke miary z karty magazynowej Ilość - Podajemy ilość sprzedawanego towaru. Jezeli wpiszemy ilość wieksza niz jest na stanie w magazynie, to system zapyta: Czy rejestrować ilość wieksza niz dostepna w magazynie? Zarejestrowanie paragonu powoduje rezerwacje podanej ilości. Dopiero zatwierdzenie spowoduje rozchod. Zatwierdzić można jednak tylko tyle, ile jest w magazynie. Cena brutto - System wyswietla jedna z cen sprzedaży brutto z cennika: 4...6 w zależności od numeru podanego w karcie odbiorcy. Upust - System podpowiada % upustu wynikajacy z wartosci pola Nr upustu w karcie odbiorcy (patrz opis). Cena z upustem - Wyliczana przez system Wartość - Wyliczana przez system Operacja sprzedaży i PTU - Podajemy symbole dekretacji sprzedaży i PTU z tabeli dekretacji. Polecenia księgowania tworzone są dla sprzedaży netto (cena * ilość) i PTU naleznego (sprzedaż netto * stawka PTU z karty magazynowej).

Rabat od całego paragonu wg PTU

Upust od ceny sprzedaży towaru lub usługi został już opisany wyżej (rejestrowanie pozycji sprzedaży). Tutaj opiszemy sposob udzielania rabatu od calości paragonu, np. po osiagnieciu okreslonej sumy wartosci. Udzielony rabat musi proporcjonalnie zmniejszyć wartość sprzedaży netto i wartość PTU i być odpowiednio zaksięgowany. Podajemy: % - Wielkość udzielonego rabatu. PTU: Nr, Stawka - Z listy wyboru wybieramy numer i stawke podatku. Netto - rabat, PTU - rabat - Wybieramy symbole dekretacji, które okreslaja sposob księgowania. System automatycznie wyliczy wartość zmniejszajaca sprzedaż netto i kwote PTU naleznego.

Wydanie i zwrot opakowan

Opakowania asortymentu

Zapłata

Paragon (sprzedaż gotowkówa) musi być zaplacony. Platnosci nie można odroczyc. Podajemy: F8-zapłata Zapłata zapisywana jest do kasy w systemie KB Zarządzanie płatnościami

3.10. Rejestrowanie paragonow korygujacych

Paragon korygujacy odnosi się do wczesniej wystawionego paragonu sprzedaży (dokumentu korygowanego). Paragon korygowany musi być zatwierdzony. Paragon korygowany ma swoj wlasny, nowy numer i dodatkowo nr paragonu korygowanego. Operacja wykonywana jest w dwoch etapach: rejestrowanie i zatwierdzanie. Zarejestrowany paragon pojawi się w rejestrze sprzedaży. Zarejestrowanie zmniejszenia sprzedaży pozycji z magazynu powoduje zwrot do magazynu (podczas zatwierdzania). Zatwierdzenie paragonu spowoduje zmiany stanow magazynowych, oraz utworzenie polecen księgowania w systemie sprzedaży i systemie magazynowym. Paragony zatwierdzone nie moga być korygowane. Po zarejestrowaniu paragonu musimy zarejestrować zapłatę lub zwrot zapłaty.

Rejestrowanie pozycji paragonu korygujacego

Po wypelnieniu naglowka wypelniamy pozycje. Korekta pozycji sprzedaży pozwala na zmiane ilości, ceny, upustu oraz numeru tabeli PTU dla sprzedanego towaru. Można rowniez zmienić symbol dekretacji dla sprzedaży. Uwaga! Paragon korygowany zostanie anulowany, a pozycje paragonu korygujacego zostana dopisane zgodnie z podanymi symbolami dekretacji dla sprzedaży, PTU naleznego itp. Podajemy: Nr pozycji - Numer pozycji paragonu korygujacego. Nr poz.koryg. - Pozycja paragonu korygowanego. Jezeli chcemy skorygować np. 4 pozycje, to należy wpisać w to pole 4. System przywola wtedy informacje wprowadzone w czwartej pozycji paragonu korygowanego. Mg/Gr/Indeks - Magazyn, grupa, indeks i jednostka miary są wyswietlane przez system na podstawie pozycji paragonu korygowanego. Pozycja-byla - Wyswietlane są tu wszystkie informacje dotyczace korygowanej pozycji sprzedaży. Pozycja-jest - Tu dokonywane są wlasciwe korekty pozycji. Zmienić można: symbol dekretacji, ilość (jezeli nastapil zwrot calości, to ilość = 0), cene, upust oraz numer tabeli PTU. Wartość korekty - Jezeli wprowadzimy w Pozycja-jest jakies zmiany, to w rownoleglych polach w Wartosci korekty wyswietlone zostana kwoty korekty. Pola te są jedynie informacyjne i nie można ich zmienic. Po wprowadzeniu zmian, system poprosi o podanie symbolu dekretacji dla anulowania sprzedaży oraz anulowania PTU naleznego. Dostepne są symbole dekretacji dla rodzaju Korekta (-) sprzedaży z magazynu. Kwoty zapisane w korygowanej pozycji sprzedaży zostana anulowane, nowe skorygowane kwoty zostana zapisane na konta zgodnie z definicjami podanymi w tabeli symboli dekretacji.

3.11. Zatwierdzanie dokumentow

Zatwierdzanie moze odbywać się tuż po rejestracji dokumentu lub później. Do zatwierdzania w module Sprzedaż można wyznaczyć jeden dokument, wszystkie dokumenty okreslonego rodzaju (np. tylko faktury korygujace) lub jednoczesnie wszystkie zarejestrowane dokumenty. Pozycje dokumentu moga zostać niezatwierdzone, jezeli np. nie ma w magazynie podanej ilości towaru. Niezatwierdzenie jednej z pozycji dokumentu powoduje rowniez niezatwierdzenie pozycji rabatu od wartosci faktury wedlug stawek. System NA nie pozwoli na zamkniecie miesiąca, jezeli są jakies nie zatwierdzone w calości dokumenty z tego miesiąca. Po zatwierdzeniu dokumentow: * tworzone są polecenia księgowania, * można rozdysponować nadplaty * można wystawić fakture korygujaca do faktury sprzedaży. Faktury zatwierdzone oznaczone są znakiem [v]

3.12. Przegladanie i drukowanie informacji

W systemie NA można przegladać i drukować dokumenty i zestawienia. Raporty i analizy

3.13. Obliczanie odsetek

W systemie NA odsetki naliczane są od zapłat, które zostaly dokonane po terminie platnosci. Odsetki, noty odsetkowe

3.15. Przesylanie polecen księgowania do systemu księgowego

Przy zatwierdzaniu dokumentow tworzone są polecenia księgowania. Po zatwierdzeniu dokumentu powstaje tyle zapisow, ile jest dekretow na konta. O sposobie dekretowania decyduje Tabela Symboli dekretacji (opisana w rozdziale Definiowanie tabel i symboli). Zawartość zbioru polecen księgowania można przegladac, drukować oraz pobierać w systemie KG.

3.16. Rejestr sprzedaży

Rejestry PTU (VAT)

3.17. Weryfikacja zapisow w kartotekach

Weryfikacji podlega zgodność zapisow w trzech podstawowych zbiorach: * w kartotece odbiorcow * w kartotece rozrachunkow * w zbiorach (otwartych) miesiecznych dokumentow (operacji) Weryfikacja spójności danych

3.17.1. Dokumenty <-> Rozrachunki

System sprawdza zgodność kartoteki rozrachunkow z miesiecznymi zbiorami dokumentow (dla m-cy otwartych). Dla kazdego dokumentu (operacji) system porównuje zapisy (kwoty) znajdujace się w zbiorach dokumentow i w kartotece rozrachunkow. Porównanie przeprowadzane jest dla wszystkich otwartych miesiecy. Jezeli zapisy są różne, to system informuje o tym i pozwala na poprawienie zapisow w kartotece rozrachunkow. Zapisow w zbiorze dokumentow nie można zmieniac.

3.17.2. Odbiorcy <-> Rozrachunki

System sprawdza zgodność zapisow w kartotece odbiorcow i w kartotece rozrachunkow. Dla kazdego odbiorcy system porównuje saldo (operacje zwiekszajace należności minus operacje zmniejszajace należności) oraz sumy obrotow miesiecy otwartych - w obu kartotekach. Jezeli stany są różne, to system automatycznie uaktualnia zapisy w kartotece odbiorcow (nie informuje o tym, gdyz są to zapisy kontrolne i wystarczy zgodność sprawdzona miedzy zbiorami dokumentow i kartoteka rozrachunkow). Weryfikacja wykonywana jest: * w module Okresowe * podczas zamykania miesiąca - nie można zamknać miesiąca, jezeli kartoteki nie są zgodne.

3.17.3. Kiedy uruchamiać weryfikacje?

* bezpośrednio przed kazdorazowym wykonaniem kopii zapasowej systemu * po odtworzeniu danych z kopii zapasowej * po zauwazeniu jakiejkolwiek nieprawidlowosci w dzialaniu systemu Weryfikacje system przeprowadza dla wszystkich otwartych miesiecy. Po weryfikacji można wyswietlić raport.

3.18. Zamykanie okresu obrachunkowego

Zamykanie miesiąca konczy proces rejestrowania operacji w danym okresie obrachunkowym. Okresy obliczeniowe Podczas zamykania roku, program dodatkowo przenosi rozrachunki rozliczone w zamykanym roku do zbioru archiwalnego. W zbiorze rozrachunków bieżących pozostają tylko rozrachunki (należności) nierozliczone.

Dodatek A. Zestawienie wydrukow

WYDRUK ZAREJESTROWANYCH ZAMOWIEN - Wg odbiorcow, wg numerow i wg indeksow. WYDRUK ZAREJESTROWANYCH FAKTUR SPRZEDAŻY - Wg odbiorcow i wg numerow. Fakture można wydrukować bezpośrednio po zarejestrowaniu lub pozniej, w dowolnym czasie. WYDRUK ZAREJESTROWANYCH FAKTUR KORYGUJACYCH - Wg odbiorcow i wg numerów. Fakture można wydrukować bezpośrednio po zarejestrowaniu lub pozniej, w dowolnym czasie. WYDRUK RAPORTU Z ZATWIERDZANIA STAN BIEZACYCH ROZRACHUNKOW Z ODBIORCAMI - Wydruk zestawienia o stanach biezacych rozrachunkow (stany poczatkowe, miesiące zamknięte roku, miesiące otwarte, salda). OBROTY MIESIECZNE - Wydruk dokumentow zarejestrowanych we wskazanym miesiącu. PARAGONY i PARAGONY KORYGUJACE OFERTY DO ODBIORCOW ZALEGLOSCI PLATNICZE - Wydruk nierozliczonych w terminie faktur wg. zdefiniowanych okresow zaleglości, szczegolowo lub tylko salda odbiorcow. Wydruk można uzyskać w formie pisma do odbiorcy lub zestawienia. KARTOTEKA ODBIORCOW - Wydruk informacji zapisanych w kartotece odbiorcow: symbol, nazwa, adres, telefony, NIP. NOTY OBCIĄŻENIOWE DO ODBIORCOW - Wydruk wg odbiorcow lub wg numerów, szczegolowo lub tylko sumy zbiorcze, dla not zatwierdzonych lub niezatwierdzonych. NOTY UZNANIOWE DO ODBIORCOW - Wydruk wg odbiorcow lub wg numerów, szczegolowo lub tylko sumy zbiorcze, dla not zatwierdzonych lub niezatwierdzonych. NOTY ODSETKOWE DO ODBIORCOW - Wydruk wg odbiorcow lub wg numerów, szczegolowo lub tylko sumy zbiorcze, dla not zatwierdzonych lub niezatwierdzonych. STANY ROZRACHUNKOW Z ODBIORCAMI - Wydruk moze mieć forme pisma do odbiorcy lub zestawienia. Zestawienie moze obejmować faktury rozliczone, nierozliczone lub wszystkie. FAKTURY I NOTY NIEROZLICZONE - Zestawienie dokumentow nierozliczonych. Wg odbiorcow (należy wowczas podać zakres symboli odbiorcow). Można drukować wszystkie pozycje faktur lub tylko sumy zbiorcze. FAKTURY I NOTY ROZLICZONE - Zestawienie dokumentow rozliczonych. Do wyboru analogiczne opcje jak dla dokumentow nierozliczonych. WYDRUK ZAREJESTROWANYCH FAKTUR POWTARZALNYCH WYDRUK ZAWARTOSCI TABELI SYMBOLI OPERACJI POLECENIA KsięgoWANIA - Wydruk polecen księgowania zadekretowanych na wskazane konta. WYDRUK REJESTRU Sprzedaży - Dokonanej w systemie we wskazanym miesiącu obliczeniowym. WYDRUK RAPORTU Z WERYFIKACJI KARTOTEK --- koniec