1. Opis ogólny
2. Przeglądanie i drukowanie treści załączników
2.1 Opis ogólny
2.2 Terminal z PuTTY
2.3 Terminal z X2Go
2.4 Problemy i ich rozwiązywanie
3. Wysyłanie e-mailem dokumentów z załącznikami
4. Wykonanie programu na dokumencie z załącznikami
5. Przeglądanie załączników karty KIM
6. Przykład. Załączniki do karty KIM
6.1 Plik: Fot_Mieszalnik_Pasz.pdf
6.2 Katalogi dostawców
7. Karty definicji załączników
Struktura tabeli
8. Weryfikacja kart załączników
Funkcja weryfikacji
Zapis do logu
9. Przykłady dokumentów z załącznikami
Przewodnik warsztatowy z załącznikiem z zamówienia klienta
Przewodnik warsztatowy z załącznikami z dokumentacją wyrobów
Przewodnik warsztatowy z rysunkami wyrobów
10. Pobieranie załączników z programu Trawers
SOA Pobieranie załączników karty KIM
Pobieranie załączników z podkatalogów
11. Opis ogólny. Pytania i odpowiedzi
12. Załączniki [&]. URL-only
13. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Załączniki. Zewnętrzne dokumenty cyfrowe
W programie Trawers ERP można powiązać zewnętrzne dokumenty cyfrowe
(załączniki) z wewnętrznymi zapisami (rekordami).
Jako przykład można podać powiązanie zewnętrznego dokumentu w formacie .PDF,
który jest jest na serwerze z rekordem w bazie danych Trawers ERP.
Dokument (plik) .PDF można powiązać z indeksem w KIM i przeglądać opis urządzenia
podczas przeglądania rekordu z indeksem w kartotece KIM.
Załączniki [&] są to pliki zewnętrzne z dokumentami i rysunkami oraz adresy obiektów,
np. adresy stron internetowych (Web Links, URL).
Patrz szczegóły:
Załączniki [&]. Dokumenty powiązane
2. Przeglądanie i drukowanie treści załączników
2.1 Opis ogólny
Trawers przekazuje zadanie przeglądania i drukowanie plików do systemu
operacyjnego, tj. do systemu Windows lub Linux
Pliki mogą być w różnych formatach. System operacyjny sam ustala, którym
programem przeglądać i drukować plik. Ustala w zależności od wersji i parametryzacji
systemu operacyjnego oraz rozszerzenia nazwy, i cześciej, zawartości samego pliku.
Dlatego na komputerze na którym pracuje Trawers, powinny być programy wyświetlające
i drukujące pliki w różnych formatach.
Np. program Acrobat Reader do przeglądania plików PDF.
Do przeglądania i drukowania plików załączników można używać specjalizowanych
programów, np. z firmy Rasterex www.rasterex.com
Przygotowanie tych programów, to zadanie administratora IT
Utrzymanie instalacji IT
2.2 Terminal z PuTTY
W środowisku Linux, gdy praca odbywa się na terminalu (PuTTY)
do przeglądania można przygotować się następująco:
* Plik załącznika umieścić w katalogu: /xxzal, np. /mgzal
* Zainstalować program: Serwer X, np. Xming
* W PuTTY oznaczyć opcję: Connection/SSH/Enable compression
lub w poleceniu połączenia ssh podać parametr: -C
* W PuTTY oznaczyć opcję: Connection/SSH/X11/Enable X11 forwarding
lub w poleceniu połączenia ssh podać parametr: -X
* Umożliwić wyświetlanie obrazu na zdalnym komputerze,
tj. konfiguracja sshd (plik sshd.config): X11Forwarding yes
* Na serwerze zainstalować przeglądarkę, np. konqueror, firefox
nazwę przeglądarki wskazać w zmiennej BROWSER
(polecenie: echo $BROWSER)
np. export BROWSER=firefox
* Na serwerze zainstalować program wyświetlający pliki,
np. Acrobat Reader lub Evince (pliki PDF), OpenOffice (pliki DOCX)
2.3 Terminal z X2Go
W środowisku Linux, gdy praca odbywa się na terminalu (X2Go)
do przeglądania można przygotować się następująco:
* Plik załącznika umieścić w katalogu: /xxzal, np. /mgzal
* Na serwerze zainstalować przeglądarkę, np. konqueror, firefox
nazwę przeglądarki wskazać w zmiennej BROWSER
(polecenie: echo $BROWSER)
np. export BROWSER=firefox
* Na serwerze zainstalować program wyświetlający pliki,
np. Acrobat Reader lub Evince (pliki PDF), OpenOffice (pliki DOCX)
2.4 Problemy i ich rozwiązywanie
Najczęstszy problem, to niemożność przeglądania treści załącznika.
Nie ma załącznika
Problem z plikiem załącznika, np. brak pliku we wskazanym katalogu.
Nazwa pliku jest w tabeli załączników a pliku nie ma w katalogu.
Pokazuje zapisy w tabeli wskazujące na pliki, których fizycznie nie ma.
Rada: Powtórnie zapisać pliki do katalogu załączników
lub usunąć nazwę z tabeli załączników.
Funkcja: Weryfikacja tabeli załączników sprawdza cała tabelę (opis poniżej)
Nie można wyświetlić
Problem z programem, który wyświetla treść załącznika.
* Nie ma programu, który w systemie operacyjnym jest skojarzony z rozszerzeniem
nazwy pliku, np. brak Acrobat Reader dla .pdf
Rada: udostępnić program
* W systemie Linux: brak lub wyłączony program Xming (lub podobny)
Jeżeli brak programu, to załącznik nie wyświetla się i nie ma żadnego komunikatu.
Rada: zainstalować i udostępnić program Xming
3. Wysyłanie e-mailem dokumentów z załącznikami
Dokumenty można wysłać drogą elektroniczną na adres e-mail kontrahenta
(en: Emailing Linked Documents as Attachments)
Patrz opisy wysyłania np. faktur sprzedaży.
Wysyłanie faktur e-mailem
Dodatkowo, razem z dokumentem można wysłać skojarzony (połączony) plik załącznika.
Np. do oferty sprzedaży wysyłanej e-mailem można dołaczyć fotografie lub aktualny katalog.
Pliki załączników można wysyłać z następującymi dokumentami:
NA: [OF] Oferty
[ZL] Zamówienia
[FA] Faktury sprzedaży
ZA: [ZL] Zamówienia zakupu
ZO: [FA] Faktury zakupu
Jak wysyłać dokumenty z plikami załączników ?
Patrz:
E-maile z załącznikami
Program może zapisywać do logu zdarzenia związane z załącznikami:
* wysyłanie załączników e-mailami
* dołączanie do wydruków
* pobieranie funkcjami SOA
Patrz: Param 0822 [2] Operacje na załącznikach
Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx
4. Wykonanie programu na dokumencie z załącznikami
Można wywołać program zewnętrzny. Jako parametr programu przekazać
nazwę pliku z wydrukiem.
Dodatkowo, jako kolejne argumenty można przekazać nazwy plików załączników.
Patrz opisy: Urządzenia wyjściowe [Polecenie]
Urządzenia wyjściowe
Kroki
* Przygotować urządzenie: [Polecenie] Wykonanie programu
Urządzenia wyjściowe
* Przygotować załącznik, np. ogólny folder z ofertą firmy, np. folder.pdf
* Przygotować wzorzec oferty sprzedaży, np. OFFOLDER Oferty sprzedaży
Patrz: Wzorce dokumentów i etykiet
Wzorce dokumentów i etykiet
NOTE: w treści wzorca umieścić: tZałączPlik{folder.pdf}
Patrz opis funkcji TrExtLang
Funkcje TrExtLang
* Wystawić dokument, ofertę sprzedaży.
* Wydrukować na urządzenie: [Polecenie] Wykonanie programu
5. Przeglądanie załączników karty KIM
Załącznik lub wiele załączników kolejno, program wyświetla po wybraniu
karty KIM. Wyświetla te załączniki, które powiązane są z kartą KIM
i w karcie definicji mają wskaźnik:
Pokazać ? [T]
[T] Pokazać plik lub powiązany obiekt. Automatycznie po wybraniu karty KIM.
(en: Pop-up)
6. Przykład. Załączniki do karty KIM
6.1 Plik: Fot_Mieszalnik_Pasz.pdf
Potrzeba
Do indeksu w KIM trzeba dołączyć skan znajdujący się w pliku: Fot_Mieszalnik_Pasz.pdf
Załącznik ma zostać umieszczony w grupie: SP Skany, w oddzielnym
podkatalogu /mgzal/skany.
Prace przygotowawcze
Prace przygotowawcze wykonywane przez administratora programu:
1. MG > Tabela grup załączników: dodać grupę SP: skany,
w polu katalog wpisać: skany
2. AD > Uprawnienia: Operatorom dać prawa dostępu do grup załączników SP
3. W katalogu: /mgtres/mgzal utworzyć podkatalog /skany
4. Dać operatorom prawo dostępu do katalogu /mgtres/mginout
Dodawanie załączników
Dodawanie załącznika przez operatora:
1. W katalogu /mgtres/mginout, umieścić plik: Fot_Mieszalnik_Pasz.pdf
2. MG > Korekta karty KIM, wybrać F2.. > Załączniki
3. Wybrać grupę: SP
4. Dodać nowy załącznik: F8
5. Wybrać plik Fot_Mieszalnik_Pasz.pdf z listy wyboru F2
6. Wpisać nazwę załącznika i ew. opisać w polach: Opis (remark)
Plik Fot_Mieszalnik_Pasz.pdf zostanie przeniesiony z katalogu: mgtres/mginout/
do: mgtres/mgzal/skany
6.2 Katalogi dostawców
Potrzeba
Do indeksu w KIM trzeba dołączyć adresy URL katalogów dostawców tego indeksu.
Adres URL umieścić w grupie: KD Katalogi dostawców.
Prace przygotowawcze
Prace przygotowawcze wykonywane przez administratora programu:
1. MG > Tabela grup załączników: dodać grupę KD: Katalogi dostawców
Nie wypełniać pola: Katalog
2. AD > Uprawnienia: Operatorom dać prawa dostępu do grup załączników KD
Dodawanie załączników
Dodawanie załącznika przez operatora:
1. MG > Korekta karty KIM, wybrać F2.. > Załączniki
2. Wybrać grupę: KD
3. Dodać nowy załącznik: F8
4. W polu: Plik wpisać adres URL: https://www.producent.pl/katalog-online/
5. Wpisać nazwę załącznika i ew. opisać w polach: Opis (remark)
Zbiory kart definicji załączników są w poszczególnych systemach.
Baza danych. Słownik
Np. w systemie MG:
118 Tab załączników MG mg00at%f
w systemie NA:
118 Tab załączników NA na00at%f
Pola:
----------------------------------------------------------
ZBIOR C 6 Id zbioru
Nazwa systemowa zbioru danych
np. mg00im - MG Kartoteka KIM
na2008 - NA Dokumenty okresu 2020/08
na00za - NA Zamówienia, Oferty
KLUCZ C 80 Klucz obcy Rekord powiązany
Identyfikator rekordu w zbiorze danych
np. DESKI-S - indeks w KIM
FAF00002/08/20 - [FA] Faktura sprzedaży F00002/08/20
ZLZA0021/12/15 - [ZL] Zamówienie sprzedaży ZA0021/12/15
GRUPAID C 2 Klucz obcy Grupa (katalog)
Grupa, w: Tabela grup załączników
np. FT Fotografie asortymentu
WW www Adres URL
PLIK C 250 Nazwa pliku (link)
Identyfikator pliku, linku
np. P1010013.jpg
fil_attachmentsdesc.html
jc_rozliczenie_materialow.xls
procesy operacyjne.png
NAZWA C 30 Nazwa (opis)
Opisowa nazwa
np. Fotografia stanowiska ROZKROJ-TK
Link do opisu plików załączników
SYMOP C 2 Symop
Symbol operatora
np. DD
DATA D 8 Data załączenia
np. 2018.01.07
CZAS C 8 Godzina załączenia
np. 12:48:21
ZALACZ C 1 [N] Załącz do e-maila
Ten plik załączyć / nie załączać do e-maila
POKAZ C 1 [N] Pokaż KIM po wybraniu
Ten plik pokazywać / nie pokazywać
----------------------------------------------------------
Patrz też:
Baza danych. Słownik
8. Weryfikacja kart załączników
Funkcja weryfikacji
AD > Trawers > Tabele. Słowniki > Załączniki. Weryfikacja [AD_TAT20]
Pokazuje karty definicji załączników wskazujące na pliki,
których fizycznie nie ma w katalogu załączników.
Zostały usunięte funkcjami systemu operacyjnego.
Co zrobić z takimi pozycjami w kartach załączników ?
* Powtórnie zapisać pliki do katalogu załączników
lub
* Usunąć pozycje z kart załączników
NOTE: Funkcja: Załączniki > Weryfikacja [AD_TAT20] powinna być uruchamiana
przez użytkownika, który ma prawo dostępu do wszystkich podkatalogów załączników.
Zapisy do logu
W kronice (logu) (en: Transaction Log) zapisywane są czynności wykonywane
przez użytkowników, tu: operacje na załącznikach.
Poziom szczegółowości zapisów do kroniki (en: Log Level) ustala się
w parametrach programu: 08xx
[ ] Nie zapisywać
[1] Zapisywać: usuwanie załączników i zmiany grupy
[2] Zapisywać: usuwanie, zmiany grupy, załączanie do e-maili i wydruków,
pobieranie przez SOA, zapisywanie w trinout oraz wyświetlanie załączników.
Param ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx
9. Przykłady dokumentów z załącznikami
Mechanizm wzorców pozwala uzyskać oczekiwaną postać dokumentu, np. faktury,
dokumentu rozchodu magazynowego lub listu przewozowego.
Niezbędnym składnikiem drukowanego lub wysyłanego e-mailem dokumentu może
być plik załącznika. Np. plik PDF z aktualnym katalogiem wyrobów wysyłany
razem z ofertą cenową w odpowiedzi na zapytanie ofertowe klienta.
Do wiązania załączników z wzorcami dokumentów stosuje się funkcje.
Szczegóły podane są tu:
Funkcje TrExtLang
Poniżej podano przykłady dokumentów z załącznikami:
* Przewodnik warsztatowy z załącznikiem z zamówienia klienta
* Przewodnik warsztatowy z załącznikami z dokumentacją wyrobów
* Przewodnik warsztatowy z rysunkami wyrobów
9.1 Przewodnik warsztatowy z załącznikiem z zamówienia klienta
W systemie produkcji drukuje się przewodniki warsztatowe wg wzorca.
Wyrób wytwarzany jest na zamówienie klienta. Zamówienie zarejestrowane
w systemie sprzedaży ma plik załącznika ze szczegółowym rysunkiem wyrobu.
Drukowanie
Jak wydrukować przewodnik warsztatowy razem z plikiem załącznika z zamówienia sprzedaży ?
Na wzorcu wydruku przewodnika warsztatowego wstawić: [tInnyWydruk{}] lub [tWstawWydruk{}],
które wywołają drukowanie zamówienia sprzedaży (treść może być okrojona) razem
z jego załącznikiem: [tZałączPlikiDokumentu{}].
Trzeba pamiętać, że zlecenie jest do pozycji sprzedaży a załącznik do całego zamówienia.
Można też wykorzystać urządzenie wyjściowe rodzaju: [Polecenie]
W linii polecenia wpisać parametr &zalaczniki&.
Program podstawi w miejsce parametru scieżki do plików załączników.
Wydruk wywołać poleceniami systemu operacyjnego, w Linux np.
lp &zalaczniki&
lub przygotować skrypt, który odpowiednio przetworzy załączniki
i np. pokaże je na ekranie.
Można też wykorzystać urządzenie wyjściowe rodzaju: [CUPS] lub [Win32]
i wysłać pliki załączników na drukarkę.
Wysyłanie e-mailem
Plik załącznika do zamówienia można wysłać jako załącznik do e-maila.
W instalacji IT trzeba umożliwić przeglądanie i drukowanie e-maili.
13.2 Przewodnik warsztatowy z załącznikami z dokumentacją wyrobów
W systemie produkcji drukuje się przewodniki warsztatowe wg wzorca.
Każdy wyrób ma dokumentację techniczną zapisaną w pliku PDF
Pliki dokumentacji zebrane są w katalogu programu Trawers ...\mgzal\dok\
Nazwy plików są zgodne z symbolami indeksów wyrobów, np.
Indeks SOFA-J210C -> plik: SOFA-J210C.pdf
Drukowanie
Jak wydrukować przewodnik warsztatowy razem z dokumentacją wyrobu ?
Na wzorcu wydruku przewodnika warsztatowego wstawić tZałączPlik{},
który dołączy plik z dokumentacją.
tZałączPlik{tUsuńSpacjeZPrawej{şIndeks produk.ş}.pdf;mgzal\dok}
W systemie Linux trzeba pamiętać, że wielkość liter w nazwie pliku ma znaczenie.
9.3 Przewodnik warsztatowy z rysunkami wyrobów
W systemie produkcji drukuje się przewodniki warsztatowe wg wzorca.
Każdy wyrób ma rysunek zapisany w pliku w formacie graficznym
np. BMP, JPEG, PNG, SVG ...
Pliki z rysunkami zebrane są w katalogu programu Trawers ...\mgzal\rysunki\
Nazwy plików są zgodne z symbolami indeksów wyrobów, np.
Indeks SOFA-J210C -> plik: SOFA-J210C.png
Drukowanie
Jak wydrukować przewodnik warsztatowy razem z rysunkiem wyrobu ?
Rozwiązanie 1
Postąpić jak w przykładzie 2
Rozwiązanie 2
Wstawić rysunek jako obrazek do wydruku dokumentacji warsztatowej.
Na wzorcu wydruku przewodnika warsztatowego wstawić tObrazek{},
który umieści rysunek na wydruku.
tObrazek{..\mgtres\mgzal\rysunki\tUsuńSpacjeZprawej{şIndeks produk.ş}.png;200;}
W taki sam sposób na wydruku można umieścić zdjęcie produktu.
W systemie Linux trzeba pamiętać, że wielkość liter w nazwie pliku ma znaczenie.
W Trawers dla Windows (-W) można wstawiać obrazki tylko w formacie BMP
10. Pobieranie załączników z programu Trawers
Pliki załączników, które znajdują się w bazie danych programu Trawers
mogą pobierać (OutBound) programy zewnętrzne. Np. wyświetlać skany dokumentów
i pobierać fotografie towarów do sklepów internetowych.
SOA Pobieranie załączników karty KIM
Załączniki kart indeksów KIM, np. rysunki techniczne, fotografie towarów,
można pobierać z funkcją SOA:
[ProductAttachmentGetByKey] Pobranie załącznika KIM
[ProductAttachments] Załączniki karty KIM wyświetla nazwy (id)
załączników wskazanej karty KIM.
SOA Funkcje OutBound i InBound
NOTE: w Trawers6 GUI rysunki można zapisać bezpośrednio w rekordzie karty KIM,
w formacie html w polu: memo. Można je oglądać, drukować i pobierać w SOA.
Klawisze. Mysz.
Pobieranie załączników z podkatalogów
Pliki załączników można pobierać bezpośrednio z podkatalogów załączników.
Trzeba umożliwić dostęp z serwera www do załączników (via ftp).
Aplikacja internetowa powinna cyklicznie lub na żądanie pobierać pliki załączników
na serwer www z serwera ftp.
NOTE: Pliki, np. skany dokumentów można powiązać z rekordami w bazie danych
bez użycia tabel załączników. Np. mogą mieć wspólną nazwę.
Patrz użycie wzorców dokumentów do wyświetlania plików PDF faktur zakupu
Wzorce Przykłady
11. Opis ogólny. Pytania i odpowiedzi
11.1 Co to są załączniki w Trawers ERP ?
Załączniki w Trawers ERP są dodatkową funkcjonalnością systemu, która pozwala
na dołączanie różnorodnych dokumentów i plików do określonych rekordów w systemie.
Funkcje załączników
* Przechowywanie dokumentów:
Umożliwiają dołączanie plików takich jak faktury, specyfikacje techniczne,
instrukcje obsługi, certyfikaty jakości, itp. bezpośrednio do odpowiednich
rekordów w systemie Trawers ERP, np. do zamówień, faktur, kartotek towarowych.
* Centralizacja informacji:
Wszystkie istotne dokumenty są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia dostęp
i zarządzanie nimi. Nie ma potrzeby przeszukiwania różnych systemów lub folderów
w poszukiwaniu potrzebnych dokumentów.
* Śledzenie i audyt:
Załączniki są powiązane z konkretnymi rekordami i transakcjami, co umożliwia
łatwe śledzenie i audytowanie historii dokumentów.
Można łatwo zobaczyć, kto i kiedy dołączył dany dokument.
* Bezpieczeństwo:
System ERP zapewnia odpowiednie poziomy zabezpieczeń i uprawnień dostępu do załączników.
Tylko uprawnieni użytkownicy mogą przeglądać, dodawać lub usuwać załączniki.
* Przyspieszenie procesów biznesowych:
Załączniki mogą usprawnić procesy biznesowe poprzez szybki dostęp do niezbędnych dokumentów,
co przyspiesza podejmowanie decyzji i realizację zadań.
11.2 Przykłady zastosowań
* Faktury Zakupu:
Do faktur można dołączyć skany oryginalnych dokumentów zakupowych,
co ułatwia ich przechowywanie i dostęp.
* Zamówienia:
Do zamówień można dołączyć specyfikacje techniczne, umowy z dostawcami,
harmonogramy dostaw, itp.
* Kartoteki Towarowe:
Do kartotek towarowych można dołączyć certyfikaty jakości, instrukcje obsługi,
zdjęcia produktów, itp.
* Raporty Kontroli Jakości:
Do raportów można dołączyć zdjęcia, wyniki testów, oraz inne dokumenty
związane z kontrolą jakości.
Załączniki w Trawers ERP znacząco zwiększają efektywność zarządzania dokumentacją,
wspierając centralizację informacji i ułatwiając dostęp do potrzebnych plików.
11.3 Z którymi zbiorami (tabelami) można powiązać załączniki ?
Załączniki w systemie Trawers ERP można powiązać z różnymi zbiorami (tabelami),
co pozwala na organizację dokumentacji i ułatwienie dostępu do istotnych plików.
* Zeskanowanie:
Zeskanowanie dokumentów papierowych do formatów cyfrowych (np. PDF, JPG).
* Nadanie nazwy:
Nazwanie plików w sposób opisowy, aby łatwo je było zidentyfikować.
Krok 2: Wprowadzenie załączników do Trawers ERP
* Logowanie do systemu:
Zalogowanie się do Trawers ERP z odpowiednimi uprawnieniami.
* Przejście do systemu i zbioru:
Przejście do systemu, np. do MG i do odpowiedniego zbioru (tabeli),
np. kartoteka asortymentu KIM.
* Wybór rekordu:
Wybranie konkretnego rekordu, do którego doda się załącznik,
np. [DESKI-D] Surowiec tartaczny - dąb
Krok 3: Dodawanie załączników
* Dodanie załącznika:
Wybranie zakładki: Pliki załączników
* Opcja: Dodaj
Wybranie opcji: Dodaj
* Wybór pliku:
Wybranie pliku z komputera, który będzie dodany jako załącznik.
* Wybór grupy:
Wybranie grupy załączników
* Nazwa:
Podanie nazwy aby ułatwić jego identyfikację.
* Zapis:
Zapisanie załącznika
Krok 4: Weryfikacja
* Sprawdzenie:
Upewnienie się, że załącznik został prawidłowo dodany i jest widoczny
przy odpowiednim rekordzie.
* Testowanie dostępu:
Przetestowanie dostępu do załącznika z różnych terminali.
Załączniki w Trawers ERP są istotnym narzędziem do zarządzania dokumentacją
i mogą znacznie usprawnić przepływ informacji w firmie.
12. Załączniki [&]. URL-only
Mechanizm *URL-only* polega na przechowywaniu w systemie pola z hiperlinkiem,
który prowadzi do dokumentu przechowywanego poza ERP (np. SharePoint, AWS).
Użytkownik klika link -> otwiera się dokument w zewnętrznym repozytorium.
W wyznaczonym polu, w rekordzie przechowywany jest URL do dokumentu znajdującego
się w zabezpieczonym folderze.
Patrz szczegóły:
Załączniki [&]. URL-only