1. Opis ogólny
2. Rozwiązania w Trawers ERP
3. Rekomendacje rozbudowy
4. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Identyfikatory wiadomości (en: Message IDs, reference tags, tracking codes)
służą do unikalnego wyróżnienia konkretnego e-maila.
Takie unikalne wyróżnienie pozwala wyszukać konkretną wiadomość, pozwala grupować e-maile
oraz budować połączenia z rekordami bazy danych.
Np. e-mail dotyczący zadania w systemie RZ Rynek Zadania może otrzymac identyfikator
(TaskNr) [TR-01234].
Identyfikatory umieszczane są w temacie (tytuł, nagłówek) e-maila.
Mają różne formaty, np. Message-ID zwykle ma strukturę: <b435454@wikipedia.org>
Rozwiązania stosowane w systemach ERP
1. Tag w tytule wiadomości: `[Model:ID]`, np. `[CRM.1234]`
System automatycznie odczytuje takie tytuły i wiąże wiadomości z rekordami (np. zadaniami, leadami, projektami).
Stosowane także aliasy mailowe typu `projekt+123@firma.pl` dla automatycznego tworzenia lub aktualizacji rekordu.
2. Przykład: `[Case:12345]`, `[Invoice:INV-4567]`
System rozpoznaje wzorce w tytułach i powiązuje wiadomości z obiektami (case, opportunity, order).
Możliwość ustawienia własnych wzorców tagowania.
3. Znaczniki typu `[ref:ABC12345]` - tzw. Email Threading Token.
Umożliwia zachowanie wątku i automatyczne powiązanie wiadomości z obiektem (np. Case, Opportunity).
Można konfigurować wzorzec np. `[Case:{!Case.CaseNumber}]`
Najczęściej stosowane tagi
| Typ obiektu | Przykład tagu w tytule | Znaczenie |
| -------------------- | ---------------------- | ------------------ |
| Zgłoszenie (case) | `[CASE-12345]` | Zgłoszenie klienta |
| Faktura | `[INV-4567]` | Faktura (Invoice) |
| Zamówienie | `[PO-78901]` | Purchase Order |
| Projekt | `[PROJ-00123]` | Projekt |
| Zadanie | `[TASK-0005]` | Zadanie / ticket |
| Zlecenie produkcyjne | `[WO-7890]` | Work Order |
Schemat najczęściej używany: [PREFIX-NUMER]
Czy istnieje oficjalny standard tagowania ?
Nie ma jednolitego standardu ISO czy branżowego, ale powszechnie stosuje się:
* Kwadratowe nawiasy - dla wyróżnienia w tytule: [TAG]
* Unikalne prefiksy dla typu obiektu (CASE, INV, PO, TR, WO itd.)
* Stała pozycja tagu - zwykle na początku lub końcu tytułu, aby parser mógł go łatwo wykryć.
2. Rozwiązania w Trawers ERP
Powiązanie e-maili z zadaniami
Program wiąże z zadaniem w RZ na podstawie numeru TaskNr w temacie
lub wg powiązania e-maila wcześniejszego, np. [TR-045013].
Patrz szczegóły:
RZ Projekty ZadaniaE-mail Używanie poczty elektronicznejPowiązanie e-maili z dokumentami
Program wiąże wysyłane i otrzymywane e-maile z dokumentami transakcyjnymi,
np. zamówieniami sprzedaży, e-fakturami sprzedaży, zamówieniami zakupu itd.
E-mail Wbudowana poczta TrEmail
Dodatkowo RefNo można wpisać do tematu (tytułu) e-maili, których załącznikiem
są wysyłane dokumenty. Np. [SI-123456/01/21] (faktura sprzedaży).
To pozwala ustalić komu, kiedy i o jakiej treści wysłano e-fakturę
oraz zapewnia autentyczność pochodzenia wymaganą przepisami dotyczącymi
Patrz szczegóły:
RefNo Numery referencyjne dokumentów
3. Rekomendacje rozbudowy
(do ew. rozwoju)
1. Zachować zgodność z powszechnymi konwencjami - to ułatwia integracje (np. z MS Outlook, CRM, Helpdesk).
2. Stosować wzorzec: [PREFIX-XXXXX], np.
* [TR-1234] - zgłoszenia (już stosowane),
* [FV-45678] - faktury,
* [ZO-98765] - zamówienia,
* [ZP-2222]` - zlecenie produkcyjne.
3. Unikać spacji i znaków specjalnych - parsery często tego nie obsługują.
4. Rozbudować parser e-maili w Trawersie (lub zewnętrznym narzędziu), który może:
* skanować tytuły,
* rozpoznawać tagi,
* przypisywać wiadomości do dokumentów lub zadań.