1. Profil firmy i potrzeby
2. Oczekiwane korzyści z wdrożenia ERP
3. Zastosowanie Trawers ERP
4. Mapa wdrożenia Trawers ERP w Uni-Maszyny
5. Zespół wdrożeniowy. Role i odpowiedzialność
6. Etapy wdrożenia
7. Warte podkreślenia ...
8. Tematy powiązane
1. Profil firmy i potrzeby
Profil firmy
Firma Uni-Maszyny Sp.j., specjalizuje się w projektowaniu i produkcji maszyn
dla przemysłu przetwórczego owocowo-warzywnego i spożywczego.
Potrzeby firmy
W związku z działalnością produkcyjną oraz projektową, firma może napotykać na
następujące wyzwania:
* Zarządzanie złożonymi procesami projektowymi i produkcyjnymi, obejmującymi
różnorodne maszyny i technologie.
* Efektywne planowanie i kontrola stanów magazynowych komponentów
i gotowych produktów.
* Koordynacja działań handlowych i logistycznych z klientami krajowymi i zagranicznymi.
* Integracja danych finansowych, sprzedażowych i produkcyjnych w jednym systemie.
2. Oczekiwane korzyści z wdrożenia ERP
System ERP może przynieść firmie Uni-Maszyny Sp.j. następujące korzyści:
Zintegrowane zarządzanie projektami i produkcją:
Możliwość planowania i monitorowania procesów projektowych oraz produkcyjnych
w czasie rzeczywistym, co zwiększa efektywność i redukuje koszty.
Optymalizacja gospodarki magazynowej:
Precyzyjne śledzenie stanów magazynowych oraz automatyzacja procesów zamówień i dostaw.
Wsparcie dla działu handlowego:
Narzędzia do zarządzania relacjami z klientami (CRM) oraz analiz sprzedażowych,
co ułatwia podejmowanie decyzji biznesowych.
Integracja finansów i księgowości:
Automatyzacja procesów finansowych, w tym fakturowania, rozliczeń i raportowania,
zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Skalowalność i elastyczność:
Możliwość dostosowania systemu do specyficznych potrzeb firmy oraz jego rozbudowy
w miarę rozwoju działalności.
3. Zastosowanie Trawers ERP
Propozycja zastosowania Trawers ERP w firmie Uni-Maszyny Sp.j.
w kontekście jej profilu i potrzeb:
1. Zarządzanie projektami i produkcją
* Moduł produkcyjny Trawers ERP umożliwia tworzenie technologii i marszrut
dla poszczególnych maszyn oraz całych linii przetwórczych.
* Obsługa zleceń projektowych i prototypowych - system pozwala śledzić
etapy realizacji (od projektu, przez montaż, po uruchomienie u klienta).
* Możliwość kalkulacji kosztów produkcji i porównania ich z założeniami.
* Rejestrowanie postępu prac oraz analiza obciążenia zasobów (ludzi i maszyn).
2. Magazyn i gospodarka materiałowa
* Automatyczna kontrola stanów magazynowych komponentów i części zamiennych.
* Powiązanie magazynu z produkcją - system generuje zapotrzebowania materiałowe (MRP),
aby uniknąć przestojów.
* Śledzenie partii i numerów seryjnych - istotne przy serwisie i obsłudze reklamacji.
* Integracja z zakupami - szybkie zamówienia u dostawców w przypadku braków.
3. Sprzedaż i obsługa klienta
* CRM w Trawers ERP umożliwia pełną historię kontaktów z klientem (krajowym i zagranicznym).
* Rejestrowanie ofert, zamówień i kontraktów wraz z terminami realizacji.
* Powiązanie sprzedaży z logistyką - śledzenie dostaw, faktur i dokumentów eksportowych.
* Możliwość obsługi różnych walut i języków (ważne dla klientów zagranicznych).
4. Finanse i controlling
* Integracja księgowości z produkcją i sprzedażą - dane finansowe są automatycznie
przenoszone z modułów operacyjnych.
* Raporty kosztów projektów i produkcji w czasie rzeczywistym.
* Kontrola należności i zobowiązań wobec klientów i dostawców.
* Możliwość analizy rentowności poszczególnych linii produktowych i kontraktów.
5. Korzyści biznesowe dla Uni-Maszyny
* Lepsza koordynacja między działem projektowym, produkcyjnym i handlowym.
* Skrócenie czasu realizacji zamówień dzięki sprawnemu planowaniu.
* Redukcja zapasów i uniknięcie przestojów produkcyjnych.
* Spójny system raportowania (techniczny + finansowy) dla zarządu.
* Wzrost konkurencyjności dzięki szybszej obsłudze klientów i precyzyjnej kontroli kosztów.
4. Mapa wdrożenia Trawers ERP w Uni-Maszyny
(jakie moduły wdrażać, w jakiej kolejności)
Etap 1 - Prace przygotowawcze (0-3 miesiące)
Cel: uporządkowanie danych podstawowych i uruchomienie obiegu dokumentów.
* Księgowość i finanse - integracja fakturowania, należności, zobowiązań.
* Kadry i płace - (opcyjnie) jeśli obecnie używane są rozproszone.
* Magazyn podstawowy - ewidencja towarów, części, półfabrykatów.
* Sprzedaż - obsługa ofert, zamówień i faktur.
Efekt: spójne dane finansowe i handlowe w jednym systemie.
Etap 2 - Produkcja i planowanie (4-8 miesięcy)
Cel: kontrola procesów wytwórczych i projektowych.
* Moduł produkcji - technologie, marszruty, kalkulacje kosztów.
* Planowanie potrzeb materiałowych (MRP) - automatyczne generowanie zapotrzebowań.
* Kontrola realizacji zleceń - monitorowanie postępu, raportowanie operacji.
Efekt: lepsze wykorzystanie zasobów i ograniczenie przestojów.
Etap 3 - Logistyka i obsługa klienta (9-12 miesięcy)
Cel: pełna integracja procesu od zamówienia po dostawę.
* CRM - baza klientów, historia kontaktów, obsługa ofert zagranicznych.
* Logistyka i transport - obsługa wysyłek krajowych i eksportowych.
* Magazyn zaawansowany - lokalizacje, numery seryjne, śledzenie partii.
Efekt: szybsza i dokładniejsza realizacja zamówień, lepsza obsługa klienta.
Etap 4 - Controlling i rozwój (12+ miesięcy)
Cel: analizy zarządcze i doskonalenie procesów.
* Raportowanie i BI - analiza rentowności kontraktów i produktów.
* Integracja z systemami CAD/projektowymi (jeśli używane w działach konstrukcyjnych).
* Serwis posprzedażowy - obsługa reklamacji, planowanie serwisów i przeglądów maszyn.
Efekt: pełna kontrola nad kosztami i jakością obsługi klienta, rozwój usług posprzedażowych.
Zasady wdrożenia
1. Etapowanie - zaczynamy od obszarów krytycznych (finanse + sprzedaż + magazyn).
2. Pilotaż - wdrożenie na wybranych liniach/produktach przed pełną produkcją.
3. Szkolenia pracowników - równolegle z uruchamianiem modułów.
4. Integracja stopniowa - z narzędziami projektowymi i serwisowymi dopiero po stabilizacji systemu.
5. Zespół wdrożeniowy. Role i odpowiedzialność
Propozycja struktur i ról zespołu wdrożeniowego Trawers ERP w Uni-Maszyny Sp.j.
1. Kierownictwo projektu (zarząd / dyrektor operacyjny)
* Sponsor projektu, zatwierdza budżet i harmonogram.
* Ustala priorytety i cele wdrożenia.
* Rozwiązuje konflikty między działami.
* Raportuje postępy Radzie Wspólników.
2. Kierownik wdrożenia (ze strony firmy)
* Osoba wyznaczona przez zarząd (np. dyrektor ds. produkcji lub IT).
* Koordynuje prace wszystkich działów.
* Główny kontakt z konsultantami Trawers ERP.
* Nadzoruje harmonogram i jakość wdrożenia.
3. Zespół dziedzinowy - przedstawiciele działówProdukcja i projektowanie
* Kierownik produkcji + inżynier procesu.
* Odpowiedzialni za: technologie, marszruty, BOM (listy materiałowe).
* Testują moduł planowania i raportowania produkcji.
Magazyn i logistyka
* Kierownik magazynu / logistyki.
* Odpowiedzialny za: gospodarkę materiałową, lokalizacje, przyjęcia i wysyłki.
* Wdraża procedury MRP i śledzenia partii/seryjnych.
Sprzedaż i obsługa klienta
* Kierownik działu handlowego.
* Odpowiedzialny za: CRM, obsługę ofert, zamówień, fakturowanie.
* Zbiera potrzeby dotyczące obsługi klientów zagranicznych (języki, waluty).
Finanse i księgowość
* Główna księgowa + specjalista ds. controllingu.
* Odpowiedzialni za: integrację dokumentów finansowych z innymi modułami.
* Weryfikują raporty kosztów i bilansów projektów.
IT / administrator systemu
* Osoba z działu IT lub wskazany administrator.
* Odpowiedzialna za: infrastrukturę, integracje (np. z CAD), kopie zapasowe.
* Pierwsza linia wsparcia użytkowników po starcie systemu.
4. Konsultanci Trawers ERP (zewnętrzni)
* Prowadzą warsztaty procesowe i szkolenia.
* Konfigurują system, wspierają testy i migrację danych.
* Doradzają w zakresie najlepszych praktyk branżowych.
5. Grupa testowa (power users)
* Wybrani użytkownicy kluczowych modułów (produkcja, magazyn, księgowość, sprzedaż).
* Uczestniczą w testach pilotażowych i zgłaszają poprawki.
* Po wdrożeniu pełnią rolę wewnętrznych trenerów dla reszty zespołu.
Dobre praktyki organizacyjne
1. Spotkania statusowe - raz w tygodniu (1h) z udziałem kierownika wdrożenia i liderów działów.
2. Kamienie milowe - zakończenie każdego etapu (finanse, produkcja, logistyka) zatwierdzane przez zarząd.
3. Plan szkoleń - najpierw liderzy, potem pracownicy operacyjni.
4. Testy akceptacyjne - każdy dział potwierdza, że moduł spełnia jego potrzeby, zanim system ruszy w produkcji.
6. Etapy wdrożenia
Propozycję harmonogramu (etapy) wdrożenia Trawers ERP w Uni-Maszyny z przypisaniem ról do etapów.
Etap 1 - Prace przygotowawcze (0-3 miesiące)
Cel: uporządkowanie finansów, magazynu i sprzedaży.
* Kierownik wdrożenia - koordynuje prace, kontakt z konsultantami.
* Finanse i księgowość - główna księgowa (integracja faktur, plan kont, bilans otwarcia).
* Sprzedaż - kierownik handlowy (oferty, zamówienia, faktury sprzedaży).
* Magazyn - kierownik magazynu (ewidencja podstawowa, przyjęcia, wydania).
* IT - administrator systemu (infrastruktura, migracja danych, użytkownicy).
* Konsultanci ERP - konfiguracja modułów finansowych, sprzedaży i magazynowych.
Kamień milowy: fakturowanie, sprzedaż i magazyn działają w systemie.
Etap 2 - Produkcja i planowanie (4-8 miesięcy)
Cel: kontrola procesów produkcyjnych i projektowych.
* Produkcja - kierownik produkcji + inżynier procesu (definiowanie technologii, BOM, marszrut).
* Magazyn - współpraca przy planowaniu zapotrzebowania materiałowego (MRP).
* Finanse - controlling kosztów produkcji.
* IT - wsparcie integracji danych technicznych.
* Konsultanci ERP - wdrożenie modułu produkcji, szkolenie z MRP.
Kamień milowy: pierwsze zlecenia produkcyjne obsłużone w Trawers ERP.
Etap 3 - Logistyka i obsługa klienta (9-12 miesięcy)
Cel: integracja sprzedaży, logistyki i obsługi klienta.
* Sprzedaż - kierownik handlowy (CRM, historia kontaktów, obsługa ofert zagranicznych).
* Magazyn/logistyka - kierownik logistyki (zaawansowana ewidencja, lokalizacje, numery seryjne, eksport).
* Finanse - obsługa rozliczeń zagranicznych, różne waluty.
* IT - wsparcie dokumentacji eksportowej i integracji z systemami spedytorów.
* Konsultanci ERP - konfiguracja CRM i logistyki, integracja z dokumentacją celną.
Kamień milowy: system wspiera pełny proces - od oferty po dostawę zagraniczną.
Etap 4 - Controlling i rozwój (12+ miesięcy)
Cel: raportowanie zarządcze i rozszerzenie funkcjonalności.
* Finanse/controlling - główna księgowa + kontroler (raporty BI, analiza rentowności projektów).
* Produkcja/projektowanie - integracja z CAD i dokumentacją konstrukcyjną.
* Serwis - dział serwisowy (obsługa reklamacji, planowanie przeglądów).
* IT - integracje dodatkowe, rozwój systemu.
* Konsultanci ERP - wdrożenie BI, doradztwo w zakresie serwisu i integracji.
Kamień milowy: zarząd otrzymuje raporty kosztów projektów i rentowności kontraktów w czasie rzeczywistym.
Podział ról przez cały projekt
* Zarząd - sponsor projektu, zatwierdza kamienie milowe.
* Kierownik wdrożenia - centralny koordynator.
* Liderzy działów - właściciele procesów, testują i akceptują moduły.
* Power users - grupa testowa, późniejsi trenerzy wewnętrzni.
* Konsultanci ERP - wsparcie techniczne, konfiguracja i szkolenia.
7. Warte podkreślenia ...
Trawers ERP zawiera funkcjonalności, które warto wymienić w kontekscie
zastosowań w firmach produkcyjnych.
* Planowanie, realizacja i rozliczanie zleceń
Cykl przetwarzania zleceń
* Konfigurator opcji produktu (wariantowość)
Możliwość tworzenia rozbudowanych struktur BOM z wykorzystaniem cech i opcji.
BOM Konfigurator produktu
* Obliczenia MRP Planowanie potrzeb materiałowych
Możliwość wykonywania obliczeń kilka razy dziennie uwzgledniając
zmieniające się parametry: zużycie materiałów, dostawy z zakupu,
przychód z produkcji.
MRP Planowanie potrzeb
* Kalkulacje kosztów wyrobów z zastosowaniem rachunku kosztów normatywnych
Kalkulacja. Koszty wytworzenia
* Kalkulacja. Dokument wyceny
Można obliczać koszty wytworzenia pojedyńczych produktów (wyrobów) oraz
znajdujących się w dokumentach sprzedaży: zamówieniach i fakturach.
Przydatne podczas rozmów handlowych z kontrahentami.
Kalkulacja. Dokument wyceny
* Komponenty i wyroby z numerami partii LOT/SER.
Możliwość identyfikowania komponentów i wyrobów (traceability)
LOT/SER Numerowanie partiiTraceability Śledzenie drogi
* Zleceniowy rachunek kosztów.
Możliwość prowadzenia rachunkowości firm produkcyjnych w oparciu o
zleceniowy rachunek kosztów normatywnych (ZRKN)
Zleceniowy rachunek kosztów
* Serwisowanie wytworzonych produktów
SE Serwisowanie. Serwis_ZP
* Rejestrowanie zdarzeń na produkcji z wykorzystaniem terminali
Rejestrowanie operacji
Patrz też:
Przepływ operacji w firmie produkcyjnej
----------------------------------------------------------------------
Dział Dział technologii Dział
marketingu i planowania produkcji Magazyn
----------------------------------------------------------------------
|
Zamówienia |
sprzedaży ^
| |
| |
v o---> Produkcja ^
Rejestr Analiza | | |
zamówień ---------> terminu | v |
^ | ^ Montaż |
| | | | |
| | | | v
| v | | |
Przyjecie Dostępność | v |
lub inny termin <--- materiałów | Wykańczanie |
realizacji | | | v
| | | |
| | | |
v | v
Zlecenia | Pakowanie -----> Produkt
produkcyjne |
| | |
| | |
v | ^
Plan ^ |
produkcji | |
| | V
| | |
v | |
Zasoby ->------>----o----->------->-----> Materiały
----------------------------------------------------------------------