(Case Study Przykład rozwiązania wdrożeniowego)
1. Tytuł
2. Branża
3. Lokalizacja
4. Profil firmy
5. Szanse, wyzwania
6. Ryzyka
7. Konfiguracja
8. Szczególne aspekty
8.1 Uprawnienia i monitoring operatorów
8.2 Gospodarka magazynowa
8.3 Sprzedaż
8.4 Księgowość
9. Korzyści
10. Przebieg wdrożenia
11. Tematy powiązane
1. Tytuł
Trawers wspomaga dystrybucję w wielo-oddziałowej firmie handlowej
2. Branża
Handel hurtowy i detaliczny materiałami budowlanymi
3. Lokalizacja
Polska północna
4. Profil firmy
Wielooddziałowa firma handlowa z centralą w Grudziądzu i z oddziałami
w Brodnicy, Elblągu, Kwidzynie i w Świeciu. Istnieje od 1996 roku
Prowadzi sprzedaż hurtową i detaliczną materiałów budowlanych, wyposażenia
łazienek, płytek ceramicznych oraz chemii budowlanej
Liczba asortymentu przekracza 3.000 pozycji. Miesięcznie wystawianych jest
ponad 4 700 dokumentów sprzedaży, co stanowi ponad 30 tys pozycji co m-c.
Firma posiada 20 skomputeryzowanych stanowisk pracy.
5. Szanse, wyzwania
* Integracja centrali i oddziałów powinna zapewnić dostęp do danych
o zapasach w poszczególnych lokalizacjach. Dotychczasowy brak tych danych
powodował, że ilości asortymentu uzgadniano telefonicznie, dokumenty
rejestrowano wielokrotnie i z opóźnieniem
Wielo-oddziałowość
* W punktach sprzedaży zapewnić szybkie wyszukiwanie informacji o towarach
i szybkie wystawianie dokumentów sprzedaży
KIM Kartoteka indeksów
* Punkty sprzedaży prowadzą odrebną politykę rabatów i marż, dlatego trzeba
ograniczyć handlowcom dostęp do informacji o sprzedaży. Mogą mieć dostęp
tylko do informacji związanych z ich punktem (oddziałem)
Wielo-oddziałowość
* Zapewnić poniesienie możliwie minimalnych nakładów na infrastrukturę
informatyczną, np. przez wykorzystanie oprogramowania otwartego
(open-source) i wykorzystanie istniejącego sprzętu komputerowego
Linux i Windows Wymagania techniczne
6. Ryzyka
W projecie zastosowano wielokrotnie sprawdzone rozwiązania, dlatego nie ma
ryzyka braków funkcjonalnych ani wydajnościowych. Trawers już pracuje w
firmach o zbliżonym profilu i przy znacznie większym obciażeniu, jeżeli
chodzi o liczbę rejestrowanych dokumentów, rozmiary kartotek i odległości
między oddziałami.
7. Konfiguracja
Oprogramowanie aplikacyjne:
Program Trawers z następującymi modułami:
Zaopatrzenie
Gospodarka magazynowa z inwentaryzacją
Sprzedaż
Księgowość
Środki trwałe
Statystyki i analizy
Konfiguracja programu Trawers
Oprogramowanie systemowe
System operacyjny Linux
Sprzęt
Serwer w centrali: procesor Intel Xeon Dual Core 2,4 GHz
dysk 200 GB SATA, pamięć RAM 8 GB
20 terminali w centrali i oddziałach
Użyto dotychczas stosowane komputery z systemem Windows i program PuTTY
Komunikacja: w centrali - DSL, a w oddziałach - Neostrada
8. Szczególne aspekty
8.1 Uprawnienia i monitoring operatorów
* Ograniczono dostęp pracowników do danych, wynikający z ich roli:
- do informacji o dostawcach i odbiorcach innych oddziałów
- do przeglądania cen zakupów
- do wybranych funkcji
- do kas i rachunków bankowych
* Odbywa się identyfikowanie wykonywanych operacji operatorow: symbol
operatora zapisywany jest w dokumentach transakcyjnych i kartotekach
* Monitoruje się czynności wykonywane przez operatorów: bieżąca aktywność
i kronika wykonanych czynności (log)
Bezpieczeństwo. Mechanizmy
8.2 Gospodarka magazynowa
* Podczas wdrożenia uporządkowana została baza indeksów magazynowych.
Logiczna struktura zapewnia szybkie wyszukiwanie, wg dowolnego lub kilku
dowolnych ciągów znaków.
* Indeksy, nazwy oraz pozostałe pola kart asortymentu zawierają oznaczenia
dostawców, grup, producentów, wymiarów, kolorów, rodzajów opakowania, itp.
Np.
Index Nazwa indeksu
------------------ ---------------------------------
610 ATLAS -A031-05 FUGA WĄSKA 031 5KG BŁĘKIT
183 AQUAFORM -05002 WANNA VERA 140X140 Z HYDROMASAZEM
* Dla każdego oddziału utworzony został odrębny magazyn.
Powiązania oddział - magazyn, można zobaczyć tabelarycznie w:
AD > Trawers > Prezentacja uprawnień
Wielo-oddziałowość
* Zaopatrzenie magazynów oddziałowych odbywa się generalnie przez centralę.
Na podstawie utworzonych przez oddział dokumentów przesunięć
międzymagazynowych MM, centrala generuje zamówienia zakupu do dostawców.
Dokumenty przesunięć MM spełniają tutaj rolę dokumentu zapotrzebowania.
Oddział zapisuje niezatwierdzony dokument MM (Centrala --> Oddział).
Po dostawie z Centrali do Oddziału, dokument jest zatwierdzany.
Generowanie dok przesunięć MM
Potrzeby oddziałów można oglądać na zestawieniu:
MG > Dokumenty > Zestawienia > Przesunięcia planowane
Przy wyborze dostawcy stosowane jest kryterium dobrej ceny.
Do jednego z głównych dostawców, zamówienia przekazywane są
dokumentem EDI w formacie: XML ORDER
Prowadzona jest kartoteka ofert cenowych dostawców
Kartoteka cen dostawców (oferty)
8.3 Sprzedaż
* Klienci przypisani są do oddziałów i do poszczególnych handlowców,
co pozwala na łatwe obliczanie prowizji.
* Obsługa klienta odbywa się na dwa sposoby:
1. Rejestrowany jest dokument zamówienia, który rezerwuje stany magazynowe.
Po potwierdzeniu ilości asortymentu przez magazyniera, zamówienie
przepisywane jest na fakturę VAT. Zatwierdzenie faktury generuje dokument
wydania z magazynu (WZ).
Magazynierzy pobierają (drukują) zamówienia w panelu kompletacji.
Wysyłka, organizacja i dokumenty
2. Po wybraniu asortymentu przez klienta wystawiany jest najpierw dokument
wydania z magazynu (WZ), do którego później wystawiany jest dokument
sprzedaży (faktura VAT). Faktura wystawiana jest często po kilku dniach,
do wielu dokumentów WZ.
* Numeracja dokumentów odbywa się w cyklu miesięcznym, w sposób automatyczny
i kontrolowany przez program.
* Podczas rejestrowania dokumentów, łatwo dostępna jest (klawisz F12)
pełna informacja o kliencie, jego zakupach i zaległościach płatniczych
* Kontrolowana jest marża. Sprzedaż poniżej ustalonej marży jest blokowana.
* Zapłaty gotówkowe dokonywane są w kasach przypisanych do oddziałów.
Każdy z oddziałów prowadzi jedną kasę.
W centrali każdy handlowiec ma własną kasę.
* Sprzedaż asortymentu głównego dostawcy (ok 30% obrotów), dodatkowo
raportowana jest do jego programu kompleksowych analiz sprzedażowych.
8.4 Księgowość
Dekretacja dokumentów jest automatyczna. Każdy zarejestrowany i zatwierdzony
dokument, np. faktura sprzedaży, zakupu, WZ, itd. trafia do zbioru poleceń
księgowania. Polecenia księgowania pobierane są do Księgi Głównej (KG).
raz w miesiącu.
Dokumenty poleceń księgowania
Na podstawie zapisów w KG tworzone są sprawozdania dla urzędów.
Informacje dla decydentów (zarządcze) uzyskiwane są na bieżąco,
w rozbudowanym module NZ Statystyki i Analizy.
Raporty i analizy
9. Korzyści
Przy relatywnie niewielkich nakładach finansowych osiągnięto korzyści:
* Pełna integracja wszystkich obszarów działalności firmy, centralizacja
zarządzania i opieki IT
* Zautomatyzowanie procesów
* Skrócenie do minimum czasu wykonywania operacji
* Zapewnienie wysokiej stabilności i szybkości pracy ku zadowoleniu
pracowników i klientów
* Bieżący dostęp do informacji o centrali i oddziałach, pracujących teraz
na wspólnej bazie danych
* Znaczne ograniczenie kosztów związanych z telefonicznymi kontaktami
między oddziałami
* Komplet zestawień i analiz dotyczących bieżącego stanu firmy
* Stała opieka serwisowa dająca poczucie bezpieczeństwa i stabilności
10. Przebieg wdrożenia
* Instalacja programu na serwerze w centrali
* Skonfigurowanie stanowisk pracy i urządzeń drukujących
* Przeniesienie do Trawersa kartotek z wcześniej użytkowanego programu
* Szkolenie pracowników, w centrali firmy w grupach dziesięcioosobowych
* Przy ścisłej współpracy z Główną Księgową, ustalenie planu kont,
i na jego podstawie symboli dekretów dla wszystkich wykonywanych operacji
* Na koniec okresu - przeprowadzenie inwentaryzacji i wprowadzenie bilansem
otwarcia stanów początkowych zapasów magazynowych
* Od 1-go dnia następnego okresu, rozpoczęcie samodzielnej pracy w Trawersie
NOTE: W początkowym okresie pracy pracownicy Firmy byli pod zdalną,
stałą opieką osób wdrażających, które obserwowały ich pracę, poprawiały
błędy i reagowały na zgłaszane wątpliwości.