1. Wstęp
2. Prace przygotowawcze
3. Treść biuletynu
4. Wysyłka
5. Informacje zwrotne
6. Tematy powiązane
1. Wstęp
Biuletyn to ciekawy sposób na komunikację zewnętrzną, która może
znacznie poprawić współpracę z klientem.
Dostępne funkcje CRM w programie Trawers pozwalają na stworzenie broszury
informacyjnej i jej masowej wysyłki e-mailem.
2. Prace przygotowawcze (zalecane)
2.1 Założyć skrzynkę pocztową do celów masowej wysyłki marketingowej,
np. Marketing (marketing@domena.pl)
2.2 Utworzyć operatora (OP), który będzie odpowiedzialny za zadanie
2.3 Ustalić częstotliwość wysyłki biuletynu, np.: co miesiąc, co tydzień
2.4 Zbierać informacje pod kątem treści biuletynów np. promocje, informacyjne,
rozwojowe, ogólne. Warto konsultować treści z różnymi działami, a a także
z osobą zarządzającą firmą, która przekazuje ogólne wskazówki na co warto
zwrócić uwagę w biuletynie.
3. Treść biuletynu
Zwykłą treść biuletynu można przygotować bezpośrednio w programie Trawers
(w wersji GUI dostępna jest możliwość pogrubienia, pochylenia tekstu).
Tekst formatowany można utworzyć poza Trawersem, np. w zewnętrznym programie
pocztowym, w edytorze tekstu i zapisać w pliku .eml lub wysłać na skrzynkę,
z którego będzie rozsyłany biuletyn (w wersji GUI-W da się wkleić sformatowany
tekst).
4. Wysyłka
* W Trawers zalogować się jako operator [OP], przejść do skrzynki: Marketing i:
- wpisać temat i treść maila, a następnie zapisać (do folderu Szkice)
lub
- odebrać wiadomości
lub
- wczytać plik .eml z F2-menu: Odczyt/zapis pliku eml...
* Na szkicu e-maila lub e-mailu z tekstem biuletynu wybrać:
F2 > Wyślij do wybranych odbiorców
* Ustalić:
Temat: ...
Wysłać do wszystkich odbiorców: [T/N]
Wysłać do osób do kontaktu : [T/N]
Wskazać dział (wszystkie lub wskazany)
Czy potwierdzać przed wysłaniem? [T/N]
Tylko unikalne adresy [T/N]
Limit wysłanych emaili na godzin? [0 = brak limitu]
* Wysyłka będzie przeprowadzona w dwóch krokach:
- przygotowanie listy adresatów
- wysyłka e-maili
zakończona raportem dla póżniejszej ewentulanej weryfikacji
* Wysłane e-maile można usunąć ze skrzynki: Marketing z folderu: Wysłane
5. Informacje zwrotne
* Maile typu Failure notice - nieistniejący adres
Program dopisze do adresu e-mail słowo failure. W przyszłych wysyłkach
adres nie będzie uwzględniany. Przyczyną nierozpoznania adresu może być
błąd w zapisie adresu e-mail lub adres już nie istnieje. Zmiany należy
opracować w karcie kontrahenta > Osoby do kontaktu
Osoby do kontaktu
* Maile typu Failure notice - skrzynka przepełniona
Przyczyna może być incydentalna i skrzynka po oczyszczeniu będzie ponownie
odbierać e-maile. Jeżeli sytuacja trwa przez długi czas, możliwe, że
odbiorca nie korzysta już z tej skrzynki, np. zmienił adres.
Sprawę należy wyjaśnić z kontrahentem.
* Maile typu Failure notice - odrzucone przez serwer odbiorcy z powodu
dopisania na czarna listę lub braku dostępu
Przyczyna może być incydentalna, wynikać z polityki firmy lub odbiorca
nie chce otrzymywać maili. Jeśli blokada jest celowa należy oznaczyć
w karcie kontrahenta > Osoby do kontaktu: zgoda na wysyłanie e-mail/biuletyn [N]
* zmiana danych - opracować w karcie kontrahenta > Osoby do kontaktu
Osoby do kontaktu