0. Opis ogólny
Trzy modele serwisowania
1. Serwis_NA
Model danych
Kolejne kroki
2. Dokumenty serwisowe
Zamówienie serwisowe
3. Panel. Zamówienia serwisowe
3.1 Funkcje w panelu
3.2 Zarządzanie zapasami
3.3 Zamówienia serwisowe. Wg produktów
4. Wizyty serwisowe
5. Realizacja zamówienia serwisowego (przykład)
6. Scenariusze usług serwisowych na danych demo
7. Wydruki zamówień serwisowych
Zamówienie serwisowe. Zgłoszenie
Opis wykonanych prac
8. Tematy powiązane
0. Opis ogólny
System SE wspomaga pracę służb serwisowych przedsiębiorstwa.
Pozwala planować, realizować i rozliczać prace serwisowe.
Serwisowanie. Opis ogólny
W systemie SE można realizować serwis w różnych modelach:
* Serwis_NA. Zamówienia serwisowe na usługi i na wykorzystane części.
Na koniec, wystawia się fakturę sprzedaży.
* Serwis_ZP. Usługi serwisowe i wykorzystanie części (materiały)
ewidencjonuje i rozlicza na zleceniach ZP.
* Serwis_BM. Ewidencjonuje prace serwisowe i wymieniane części
dotyczące maszyn i urządzeń.
1. Serwis_NA
Usługi serwisowania ewidencjonuje się w systemach NA Sprzedaż i MG Magazyn.
Rejestruje się zamówienia serwisowe na usługi i na wykorzystane części.
Na koniec, wystawia się fakturę sprzedaży.
Ewidencja zakresu usług, wykonanych czyności i wykorzystanych
częsci odbywa się w systemach:
NA Sprzedaż. Rejestracja zamówień serwisowych w [ZL] Zamówienia sprzedaży
Wystawianie [FA] Faktury sprzedaży za wykonane usługi
i wykorzystane części
MG Magazyn. Rejestracja zużytych (rozchodowanych) częsci.
W tym modelu części potrzebne do wykonania usługi
przesuwa się dokumentem MM z magazynu części (magazyn główny)
do magazynu serwisowego, np. samochodu serwisowego.
(1) Rejestracja [ZL] Zamówienie serwisowe [NA_DZM10]
Pozycje:
* Usługa serwisowa
* Części. Rezerwacja w magazynie serwisowym [40]
NOTE: Brakujące części można zamówić u dostawcy [ZA_DKZ1C] [ZA_DKZ1D].
(2) Wyznaczenie wizyty serwisowej w kalendarzu [SE_TAP00]:
daty, serwisant, opis zadania
(3) Przesunięcie [MM] z magazynu części [10] do magazynu serwisowego [40]
[MG_DMM1A]
(4) Wykonanie usługi serwisowej
+ Wydanie ([RO] Rozchód) części z magazynu serwisowego [40]
Dokument rozchodu [RO] jest zawierdzony [MG_DRO1A]
(5)a b Wystawienie faktury sprzedaży [FA] do [ZL]+[RO] [NA_DWZ30]
[ZL] + [RO] > [FA]
Pozycje:
* Usługa serwisowa
* Wydane części
Faktura zostaje automatycznie zatwierdzona
(6) Wystawienie zamówienia zakupu na brakujące materiały (części)
niezbędne do wykonania prac serwisowych
(7) Zarejestrowanie dostawy zamówionych materiałów i faktury zakupu
Powstaje przychód do magazynu i zwiększenie zobowiązań do zapłaty
(8) (opcja) Wystawienie zamówienia zakupu na materiały (części) wpisane
do zamówienia serwisowego, jako niebędne do realizacji serwisu.
Wystawienie zam zakupu w funkcji:
Zam NA -> ZA wg dostawca, tryb [ZA_DKZ1D]
Program szuka w otwartych zamówieniach serwisowych asortymentu,
którego głównym dostawcą (wg KIM) jest dostawca, adresat zamówienia zakupu.
2. Dokumenty serwisowe
Zamówienie serwisowe
Dokument, w którym rejestruje się zamówienie na usługi serwisowe.
Dokument rejestruje się w systemie NA Sprzedaż > Zamówienia. [ZL] Zamówienie sprzedaży.
Wskazuje się typ: [S] Serwisowe.
Realizacja zamówień sprzedaży
W pozycji zamówienia wskazuje się rodzaj usługi oraz serwisowany produkt.
Gdy często wykonuje się podobne powtarzalne usługi, to można je zebrać
pod jedną nazwą jako zestaw sprzedażny.
Wpisanie zestawu do zamówienia powoduje automatyczne dopisanie komponentów
(składowych zestawu) jako kolejnych pozycji dokumentu.
Tzn. wybiera się jeden indeks a program wpisuje automatycznie wiele pozycji dokumentu.
Zestawy sprzedażne
3. Panel. Zamówienia serwisowe
3.1 Funkcje w panelu
Opis ogólny
* Zamówienia serwisowe obsługuje się w systemach NA, MG i SE.
* Po przyjęciu zamówienia na serwis, rejestruje się zamówienia sprzedaży w NA.
W nagłówku wpisuje się operacje do wykonania (pole memo) oraz pozycje
zamówienia z listą niezbędnych materiałów, np. części zamiennych.
NOTE: Jeżeli części zamienne trzeba kupić, to na podstawie zamówienia sprzedaży
można utworzyć zamówienie zakupu w systemie ZA Zamówienia zakupu.
ZA > Zamówienia > Tworzenie zamówień i zapytań > Zam sprzedaży -> Zam zakupu [ZA_DKZ1C]
ZA > Zamówienia > Tworzenie zamówień i zapytań > Zam NA -> ZA wg dostawca, tryb [ZA_DKZ1D]
* Prace serwisowe mogą składać się z wielu czynności. Można definiować
szeregi czynności w tabeli: Zestawy sprzedażne.
* Materiały wymienione w pozycjach zamówienia przenosi się (dok MM)
z magazynu części do wyróżnionego magazynu: Magazyn serwisowy.
TODO: W karcie pracownika (serwisanta) dodać nr magazynu serwisanta
np. części zapasowe w samochodzie serwisowym
Funkcje:
SE > Serwis_NA > Panel. Zamówienia serwisowe [SE_DDC10]
SE > Serwis_NA > Zamówienia serwisowe. Wg produktów [SE_DSR00]
Panel. Zamówienia serwisowe
Pokazuje zamówienia serwisowe, typ [S], które są w realizacji.
Wg: Numerów
-------------------------------------------------------------------------
Op Zamówienie Data Termin Dni B Wyd Fak Odbiorca
-- ------------ ---------- ---------- --- - -%- -%- ---------------------
AA 000054/12/20 20xx.12.30 20xx.01.04 5 ! 0 0 Jan Rolnik
AA 000055/12/20 20xx.12.30 20xx.01.06 7 ! 50 0 Piotr Agrarny
AA 000056/12/20 20xx.12.30 20xx.01.06 7 ! 0 0 Anna Ogrodniczka
...
-------------------------------------------------------------------------
Opis: Wymiana oleju w silniku i filtra. Skrócenie łańcucha w podajniku
zbożowym.
Wymiana olejów w zwolnicach i skrzyni biegów. Wymiana łożysk na
-------------------------------------------------------------------------
Kolumny:
Op Zamówienie Data Termin Dni B Wyd Fak Odbiorca
-- ------------ ---------- ---------- --- - -%- -%- ---------------------
^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| Nr | Termin | Braki | | Nazwa
| zamówienia | realizacji | | | odbiorcy
| Data | | |
| zamówienia Dni do | % Fakturowania w NA
Operator terminu |
% Wydania
materiałów
z mag serwisowego
Menu wewnętrzne F2-cd
------------ Zamówienie -----------
1 Wydruk zamówienia
2 Opis zamówienia (memo)
3 Czynności (usługi do realizacji)
4. Wizyty serwisowe
5 Lista materiałów + twórz dok [MM]
-----------------------------------
6 Utworzenie dok [RO] Rozchód
7 Utworzenie dok [FA] Faktura
-----------------------------------
8 Zamknięcie zamówienia
-----------------------------------
9 Dokumenty magazynowe
a Faktury sprzedaży
Program zawiera podstawowe funkcje związane z realizacją usług serwisowych.
Zostały one zgromadzone w jednym miejscu (centrum serwisowym).
Prawa do wykonania funkcji zgromadzonych w centrum serwisowym zależą od praw
(uprawnień) przyznanych ich odpowiednikom macierzystym w systemach NA i MG.
Np. aby utworzyć dok [MM] Przesunięcie operarator musi mieć uprawienie do funkcji:
MG > Dokumenty > Przesunięcie MM > Zamówienie sprzedaży -> przesunięcie MM [MG_DMM1I]
Wydruk zamówienia
Wydruk zamówienia serwisowego wg wzorca zamówienia sprzedaży w NA. Wzorzec: [ZL].
Zawiera: opis zgłoszenia, lista czynności, lista potrzebnych części, itd.
Przykład wzorca zamówienia jest w katalogu: ftp.tres.pl/wzorce/
(przykładowy wydruk - na końcu)
Opis zamówienia (memo)
Przeglądanie i korekta opisu zamówienia serwisowego.
Pole: memo w nagłówku zamówienia.
Program pokaże wskaźnik [d] gdy w nagłówku jest wypełnione memo.
Czynności (usługi do realizacji)
Przeglądanie i korekta pozycji nie-magazynowych (usług) zamówienia.
Można zmienić termin realizacji i serwisanta (pole: PERSON).
NOTE: Osoba w kartotece pracownika z oznaczeniem: Serwisant = T.
Wizyty serwisowe
Planowanie pracy serwisanta lub serwisantów. Wykorzystanie kalendarza GUI.
Dopisanie karty wizyty serwisowej (patrz dalej).
Wskazanie serwisanta lub serwisantów.
Lista materiałów + twórz dokument [MM]
Program przedstawia materiały (indeksy) potrzebne do realizacji zamówienia.
Wyświetla pozycje magazynowe [M] znajdujące się w zamówieniu.
Można przeglądać zapasy tych materiałów we wszystkich magazynach,
aby ustalić magazyn źródłowy.
W kolejnym kroku można utworzyć (generować) dokument przesunięć MM
z wybranego magazynu źródłowego do magazynu serwisowego.
W magazynie serwisowym będą materiały do realizacji zamówienia.
Program tworzy MM wg pozycji magazynowych [M] zamówienia sprzedaży.
Podpowiada ilość pozostałą do realizacji (wydania) w pozycji zamówienia.
Program wywołuje w locie funkcje:
MG > Przesunięcia MM > (5) Wg zamówienia sprzedaży [MG_DMM1I]
Operator powinien mieć uprawnienie do tej funkcji [MG_DMM1I].
Generowanie dok przesunięć MM
Utworzenie dokumentu [RO] Rozchód
Tworzenie dokumentu rozchodu na podstawie pozycji zamówienia.
Program wywołuje w locie funkcje:
MG > Rozchody > Jedno zamówienie --> Rozchód [MG_DRO1J]
Operator powinien mieć uprawnienie do funkcji [MG_DRO1J].
Realizacja zamówień sprzedaży
Utworzenie dok [FA] Faktura
Tworzenie faktury sprzedaży na podstawie pozycji zamówienia i rozchodu.
Program wywołuje w locie funkcje:
NA > Sprzedaż > Faktury sprzedaży > Zamówienie + wydanie MG --> faktura [NA_DWZ30]
Operator powinien mieć uprawnienie do funkcji [NA_DWZ30].
Dokumenty sprzedaży
Zamknięcie zamówienia
Zamknięcie [Z] pozycji oznacza zakończenie prac nad realizacją.
Trzeba podać przyczynę zamknięcia. Kody przyczyn są w tabeli [NA_TPZ10].
Realizacja zamówień sprzedaży
Dokumenty magazynowe
Przeglądanie (tabelaryczne) pozycji dok [RO] Rozchód wydanych do zamówienia.
Faktury sprzedaży
Przeglądanie (tabelaryczne) pozycji [FA] Faktura sprzedaży do zamówienia.
NOTE: Rozchód części i materiałów w koszty firmy
Niektóre części i materiały mogą stanowić koszty firmy. Nie należy ich
wymieniać na fakturze sprzedaży.
P. Jak prowadzić ewidencję ?
O.
* Tego asortymentu nie umieszczać na zamówieniu serwisowym
* Przesunąć MM do magazynu serwisowego z odpowiednim opisem i dekretacją
* Rozchodować (wydać) z magazynu serwisowego z odpowiednim opisem i dekretacją
3.2 Zarządzanie zapasami
Jak program zarządza zapasami podczas realizacji zamówień serwisowych ?
Kolejne kroki, na przykładzie
Sytuacja:
[10] Magazyn części (centralny)
[40] Magazyn serwisowy, np. samochód
Asortyment (części do wymiany): ZSZYWKI80/RE
Przepływ danych
ZL Zamówienie
serwisowe
|
(1) | (rezerwacja części)
|
|
v
o----------------o o--------o-------o
| Magazyn 10 | | Magazyn 40 |
| centralny | | serwisowy |
| | | np. samochód |
o--------o-------o o---o-------o----o
v ^ v
| | |
| | |
| | |
| (2) (3) | | (4) RO
o--->------->------>---o o---> Rozchód
| do serwisu
(2) Przesunięcie MM | (zwolnienie rezerwacji części)
|
(3) Zatwierdzenie MM v
(5) FA
Faktura sprzedaży
(do ZL + RO)
(1) Rejestracja zam serwisowego na części w mag serwisowym
Mag [40] ZSZYWKI80/RE 10 sztuk
Program rezerwuje zapasy w [40]
PS: Magazyn może być pusty więc trzeba ustawić param, ktory pozwala
operatorowi zapisać zamówienie mimo braku zapasu (param 0638)
Stan zapasu:
Mg W magazynie (-) Zarezerw (=) Il dostępna -Jm-
-- ----------- -------- ----------- ----
40 0.000 10.000 -10.000 szt
(2) Przesunięcie MM z [10] --> [40] 10.00 szt
[SE_DDC10] lub [MG_DMM1I]
(dokument MM MM0003 niezatwierdzony)
(3) Zatwierdzenie MM [MG_DMM1D]
Stan zapasu:
Mg W magazynie (-) Zarezerw (=) Il dostępna -Jm-
-- ----------- -------- ----------- ----
40 10.000 10.000 0.000 szt
Tj. w mag [40] jest 10.000 szt i są zarezerwowane dla zamówienia
(4) Rozchód (wydanie) z magazynu [40]
Funkcja [SE_DDC10] lub [MG_DRO3G]
Musi być rozchód do zamówienia, tu: [MG_DRO3G] Z zatwierdzaniem
odpowiednik [DC_DMG02]
Stan zapasu:
Mg W magazynie (-) Zarezerw (=) Il dostępna -Jm-
-- ----------- -------- ----------- ----
40 0.000 0.000 0.000 szt
Tj. w mag [40] jest 0, nie ma rezerwacji, il dostępna 0
(5) Wystawienie faktury sprzedaży
Funkcja NA: Zamówienie + wydanie MG --> faktura [NA_DWZ30]
Musi być połaczenie: zamówienie sprzedaży i rozchód (wydanie)
z magazynu połączone z zamówieniem
3.3 Zamówienia serwisowe. Wg produktów
SE > Serwis_NA > Zamówienia serwisowe. Wg produktów [SE_DSR00]
Zgromadzone są tu takie same funkcje jak w panelu serwisowym,
lecz ukierunkowane na pracę wokół zamówień usług serwisowych w NA
Zawiera funkcje:
- Utworzenie nowego zamówienia serwisowego w NA (Typ [S] ?)
- Zamknięcie zamówienia serwisowego
Realizacja zamówień sprzedaży
4. Wizyty serwisowe
Firmy świadczące usługi serwisu, np. montażu czy instalacji sprzedanych produktów,
mogą zakładać zamówienia serwisowe i planować pracę pracowników przy pomocy
kalendarza wizyt.
Funkcjonalność:
- Powiązanie wizyt serwisantów (pracowników) z zamówieniem sprzedaży
- Planowanie wizyt w kalendarzu
- Powiadamiani e-mailem serwisantów (pracowników) o nowych wizytach
Patrz opis szczegółowy:
SE Wizyty serwisowe
5. Realizacja zamówienia serwisowego (przykład)
W przykładzie opisano:
* Zarejestrowanie pojazdu w kartotece produktów serwisowanych
* Zarejestrowanie zamówienia sprzedaży na usługę serwisową (naprawa)
* Utworzenie zlecenia serwisowego w systemie ZP
* Utworzenie specyfikacji materiałowej i specyfikacji operacji
* Wydanie materiałów i zarejestrowanie prac (robocizna)
* Zarejstrowanie dokumentu wykonania usługi
* Zamknięcie zalecenia
W przykładzie przedstawiono realizacje:
* Usługa po-gwarancyjna (płatna)
* Usługa gwarancyjna (bezpłatna)
Patrz szczegóły:
Serwis. Usługi płatne / gwarancyjne
6. Scenariusze usług serwisowych na danych demo
* Przygotowanie danych demo
* Wykonywanie usługi serwisowej
* Rejestracja operacji w panelu
* Drukowanie dokumentacji serwisowej
* Rejestrowanie dokumentów
* Zakończenie zlecenia serwisowego
* Zakończenie (realizacja) zamówienia serwisowego
Patrz opis szczegółowy:
SE Serwisowanie. Na danych Demo
7. Wydruki zamówień serwisowych
Zamówienie serwisowe 1
Opis potrzeby. Dokument ma charakter zgłoszenia serwisowego
Wzorce dokumentów i etykiet
