System SE wspomaga pracę służb serwisowych przedsiębiorstwa.
Pozwala planować, realizować i rozliczać prace serwisowe.
Serwisowanie. Opis ogólny
W systemie SE Serwisowanie można realizować serwis w różnych modelach:
* Serwis_NA. Zamówienia serwisowe na usługi i na wykorzystane części.
Na koniec, wystawia się fakturę sprzedaży.
* Serwis_ZP. Usługi serwisowe i wykorzystanie części (materiały)
ewidencjonuje i rozlicza na zleceniach ZP.
* Serwis_BM. Ewidencjonuje prace serwisowe i wymieniane części
dotyczące maszyn i urządzeń.
2. Realizacja zlecenia serwisowego (przykład)
2.1 Opis ogólny
NOTE: Opisano proces serwisowania pojazdu (ciągnika). Wg podobnej procedury
można realizować inne usługi serwisowe.
Patrz też:
Serwis. Usługi. Przykłady
Klient kupuje pojazd (urządzenie)
Do kartoteki produktów zapisuje się charakterystykę pojazdu
------------------------------------------------------------------
Nr produktu (Nr VIN) Indeks Kontrakt nr Do dnia...
------------------------- ---------------- ------------ ----------
128/331/4432/MD CIAGNIK_SIOD123 . .
------------------------------------------------------------------
Odbiorca
Zlecenie . /000 zerowy . .
Nr LOT/SER 50 mth . .
Nr silnika 7738316511129 ostatni . .
------------------------------------------------------------------
Naprawa pojazdu (urządzenia)
Tworzy się zamówienie sprzedaży na usługę serwisową w NA. Wskazuje się produkt
u odbiorcy, który będzie serwisowany [ItmInst]
Tworzy się zlecenie naprawy w kartotece zleceń ZP w powiązaniu z zamówieniem
sprzedaży na NA.
Definiuje się specyfikację materiałową i specyfikację operacji w ZP.
Następnie w ZP rejestruje się dokumenty wydania materiałów (koszty materiałów)
oraz dokumentuje wykonane operacje (koszty robocizny bezpośredniej
i koszty pośrednie stałe i zmienne).
Na koniec, rejestruje się dokument przychodu (wykonania usługi) i zamyka się zlecenie.
Wycena wykonania usługi
2.2 Usługa po-gwarancyjna (płatna)
Diagram i kolejne kroki
Zamówienie NA Zlecenie ZP Baza normatywna
------------- ----------- ---------------
* usługa -->----------> ZP * robocizna <---- Technologia RO (operacje serwisowe)
o--- * części * materiały <---- Struktury BOM (części zamienne, materiały)
| | = koszty ZP
| | |
| | |
| v |
o-<--- Wydanie MG v
| |
| |
| |
V |
| Faktura NA |
| ----------- v
| |
| * usługa (koszty ZP) <----<--o
o---> * części z magazynu
Kroki:
* Rejestracja zamówienia serwisowego w NA
- pozycja: usługa serwisowa
- pozycje: części i materiały, które pojawią się na fakturze sprzedaży
NOTE: parametr operatora 0514 [1] Powiązać materiał z serwisowanym produktem
* Utworzenie zlecenia serwisowego w ZP
- specyfikacja materiałowa na części i materiały, które wchodzą w koszty usługi
i nie pojawią się na fakturze sprzedaży
- specyfikacja operacji
* Otwarcie i realizacja zlecenia serwisowego w ZP
- wydanie części i materiałów
- rejestracja wykonanych operacji (robocizny)
- ew. rejestracja kosztów dodatkowych, np. usług obcych
NOTE: Realizacja może być w trybie JiT BackFlush
(seryjne wydanie materiałów i seryjna rejestracja robocizny)
* W MG wydanie części i materiałów zapisanych na zamówieniu sprzedaży
* Rejestracja wykonania zlecenia w funkcji: Przychód produktu (usługi)
NOTE: Rejestrację wykonania zlecenia można wykonać w trybie JiT BackFlush.
Program zapisze wykonanie zlecenia po automatycznym wydaniu części i materiałów
wg specyfikacji materiałowej i automatycznym zarejestrowaniu operacji
wg specyfikacji operacji.
* Zamknięcie zlecenia serwisowego
* Wystawienie faktury sprzedaży do wykonanej usługi serwisowej i wydanych
z magazynu w MG części i materiałów
2.3 Usługa gwarancyjna (bezpłatna)
Diagram i kolejne kroki
Zamówienie NA Zlecenie ZP Baza normatywna
------------- ----------- ---------------
* usługa --->-----> ZP * robocizna <---- Technologia RO (operacje serwisowe)
* materiały <---v
* części <---^ Struktury BOM (części zamienne, materiały)
= koszty ZP
|
|
|
v
Zamówienie NA |
----------- |
zamknięcie F7 <----------<---o
|
|
|
Ew. rozliczenie <-----o
z dostawcą części |
|
|
v
Rozliczenie kosztów
usług gwarancyjnych
Kroki:
* Rejestracja zamówienia serwisowego w NA
- pozycja: usługa serwisowa
* Utworzenie zlecenia serwisowego w ZP
- specyfikacja materiałowa na części i materiały, które wchodzą w koszty usługi
- specyfikacja operacji
* Otwarcie i realizacja zlecenia serwisowego w ZP
- wydanie części i materiałów
- rejestracja wykonanych operacji (robocizny)
- ew. rejestracja kosztów dodatkowych, np. usług obcych
NOTE: Realizacja może być w trybie JiT BackFlush
* Rejestracja wykonania zlecenia w funkcji: Przychód produktu (usługi)
NOTE: Rejestrację wykonania zlecenia można wykonać w trybie JiT BackFlush
* Zamknięcie zlecenia serwisowego
* Zamknięcie [F7] pozycji usługi serwisowej w zamówieniu sprzedaży.
Nie będzie faktury sprzedaży do zamówienia. Klient nie ponosi kosztów
gwarancyjnej usługi serwisowej.
* Rozliczenie kosztów usługi w KG Księga Główna
* Ew. rozliczenie z dostawcą części z tytułu zobowiązań gwarancyjnych
2.4 Podsumowanie różnic
(asystentAI)
Podsumowanie różnic między usługami gwarancyjnymi (bezpłatnymi)
i po-gwarancyjnymi (płatnymi) w systemie Trawers ERP,
wraz z opisem głównych kroków i zasad rozliczania:
Usługa po-gwarancyjna (płatna)Charakterystyka:
* Klient płaci za usługę i części.
* Rozliczenie odbywa się poprzez fakturę sprzedaży.
* Zlecenie serwisowe zawiera pełną kalkulację kosztów: robocizna, materiały, części.
Główne kroki:1. Rejestracja zamówienia sprzedaży (NA):
* Dodajesz usługę serwisową jako pozycję.
* Dodajesz części i materiały, które trafią na fakturę.
* Parametr operatora `0514 [1]` umożliwia powiązanie materiałów z serwisowanym produktem.
2. Tworzenie zlecenia serwisowego (ZP):
* Wprowadzana technologia (operacje) i BOM (części, materiały) potrzebne do wykonania usługi.
3. Realizacja zlecenia (ZP):
* Wydanie części z magazynu (na potrzeby ZP).
* Rejestracja wykonanej robocizny.
* Możliwe dodatkowe koszty (np. usługi zewnętrzne).
* Realizacja może być w trybie JiT (BackFlush).
4. Wydanie materiałów z magazynu (MG):
* Części przypisane do pozycji zamówienia sprzedaży zostają wydane.
5. Rejestracja wykonania zlecenia:
* Za pomocą funkcji Przychód produktu (usługi).
* Można zastosować JiT - system sam zarejestruje operacje i materiały zgodnie z technologią.
6. Zamknięcie zlecenia serwisowego.7. Fakturowanie:
* Tworzenie faktury sprzedaży obejmującej usługę oraz wydane z MG części i materiały.
---
Usługa gwarancyjna (bezpłatna)Charakterystyka:
* Klient nie płaci za usługę ani za części.
* Nie powstaje faktura sprzedaży.
* Koszty są rozliczane wewnętrznie (w księdze głównej lub z dostawcą).
Główne kroki:1. Rejestracja zamówienia serwisowego (NA):
* Dodajesz tylko usługę serwisową (części nie są fakturowane klientowi).
2. Tworzenie zlecenia serwisowego (ZP):
* Wprowadzana technologia (operacje) i BOM (części, materiały),
podobnie jak przy usłudze płatnej.
3. Realizacja zlecenia (ZP):**
* Wydanie materiałów i części.
* Rejestracja wykonanych operacji i ewentualnych kosztów obcych.
* Można użyć JiT BackFlush.
4. Rejestracja wykonania zlecenia:
* Jak wyżej, przez Przychód produktu (usługi).
5. Zamknięcie zlecenia serwisowego.6. Zamknięcie pozycji NA (F7):
* Zamykasz usługę bez wystawiania faktury.
* Klient nie ponosi żadnych kosztów.
7. Rozliczenie kosztów:
* Koszty usługi trafiają do księgi głównej (KG).
* Możliwe dodatkowe rozliczenie z dostawcą, jeśli to jego zobowiązanie gwarancyjne.
---
Różnice w rozliczeniach:
| Element | Po-gwarancyjna (płatna) | Gwarancyjna (bezpłatna) |
| -------------------- | ------------------------ | ------------------------------------------------ |
| Faktura dla klienta | Tak | Nie |
| Części z magazynu | Wydawane i fakturowane | Wydawane, ale nie fakturowane |
| Rejestracja operacji | Tak (robocizna) | Tak (robocizna) |
| Koszty usług | Pokrywa klient | Pokrywane przez firmę (ew. dostawcę) |
| Zamknięcie NA | Standardowe z fakturą | F7 - bez faktury |
| Rozliczenie końcowe | Wystawienie faktury | Ujęcie kosztów w KG i/lub rozliczenie z dostawcą |
---
2.5 Checklista serwisowa
Checklista serwisowa dla usług gwarancyjnych i po-gwarancyjnych w systemie Trawers ERP,
gotowa do wykorzystania przez serwisantów lub osoby rejestrujące zlecenia:
---
CHECKLISTA - USŁUGA PO-GWARANCYJNA (PŁATNA)Zamówienie sprzedaży (NA)
* [ ] Dodaj pozycję: usługa serwisowa
* [ ] Dodaj pozycje: części i materiały do sprzedaży
* [ ] Sprawdź parametr operatora `0514 [1]` - czy powiązano materiał z produktem
Zlecenie produkcyjne (ZP) - serwisowe
* [ ] Utwórz zlecenie z technologią (operacje serwisowe)
* [ ] Dodaj BOM - części i materiały użyte w procesie
Realizacja zlecenia ZP
* [ ] Wydaj części i materiały
* [ ] Zarejestruj robociznę (operacje)
* [ ] (Opcjonalnie) Dodaj koszty dodatkowe (np. usługi obce)
* [ ] (Opcja) Wykonaj JiT BackFlush
Magazyn (MG)
* [ ] Wydaj części i materiały z zamówienia sprzedaży
Zamknięcie zlecenia
* [ ] Zarejestruj wykonanie przez funkcję *Przychód produktu (usługi)*
* [ ] Zamknij zlecenie
Fakturowanie
* [ ] Wystaw fakturę sprzedaży na:
* usługę (koszty ZP)
* części i materiały (wydane z MG)
---
CHECKLISTA - USŁUGA GWARANCYJNA (BEZPŁATNA)Zamówienie sprzedaży (NA)
* [ ] Dodaj tylko pozycję: usługa serwisowa (bez części)
Zlecenie produkcyjne (ZP) - serwisowe
* [ ] Utwórz zlecenie z technologią (operacje serwisowe)
* [ ] Dodaj BOM - części i materiały używane w serwisie
Realizacja zlecenia ZP
* [ ] Wydaj części i materiały
* [ ] Zarejestruj robociznę (operacje)
* [ ] (Opcjonalnie) Dodaj koszty dodatkowe (np. usługi obce)
* [ ] (Opcja) Wykonaj JiT BackFlush
Zamknięcie zlecenia
* [ ] Zarejestruj wykonanie przez funkcję *Przychód produktu (usługi)*
* [ ] Zamknij zlecenie
Zamówienie NA - zamknięcie bez faktury
* [ ] Zamknij pozycję usługi serwisowej klawiszem F7
* [ ] Upewnij się, że nie zostanie wygenerowana faktura
Rozliczenie wewnętrzne
* [ ] Koszty przeniesione do Księgi Głównej (KG)
* [ ] (Opcjonalnie) Rozliczenie z dostawcą części, jeśli obowiązuje gwarancja producenta
3. Zestawienia
Koszty serwisu
Zestawienie (wydruk) kosztów poniesionych na zlecenia w związku z realizacją
usług serwisowych [SE_ZZS80].
Wskazuje się: produkty serwisowane, zlecenia, itp.
Koszty rodzajowe
* Koszty materiałów [SE_ZZS20]
Tabelaryczne zestawienie kosztów materiałów (komponentów) usług serwisowych.
Pokazuje indeks, nazwę i kraj pochodzenia oraz ilość i wartość materiału.
Tabelę można sortować wg kolumn oraz grupować ilości i koszty.
* Koszty robocizny [SE_ZZS30]
Tabelaryczne zestawienie kosztów robocizny (operacji) usług serwisowych.
Pokazuje symbol, nazwę i stanowisko oraz ilość i wartość robocizny (operacji).
Tabelę można sortować wg kolumn oraz grupować ilości i koszty.
* Koszty operacji obcych [SE_ZZS40]
Tabelaryczne zestawienie kosztów operacji obcych usług serwisowych.
Pokazuje symbol i nazwę operacji obcej oraz ilość i wartość,
a także symbol i nazwę dostawcy.
Tabelę można sortować wg kolumn oraz grupować ilości i koszty.
Sumaryczne koszty serwisu
* Sumaryczne koszty usług serwisowych [SE_ZZS10]
Tabelaryczne zestawienie planowanych i rzeczywistych kosztów zleceń
na usługi serwisowe.
Raport zbiorczy Statystyka
Zdarzenia serwisowe w ujęciu statystycznym [SE_ZZS90]
[ ] Całkowity koszt zleceń serwisowych
[ ] Koszt z podziałem na poszczególne usługi
[ ] Koszt z podziałem na poszczególne modele
[ ] Koszt materiałów, sumowany wg krajów
[ ] Koszt materiałów
[ ] Koszt robocizny z podziałem na operacje
[ ] Koszt operacji obcych z podziałem na operacje
[ ] Koszt operacji obcych z podziałem na dealerów
Kronika zakupu asortymentu [SE_ZZS60]
Zestawienie tabelaryczne. Zawiera pozycje dokumentów zakupu ZO zawierające
wskazany asortyment nabyty w podanym okresie.
Pozycje uporządkowano chronologicznie, wg dat rejestracji i numerów dokumentów.
Pozwala ustalić kiedy kupiono asortyment, np. część zamienną od producenta,
i ile dni (od dzisiaj) minęło od dnia zakupu.
Ułatwia ustalenie, czy część jest na gwarancji producenta, przy założeniui
pewnego, standardowego okresu gwarancji, np. 12 miesięcy.
Szczegóły dot. gwarancji na części udzielane przez producenta można
zapisać w kartach asortymentu np. LOT/SER lub w plikach załączników.
LOT/SER Numerowanie partii
Kronika sprzedaży asortymentu [SE_ZZS70]
Zestawienie tabelaryczne. Zawiera pozycje faktur sprzedaży wystawionych
na wskazany asortyment dla odbiorcy o podanym symbolu.
Pozwala ustalić czy wskazany asortyment, np. część zamienna została
sprzedana temu klientowi lub dealerowi w podanym okresie.
Patrz też:
Raporty i analizy