1. Opis ogólny
2. Usługi serwisowe. Płatne
2.1 Model danych i procesy
2.2 Opis ogólny - tabelarycznie
2.3 Kolejne kroki - szczegółowo
2.4 Usługi płatne vs gwarancyjne
2.5 CHECKLISTA: Usługa serwisowa - PŁATNA
3. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
System SE wspomaga pracę służb serwisowych przedsiębiorstwa.
Pozwala planować, realizować i rozliczać prace serwisowe.
Serwisowanie. Opis ogólny
W systemie Trawers ERP można realizować serwis w różnych modelach:
Serwis_NA
Usługi serwisowania ewidencjonuje się w systemach NA Sprzedaż i MG Magazyn.
SE Serwisowanie. Serwis_NASerwis_ZP
Usługi serwisowania ewidencjonuje się w systemach NA Sprzedaż, MG Magazyn
oraz w systemie ZP Zlecenia produkcyjne.
Serwis_ZP Zamówienia ZleceniaSerwis_BM
Serwisowanie maszyn i urządzeń. Własnych i obcych.
SE Serwisowanie. Serwis_BM
2. Usługi serwisowe. Płatne
Opis realizacji usług serwisowych płatnych w modelu Serwis_ZP.
Procesy:
* Planowanie prac
* Angażowanie zasobów materialnych i nie-materialnych
* Badanie dostępności materiałów
* Angażowanie personelu
* Rejestrowanie postępu prac
* Rozliczanie efektywności (rentowności)
Usługi serwisowania ewidencjonuje się w systemach NA Sprzedaż, MG Magazyn
oraz w systemie ZP Zlecenia produkcyjne.
Można ustalać prognozować koszty, wydawać materiały, rejestrować wykonane
operacje, koszty robocizny i koszty pośrednie (wydziałowe i ogólno-zakładowe).
Zgromadzonymi kosztami można obciążać klienta lub producenta, gdy produkty
są na gwarancji.
2.1 Model danych i procesy
Model danych
o---------------------o
o----------------o (7) | |
| SE Produkty |<-----------o| Komponenty produktu |
| serwisowane |o----------->| (serwisowane) |
o----------------o | |
^ o---------------------o
| ^
| (8) |
| v
| o---------------------o
| | Karty serwisowe |
(1) | | Dokumentacja prac i |
^ | wymian komponentów |
| o---------------------o
o------o------------o
| NA Zamówienie |
| serwisowe [ZL] |
| | o----------------o
| * Usługa | o---<----o| BOM |
| * Materiały o----->------>--o | | Komponenty |
| | | | o----------------o
o---------o---------o v v
| | | (3b)
(2) v (3a) | |
| | |
| o---------------|-----|----------------------o
| | v v |
| | | | |
| | | | |
v v v v v
o-------------------o o--------------o o--------------o
| ZP Zlecenie | | Specyfikacja | | Specyfikacja |
| serwisowe | | materiałowa | | operacji |
| | o-------o------o o-------o------o
o----o--------------o | |
| ^ ^ | |
| | | v v
(4) | | | (4)a | 4(b) |
| | | | |
v | | Wydane | |
Realizacja | | części | Wykonane |
zlecenia | o-----<------------o operacje |
| | |
| o---<-------------------------------------<----o
|
|
|
v
o--------------o
| ZP Koszty |
| zlecenia |
o----o---------o
|
(5) | <--- Rejestracja dokumentu przychodu
| (wykonanie usługi serwisowej)
v
Zamknięcie
zlecenia
|
|
v (6)
Zestawienie o--------------------o
kosztów KwS | NA Faktura |
zlecenia o-->------->| sprzedaży [FA] |
| |
| * koszty zlecenia |
o--------------------o
2.2 Opis ogólny - tabelarycznie
Proces realizacji usługi serwisowej - model płatny
| Etap | Opis | Dokumenty / Uwagi |
| -------- | ------------------------------------------------ | ----------------------------------------------------------------------------------------|
| (1) | Rejestracja zamówienia serwisowego [ZL] | - NA > Zamówienie serwisowe - Usługa: [Uw] Usługa własna - Możliwość dodania materiałów |
| (2) | Utworzenie zlecenia serwisowego [ZP] | - Powiązanie z [ZL] - Gromadzenie kosztów do FA (KwS) - Jedno ZP i jedna pozycja ZL |
| (3a) | Specyfikacja materiałowa [ZP] | - Pobieranie z zamówienia sprzedaży (zamykanie pozycji) - Ustalanie cen materiałów |
| (3b) | Specyfikacja z BOM (komponenty) | - Standardowe materiały (części) używane w serwisie |
| (4) | Realizacja zlecenia serwisowego | - (a) Wydanie materiałów [RO] - (b) Wykonanie operacji (robocizna) [KR] |
| (5) | Rejestracja wykonania usługi (dokument przychodu)| - Zakończenie i zamknięcie zlecenia [ZP] |
| (6) | Wystawienie faktury sprzedaży [FA] | - NA > Faktury sprzedaży - Usługa + wydane materiały - KwS zapisany z ZP |
| (7) | Definiowanie komponentów produktu w SE | - Dla urządzeń/maszyn serwisowanych - Przechowywane w: Komponenty produktu |
| (8) | Rejestracja kart serwisowych | - Dokumentacja wykonanych prac i wymian - System SE, moduł Serwis_BM |
Powiązania dokumentów i danych
[ZL] Zamówienie serwisowe
|
|
+--> [ZP] Zlecenie serwisowe
|
|
+--> [RO] Wydanie materiałów
+--> [KR] Wykonanie operacji
|
|
+--> Koszty usługi (KwS)
|
|
+--> [FA] Faktura sprzedaży (usługa + materiały)
Dodatkowe informacje:
* Specyfikacja materiałowa:
zawiera ceny sprzedaży materiałów - trafiają na fakturę.
* Koszty usługi (KwS):
zapisywane do pozycji faktury. Obliczane z karty zlecenia ZP.
* Parametry kontroli kosztów:
* [8] suma kosztów ZP,
* [9] tylko koszt operacji (robocizna).
* Fakturowanie:
* Możliwe dopisanie pozycji lub wystawienie korekty (zależnie od uprawnień)
* Analizy:
* Marża, struktura kosztów, rentowność usług - dostępne w raportach.
2.3 Kolejne kroki - szczegółowo
(1) Rejestracja [ZL] Zamówienie serwisowe w NA
* Usługa serwisowa
Usługa serwisowa, to pozycja w kartotece KIM rodzaju: [Uw] Usługa własna
ze wskaźnikiem: Usługa serwisowa = [T].
* (opcja) Materiały wykorzystywane podczas realizacji serwisowej
Materiały można deklarować w specyfikacji materiałowej
zlecenia ZP
(2) Utworzenie zlecenia serwisowego w ZP
Zlecenie w ZP w powiązaniu z zamówieniem serwisowym [ZL] w NA.
NOTE: Do jednej pozycji zamówienia [ZL] można dowiązać jedno zlecenie ZP.
Koszty realizacji usługi serwisowej są zbierane w karcie zlecenia
i zostaną zapisane w pozycji faktury [FA] jako koszty wykonania tej usługi (KwS).
[ZL]o--->--------->--->[ZP]
o o
| KwS |
o->------>[FA]<-----<--o
Tylko jedno zlecenie ZP gromadzi koszty wykonania zamówionej usługi.
(3) Utworzenie specyfikacji materiałowej i specyfikacji operacji w ZP
Specyfikacje powiązane ze zleceniem w ZP i zamówieniam serwisowym w NA.
(3a) (opcja) Można pobrać (skopiować) materiały z zamówienia sprzedaży
Pozycje pobranych materiałów program zamyka [Z] w zam sprzedaży
(3b) (opcja) Można pobrać (skopiować) materiały z kartoteki BOM
W BOM można zdefiniować komponenty (części, materiały), które standardowo
używane są podczas realizacji usługi serwisowej.
W specyfikacji materiałowej podaje się ceny sprzedaży użytych materiałów.
Informacje o cenach sprzedaży materiałów program umieszcza na fakturze
sprzedaży wystawionej odbiorcy (klientowi) po wykonaniu usługi serwisowej.
Patrz szczegóły: [Specyfikacja materiałowa zlecenia serwisowego]
ZP Specyfikacja materiałowa(4) Realizacja zlecenia serwisowego w ZP
a) Wydanie części. Dokument [RO] Wydanie (rozchód)
b) Wykonanie operacji. Dokument [KR] Wykonanie operacji (robocizna
(5) Rejestracja dokumentu przychodu (wykonanie) usługi serwisowej w ZP
Zakończenie i zamknięcie zlecenia serwisowego
(6) Wystawienie faktury sprzedaży w NA
NA > Faktury sprzedaży > [ZL] Zamówienie + Zlecenie ZP
> [FA] Faktura [NA_DWZ31]
Faktura zawiera pozycje:
* usługa serwisowa, wskazana w zamówieniu sprzedaży w NA
* materiały, części które zostały wydane na zlecenie serwisowe w ZP
- wg zatwierdzonych dokumentów wydania materiałów do zlecenia w ZP
- ceny sprzedaży materiałów zostaną przepisane ze specyfikacji materiałowej w ZP
Dopisana faktura będzie zatwierdzona.
(materiały zostały wydane, są dokumenty w MG)
Możliwości korygowania faktury:
* Wystawienie faktury korygującej
* Dopisanie do faktury sprzedaży
(może to zrobić operator z param: 0636 [1] NA: Dopisze poz do dok zatw)
- pozycja opisu dodatkowego
- pozycja rabatu, aby skorygować ew cenę sprzedanych materiałów i usług
(opcja) Koszty poniesione na realizacje usługi można oglądać na panelu
kalkulacji kosztów (param operatora 0728 [1]).
Program zapisuje do pozycji faktury koszt własny sprzedaży (KwS)
obliczony w karcie zlecenia ZP.
Kwota kosztu może obejmować: (parametr w polu: ProfBasU)
[8] Suma kosztów zgromadzonych w karcie zlecenia ZP
[9] Koszt robocizny (operacji) z karty zlecenia ZP
Patrz szczegóły:
Koszt szacunkowy sprzedaży
Koszty poniesione na realizację usługi i % uzyskanej marży można
przeglądac w zestawieniach i raportach.
Raporty i analizy
Patrz też szczegóły w opisie marży:
Kontrola marży. Wzory, zestawienia
--- (opcja) Serwisowanie produktu w SE ---
Funkcje w systemie SE, moduł: Serwis_BM. Jeden z trzech modeli serwisowania.
Serwisowanie produktów: maszyn i urządzeń własnych i obcych.
Definiuje się komponenty (częsci) produktu. Komponenty można wymieniać
na nowe (inne). Program prowadzi kronikę wykonanych prac i wymienionych komponentów.
(7) Definiowanie komponentów produktu: części i pod-zespoły(8) Rejestrowanie kart serwisowych
Karta serwisowa, to jest dokument, w którym rejestruje się planowane
i wykonane prace serwisowe. Np. remont maszyny i wymiana części.
Patrz szczegóły: Serwis_BM Serwisowanie maszyn i urządzeń.
SE Serwisowanie. Serwis_BM
2.4 Usługi płatne vs gwarancyjne
Tabela porównawcza usług serwisowych płatnych i gwarancyjnych
Zestawienie najważniejszych różnic i podobieństw
Porównanie: Usługi serwisowe Płatne vs Gwarancyjne
| Kryterium | Usługi Płatne | Usługi Gwarancyjne |
| --------------------------- | -------------------------------------------| -------------------------------------------------------------- |
| Odbiorca zamówienia [ZL] | Klient / nabywca usługi | Użytkownik maszyny (np. klient końcowy) |
| Odbiorca faktury [FA] | Klient (ten sam co w [ZL]) | Gwarant / Producent |
| Rodzaj usługi | [Uw] Usługa własna - serwisowa | [Uw] Usługa własna - gwarancyjna |
| Powiązanie FA z ZL | Tak - faktura tworzona bezpośrednio z ZL | Nie - faktura wystawiana niezależnie, wg kosztów zlecenia [ZP] |
| Tworzenie zlecenia [ZP] | Powiązane z pozycją [ZL] | Powiązane z [ZL], ale służy tylko do kalkulacji kosztów |
| Koszty [KwS] | Wpisywane do faktury [FA] | Służą do wyliczenia wartości faktury wystawionej na gwaranta |
| Specyfikacja materiałowa | Obowiązkowa / zależna od materiałów | Taka sama jak w płatnych - materiały, operacje, BOM |
| Fakturowanie materiałów | Tak - cena sprzedaży z dokumentów ZP | Tak - wartość kosztowa (ustalona z gwarantem) |
| Zamknięcie zamówienia [ZL] | Automatyczne po wystawieniu faktury | Ręczne - z podaniem przyczyny i numeru faktury gwarancyjnej |
| Numer zlecenia w FA | Automatyczne powiązanie przez system | Trzeba wpisać ręcznie - umożliwia raportowanie |
| Raporty i zestawienia | Raporty kosztów, marży, zużycia materiałów | Identyczne jak płatne, lecz z filtrem 'gwarancyjne' |
| Cel faktury | Obciążenie klienta końcowego | Zwrot kosztów od gwaranta |
| Rodzaj rozliczenia | Komercyjne | Techniczno-serwisowe |
| Zysk / marża | Marża liczona: cena sprzedaży - koszt [KwS]| Marża = Wartość faktury (na gwaranta) - koszty rzeczywiste |
Podsumowanie kluczowych różnic
* Płatne - pełne powiązanie ZL -> ZP -> FA, odbiorcą jest klient.
* Gwarancyjne - FA wystawiana niezależnie na gwaranta, ZL zamykane ręcznie.
2.5 CHECKLISTA: Usługa serwisowa - PŁATNA
Kolejne kroki:
| Krok | Czynność | System / Dokument |
| ---- | ----------------------------------------------------------------------- | ----------------------- |
| 1 | Załóż zamówienie serwisowe (z usługą i opcjonalnie materiałami) | NA [ZL] Zamówienie |
| 2 | Utwórz zlecenie serwisowe powiązane z zamówieniem [ZL] | ZP [Zlecenie] |
| 3 | Zdefiniuj specyfikację materiałową i operacji (z BOM lub ręcznie) | ZP -> Specyfikacje |
| 4 | Wydaj materiały - rozchód na zlecenie | [RO] Dokument wydania |
| 5 | Zarejestruj wykonanie operacji (robocizna) | [KR] Dokument operacji |
| 6 | Zarejestruj wykonanie usługi (zamknięcie zlecenia) | ZP -> Zamknięcie |
| 7 | Wystaw fakturę sprzedaży - zawiera usługę + materiały z ceną sprzedaży | NA [FA] Faktura |
| 8 | (Opcjonalnie) Skoryguj fakturę: rabat, opis, korekta, dopisanie pozycji | NA > Faktura korygująca |
| 9 | Przegląd kosztów i marży (panel kalkulacji kosztów / raporty) | Raporty ZP / NA |