1. Opis ogólny
2. Usługi serwisowe. Gwarancyjne
2.1 Model danych i procesy
2.2 Opis ogólny - tabelarycznie
2.3 Opisy szczegółowe
2.4 Usługi płatne vs gwarancyjne
2.5 CHECKLISTA: Usługa serwisowa - GWARANCYJNA
3. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
System SE wspomaga pracę służb serwisowych przedsiębiorstwa.
Pozwala planować, realizować i rozliczać prace serwisowe.
Serwisowanie. Opis ogólny
W systemie Trawers ERP można realizować serwis w różnych modelach:
Serwis_NA
Usługi serwisowania ewidencjonuje się w systemach NA Sprzedaż i MG Magazyn.
SE Serwisowanie. Serwis_NASerwis_ZP
Usługi serwisowania ewidencjonuje się w systemach NA Sprzedaż, MG Magazyn
oraz w systemie ZP Zlecenia produkcyjne.
Serwis_ZP Zamówienia ZleceniaSerwis_BM
Serwisowanie maszyn i urządzeń. Własnych i obcych.
SE Serwisowanie. Serwis_BM
2. Usługi serwisowe. Gwarancyjne
Opis realizacji usług serwisowych gwarancyjnych w modelu Serwis_ZP.
Procesy:
* Planowanie prac
* Angażowanie zasobów materialnych i nie-materialnych
* Badanie dostępności materiałów
* Angażowanie personelu
* Rejestrowanie postępu prac
* Rozliczanie efektywności (rentowności)
Usługi serwisowania ewidencjonuje się w systemach NA Sprzedaż, MG Magazyn
oraz w systemie ZP Zlecenia produkcyjne.
Można ustalać prognozować koszty, wydawać materiały, rejestrować wykonane
operacje, koszty robocizny i koszty pośrednie (wydziałowe i ogólno-zakładowe).
Zgromadzonymi kosztami można obciążać klienta lub producenta, gdy produkty
są na gwarancji.
Proces realizacji usługi serwisowej - model gwarancyjny
| Etap | Opis | Dokumenty / Uwagi |
| -------- | -------------------------------------------------| ----------------------------------------------------------------------------------------|
| (1) | Rejestracja zamówienia serwisowego [ZL] | - NA > Zamówienie serwisowe - Na użytkownika (odbiorca usług) - [Uw] Usługa gwarancyjna |
| (2) | Utworzenie zlecenia serwisowego [ZP] | - Powiązane z zamówieniem [ZL] - Gromadzenie kosztów naprawy |
| (3) | Realizacja zlecenia [ZP] | - (a) Wydanie materiałów [RO] - (b) Wykonanie operacji [KR] |
| (4) | Zamknięcie zlecenia [ZP] | - Zakończenie prac - Koszty gotowe do fakturowania |
| (5) | Wystawienie faktury sprzedaży [FA] - na gwaranta | - Odbiorca: gwarant (nie użytkownik maszyny) - Brak powiązania z [ZL] |
| (6) | Zamknięcie pozycji zamówienia [ZL] |
Zasady i kluczowe informacje
| Obszar | Opis |
| ----------------| -----------------------------------------------------------------------------------------|
| Koszty [ZP] | Obliczane jak w usługach płatnych: materiały + robocizna (operacje) |
| Faktura [FA] | Wystawiana na gwaranta - zawiera wartość poniesionych kosztów (uzgodnionych) |
| Powiązania | Numer zlecenia [ZP] wpisywany do faktury [FA] -> umożliwia raportowanie i zestawienia |
| Wartość faktury | Suma rzeczywistych kosztów + uzgodnienia z gwarantem |
| Brak powiązania | [ZL] nie generuje bezpośrednio faktury - faktura [FA] jest niezależna od zamówienia [ZL] |
Schemat powiązań danych (gwarancyjnych)
[ZL] Zamówienie serwisowe (na użytkownika maszyny)
|
+--> [ZP] Zlecenie serwisowe
|
+--> koszty serwisu (materiały + robocizna)
|
v
[FA] Faktura sprzedaży (na gwaranta)
Wpisany nr ZP (dla raportów)
Możliwości raportowe i analizy
| Rodzaj raportu / analiza | Opis |
| ---------------------------------- | ----------------------------------- ------------ |
| Udział napraw gwarancyjnych | W stosunku do ogólnej wartości usług serwisowych |
| Koszty własne | Materiały, robocizna, koszty pośrednie |
| Marże z usług gwarancyjnych | Faktura na gwaranta - koszty zlecenia |
| Zestawienie części (asortyment) | Części wykorzystane w naprawach gwarancyjnych |
| Koszty wg marek, modeli, produktów | Możliwość filtrowania wg dowolnych cech produktu |
| Powiązania ZL <-> ZP <-> FA | Dzięki wpisanemu numerowi ZP do faktury |
2.3 Opisy szczegółowe
W przypadku realizacji usług gwarancyjnych, zamówienie serwisowe
rejestruje się na użytkownika (właściciela) maszyny a kosztami obciąża
gwaranta.
Pozycja zamówienia serwisowego
Indeks: Asortyment nie-magazynowy, [07] [Uw] Usługi własne,
np. [702SW.GW.ARACO] Usługa gwarancyjna - ARACO
Koszt realizacji zlecenia gwarancyjnego oblicza się tak jak w modelu:
Usługi serwisowe. Płatne. Są to koszty zgromadzone w karcie zlecenia ZP.
Fakturę sprzedaży wystawia się na producenta (gwaranta).
Faktura sprzedaży nie jest powiązana z zamówieniem sprzedaży (serwisowym).
Odbiorca faktury jest innym podmiotem (gwarant).
Wartość pozycji faktury sprzedaży
Wartość sprzedaży w pozycji faktury, to jest suma poniesionych kosztów
(i uzgodnionych z gwarantem) na daną naprawę.
Dla potrzeb raportowania i rozliczenia usług gwarancyjnych, w pozycji
faktury sprzedaży nalezy wpisać numer zlecenia, który realizował naprawę (serwis).
Numer zlecenia zapisany w pozycji faktury sprzedaży umożliwi powiązanie:
Zamówienie sprzedaży <--> Zlecenie naprawy gwarancyjnej w ZP
<--> Faktura sprzedaży na gwaranta
Wybór numeru zlecenia można wymusić dekretem. Dodać maskę: %ZZZZZZ%.
Zamknięcie zamówienia
Do zamówienia sprzedaży (serwisowego) nie będzie wystawiana faktura.
Dlatego pozycję zamówienia należy zamknąć [Z].
Trzeba podać przyczynę zamknięcia. Symbol przyczyny wybrać z tabeli [NA_TPZ10].
Dodatkowo wpisać numer faktury wystawionej na gwaranta usługi serwisowej.
(pole: clInvoice)
Wskaźnik: T/N w tabeli [NA_TPZ10] wymusza podanie numeru faktury (clInvoice).
Schemat przepływu danych
--------------------------------------------------------
[ZL] Zamówienie serwisowe --> Zlecenie ZP
na: Użytkownik maszyny - materiały
^ - robocizna
clInvoice ------o------
^ |
| | koszty
| v serwisu
o | gwarancyjnego
[FA] Faktura sprzedaży <----<---<--o
na: Gwarant
--------------------------------------------------------
Powiązanie: zamówienie serwisowe (gwarancyjne) i faktura sprzedaży (na gwaranta(
umożliwia tworzenie zestawień i raportów.
Raporty i zestawienia mogą być podobne do tych tworzonych dla analizy
usług płatnych (sprzedawanych) lecz zawężone (ograniczone) do usług
serwisowych gwarancyjnych.
Np.
* Udział wartości napraw gwarancyjnych w ogólnej wartości napraw serwisowych
* Wysokość kosztów własnych poniesionych przy realizacji napraw gwarancyjnych
* Marże własne z tytułu świadczenia usług napraw gwarancyjnych dla gwaranta.
Wartość faktur wystawionych na gwaranta (-) minus poniesione koszty usługi.
* Asortyment (części) wykorzystane podczas napraw gwarancyjnych
* Koszty napraw gwarancyjnych w podziale na marki, modele, produkty.
* Ilości i wartości poniesionych nakładów (z kart zleceń ZP):
- koszty materiałowe
- koszty operacji (robocizna)
- koszty operacji obcych
- koszty pośrednie
* Raporty z modułów planowania i realizacji zleceń serwisowych
Patrz: JC Raporty. Koszty zleceń
Patrz też: Zamykanie pozycji zamówienia
Realizacja zamówień sprzedaży
2.4 Usługi płatne vs gwarancyjne
Tabela porównawcza usług serwisowych płatnych i gwarancyjnych
Zestawienie najważniejszych różnic i podobieństw
Patrz szczegóły: (układ tabelaryczny)
SE Serwis_ZP -> Usługa płatnaPodsumowanie kluczowych różnic
* Płatne - pełne powiązanie ZL -> ZP -> FA, odbiorcą jest klient.
* Gwarancyjne - FA wystawiana niezależnie na gwaranta, ZL zamykane ręcznie.
2.5 CHECKLISTA: Usługa serwisowa - GWARANCYJNA
Kolejne kroki:
| Krok | Czynność | System / Dokument |
| ------ | ------------------------------------------------------------------------------------------| ------------------------|
| 1 | Załóż zamówienie serwisowe na użytkownika maszyny (odbiorcę technicznego) | NA [ZL] Zamówienie |
| 2 | Utwórz zlecenie serwisowe [ZP] powiązane z tym zamówieniem | ZP [Zlecenie] |
| 3 | Określ specyfikację materiałową i operacji (jak w usługach płatnych) | ZP -> Specyfikacje |
| 4 | Wydaj materiały na zlecenie | [RO] Dokument wydania |
| 5 | Zarejestruj wykonanie operacji | [KR] Dokument operacji |
| 6 | Zakończ i zamknij zlecenie [ZP] | ZP -> Zamknięcie |
| 7 | Wystaw fakturę sprzedaży na gwaranta (producenta) | NA [FA] Faktura |
| 8 | W pozycji faktury wpisz numer zlecenia [ZP] | Pole: zlecenie serwisowe|
| 9 | Zamknij pozycję zamówienia [ZL] ręcznie - podaj przyczynę zamknięcia i numer faktury [FA] | NA [ZL] -> Zamknięcie |
| 10 | Przeglądaj koszty napraw gwarancyjnych i analizy (udział, marża, części itp.) | Raporty NA / ZP |