SE Serwisowanie. Kartoteki Dokumenty

1. Opis ogólny 2. Powiązania z systemami Trawers ERP 3. Kartoteka serwisowanych produktów 3.1 Karta produktu 3.2 Kontrakt serwisowy 3.3 Karta gwarancyjna 3.4 Zestawienia z kartoteki produktów 4. Dokumenty serwisowe Zamówienie serwisowe Zlecenie serwisowe Karta wizyty serwisowej 5. Kalkulacja marży. Dokument wyceny Kalkulowanie kwot marży Dokument wyceny Wycena wykonania usługi 6. Produkty: pobieranie z CSV, zapis do CSV Pobieranie z pliku CSV Zapisywanie produktów do pliku CSV 7. Tematy powiązane

1. Opis ogólny

Moduły funkcjonalne

System SE zawiera moduły funkcjonalne: * Produkty serwisowane * Komponenty produktu serwisowanego * Zamówienia serwisowe * Zlecenia serwisowe * Materiały wykorzystane * Operacje wykonane

Produkty serwisowane

Prowadzenie kartoteki produktów serwisowanych, tj. produktów identyfikowanych (Nr produktu) znajdujących się u odbiorców. Serwisować można także nasze własne obiekty i urządzenia.

Komponenty produktu serwisowanego

Komponenty urządzenia (produktu), to są jego części składowe (elementy). Mogą to być rozbudowane pod-zespoły, np. silniki lub mniejsze części, uszczelki, opony. Komponenty urządzenia mogą podlegać serwisowaniu (można tworzyć karty serwisowe) można też ująć części, które nie podlegają serwisowaniu. Patrz też: Serwisowanie. Opis ogólny

2. Powiązania z systemami Trawers ERP

System SE współpracuje z pozostałymi systemami programu Trawers: Konfiguracja programu Trawers Systemy: * MG Gospodarka magazynowa * NA Sprzedaż i rozrachunki z odbiorcami * ZA Zamówienia zakupu * ZO Zakupy i rozrachunki z dostawcami * ZP Zlecenia produkcyjne i usługowe * BM BOM Struktura produktów serwisowanych * RO Procesy realizacyjne (technologia) * SH Harmonogramowanie wykonywanych operacji Patrz opis powiązań i szczegóły wymiany danych: Serwisowanie. Opis ogólny

3. Kartoteka serwisowanych produktów

3.1 Karta produktu

Karta zawiera dane o serwisowanych produktach znajdujących się u odbiorców. Serwisować można także własne obiekty i urządzenia. Serwisować można obiekty fizyczne (magazynowane), np. maszyny, urządzania, przedmioty codziennego użytku, itp. Usługom serwisowym może podlegać także asortyment nie-magazynowy, np. usługi dostępu do serwisów internetowych, udzielone licencje, usługi edukacyjne, księgowe, itd. (en: Intangible products). Jeden odbiorca może mieć wiele produktów serwisowanych. Produkt może być sprzedany przez pośrednika (dealera). Pośrednik może sprzedać wiele produktów wielu odbiorcom. Partnerzy handlowi. Dealerzy

Karta produktu

Nr produktu Unikalny identyfikator [ItmInst] Numer produktu program może nadawać automatycznie wg szablonu ustalonego w parametrach systemu SE, np.%YYYY%%MN%%DD%/%HH%%MI%/%9% Parametry systemu SE Patrz też szablony numerowania: Numerowanie. Szablony Status Umowne oznaczenia: u Odbiorcy, w Naprawie, Użytkowany, Wycofany Rok produkcji rrrr, np. 2018 (opcja) Nr identyfikacyjny, np. Nr silnika, Nr VIN lub -------- Wpisuje się, gdy profil [1][2] Pojazdy, maszyny (rejestracja stanu licznika i terminy przeglądów) Profil: patrz parametry SE Parametry systemu SE (opcja) Nr rej lub -------- Wpisuje się, gdy profil [1] [2] Profil: patrz parametry SE Parametry systemu SE J org Jednostka organizacyjna [JJ] Od Oddział firmy [00] gdy nie wyodrębiono oddziałów tabeli firm Indeks i nazwa Indeks i nazwa produktu serwisowanego. Wg karty KIM z wskaźnikiem: Serwisowany = 'T' Wskaźnik: Serwisowany mogą mieć rodzaje indeksów: [01] [Pp] Produkt [02] [Pw] Produkt [03] [Mz] Materiał [05] [Pr] Produkt [07] [Uw] Usługa własna Szczegóły patrz: KIM Rodzaje indeksów asortymentu Odbiorca Odbiorca (użytkownik) produktu. Wg kartoteki odbiorców Użytkownikiem produktu może być także nasza firma. Gdy serwisujemy własne maszyny i urządzenia. Funkcje: Utrzymanie ruchu. (opcja) Dealer produktu Pośrednik w sprzedaży produktu Partnerzy handlowi. Dealerzy Wysłać do ... Adres (lokalizacja) produktu. Gdzie się znajduje. Gdzie jest zainstalowany. W posiadaniu Od: Data sprzedaży (instalacji) (opcja) Kontrakt OB Do.. Nr kontraktu Dokument [OB] (opcja) Sprzedano (opcja) Daty przeglądów podawane gdy profil [1]

Zakładki F2

Dodatkowe informacje (podgląd rekordów powiązanych) * Plany przeglądów i zlecenia przeglądów technicznych Definiowanie planów przeglądów Realizacja przeglądów. Rejestracja: Stan licznika, Data przeglądu 0-wego. SE Przeglądy techniczne * Kontrakty serwisowe w NA [OB] Dokumenty [OB] powiązane z produktem * Przeglądy producenckie Daty przeglądów: 0-zerowy, 50-mth, 250 mth. Rejestruje się dni, w których wykonano przeglądy po osiągnięciu podanych mth (motogodzin) pracy urządzenia lub maszyny. NOTE: podane czasy pracy stosowane u kilku użytkowników Trawers ERP. * Zmiany odbiorców (użytkowników) Kolejni użytkownicy produktu (zbior: 399). Program wyświetla: Symbole i nazwy kolejnych użytkowników oraz dzień w którym zarejestrowano rozpoczęcie użytkowania. Pole: W posiadaniu Od ... * Zamówienia serwisowe w NA [ZL] Dokumenty [ZL] powiązane z produktem Dokumenty sprzedaży * Zlecenia serwisowe w ZP Dokumenty w ZP powiązane z produktem Dokumenty w produkcji * Karty gwarancyjne Karty powiązane z produktem * Karta LOT/SER Karta powiązana z produktem * Kronika dokum mag kart LOT/SER Dokumenty MG * Zlecenie produkcyjne ZP Karta zlecenia ZP Kartoteka zleceń produkcyjnych * Opis produktku (memo) * Pliki załączników. Dokumenty Np. fotografie, rysunki konstrukcyjne Dokumenty powiązane (załączniki)

Karty gwarancyjne

Z produktami można powiązać karty gwarancyjne. Jeden produkt może mieć wiele kart gwarancyjnych. Patrz dalej: Karta gwarancyjna

Karty odbiorców

W kartach odbiorców są zakładki, w których pokazywane są produkty znajdujące się u kontrahenta - jako odbiorcy (użytkownika) produktu oraz sprzedane przez kontrahenta jako dealera. * Produkty serwisowane u odbiorcy * Produkty serwisowane u dealera Produkty serwisowane u odbiorcy ------------------------------------------------------------------ Nr produktu Indeks ------------------------- ---------------- ------------ ---------- 128/331/4432/MD CIAGNIK_SIOD123 . . 128/331/4433/MD CIAGNIK_SIOD123 ------------------------------------------------------------------

Powiązania ze zbiorami

Identyfikatory kart (numery produktu) zapisuje się w zbiorach powiązanych: * Kontrakty serwisowe (NA) * Zamówienia usług serwisowych (NA) * Zlecenia serwisowe (ZP)

3.2 Kontrakt serwisowy

Kontrakt serwisowy, to jest umowa na świadczenie usług w określonym czasie, np. przez rok i po określonej cenie. Kontrakt, to jest dokument w systemie NA rodzaju: [OB] Kontrakt sprzedaży W pozycji dokumentu można zapisać czas świadczenia usług w ramach kontraktu. Podczas rejestrowania zamówienia na usługę serwisową, program sprawdza czy produkt objęty jest kontraktem, tj. sprawdza czy jest pozycja kontraktu i czy obowiązuje (czy jest aktualna). ----------------------------------------------------- Produkt nie ma aktualnego kontraktu [OB] Czy kontynuować ? TAK NIE ----------------------------------------------------- P. Jak zarejestrować pozycje kontraktu OB ? O. Kroki: * W karcie KIM dopisac pozycję usługi własnej [Uw], np. KONTRAKT_1R G Kontrakt na produkt 1 rok * W dopisanej karcie KIM, w zakładce: Serwis. Parametry oznaczyć: Usługa: kontrakt serwisowy [T] * SE > Produkty > Kontrakty serwisowe dopisać pozycję kontraktu: KONTRAKT_1R, podać daty: 20x0.11.01 do 20x1.11.01 Podczas rejestrowania dokumentu: Zamówienie na usługę serwisową, program sprawdzi, czy produkt objęty jest kontraktem.

3.3 Karta gwarancyjna

Karta gwarancyjna, to jest dokument, w którym zapisuje się warunki gwarancji, np. bezpłatne wykonywanie napraw przez 2 lata od dnia sprzedaży. Karta powiązana jest z produktem serwisowanym. Może być wiele kart gwarancyjnych przy jednym produkcie. Karty są w tabeli: 103 Karty gwarancyjne (se00gwff) TODO: Karty gwarancyjne powiązać z komponentami produktu (cześć lub pod-zespół). Producent komponentu lub my udzielamy gwarancji na komponent.

Dane karty

Nr produktu serwisowanego 128/331/4432/MD Id gwarancji GR S1234/12 Nazwa gwarancji GR roczna .... Początek Data początkowa: 20xx.12.23 Czas trwania (w m-cach) 24 Koniec Data końcowa, np. 20xx.12.23 Dostawca (opcja) Symbol dostawcy produktu serwisowanego lub jego części składowej Jest to informacja wskazująca kogo ew. obciążyć kosztami naprawy serwisowej

Karta gwarancyjna. Zastosowanie

Podczas wystawiania faktury sprzedaży do zamówienia serwisowego, program sprawdza czy wykonywana usługa jest oznaczona jako wykonywana w ramach gwarancji. NOTE: Oznaczenie w karcie KIM usługi: Gwarancyjna ? T/N (srvGwaTN) Operator może zaniechać wystawiania faktury klientowi jeżeli usługa jest w ramach obowiązującej gwarancji. Koszty usługi poniesie producent lub sprzedawca.

3.4 Zestawienia z kartoteki produktów

* Tabelaryczne zestawienie produktów u partnerów (dealerów): SE > Produkty. Tabelarycznie [SE_KPT10]. Zestawienia tabelaryczne Można wskazać symbol partnera (dealera) z kartoteki odbiorców i powiązane z nim produkty, sprzedane lub serwisowane. * Wydruk produktów wg: Produktu, Odbiorcy, Indeksu, Dealera SE > Produkty serwisowane > Wydruk [SE_KPD50]

4. Dokumenty serwisowe

Zamówienie serwisowe

Dokument, w którym rejestruje się zamówienie na usługi serwisowe. Dokument rejestruje się w systemie NA Sprzedaż. [ZL] Zamówienie sprzedaży. Realizacja zamówień sprzedaży W pozycji zamówienia wskazuje się rodzaj usługi oraz serwisowany produkt. Rodzaj usługi wybiera się z kartoteki KIM: indeks nie-magazynowy rodzaju [Uw] np. * Naprawa serwisowa bezpłatna * Naprawa serwisowa płatna * Rozbudowa produktu * Zmiana wyposażenia produktu Serwisowany produkt wybiera się z kartoteki produktów serwisowanych.

Zlecenie serwisowe

Dokument, w którym rejestruje się zlecenie usługi serwisowej. Dokument (kartę zlecenia) rejestruje się w systemie ZP Zlecenia. Zlecenia produkcyjne Karta zlecenia powiązana jest z zamówieniem usługi serwisowej. Określa rodzaj usługi oraz serwisowany produkt. Zleceniu serwisowemu w systemie ZP zwykle towarzyszy: a) Specyfikacja materiałowa (komponenty dodawane, wymieniane lub usuwane) b) Specyfikacja operacji (czynności serwisowe) Podczas realizacji zlecenia rejestruje się: a) Wydanie materiałów z magazynu na produkcję b) Wykonanie operacji. Rejestracja dokumentów na postawie kart pracy lub bezpośrednio na terminalu produkcyjnym.

Karta wizyty serwisowej

Wizyta, wizyta serwisowa (en: Appointment, de: Termin) Dokument, który zawiera informacje o zadaniu lub zadaniach do wykonania w ramach zamówienia serwisowego. Wizyta zwykle ma miejsce w siedzibie klienta. Dokument (karta wizyty), wg wzorca [WS] zawiera szczegóły dot. prac serwisowych: rodzaj i opis zadania do wykonania, dzień i godzina (planowana i wykonana), osoby (serwisanci). Patrz szczegóły: SE Wizyty serwisowe

5. Kalkulacja marży. Dokument wyceny

Kalkulowanie kwot marży

Można ustalić opłacalność (rentowność) usługi serwisowej. Program pozwala kalkulować koszty i marżę poszczególnych pozycji dokumentów. Marże oferty [BM_OKK21] Marże zamówienia [BM_OKK31] Marże faktury [BM_OKK41] Funkcje liczące są w systemach: BM Struktury produktów i RO Technologia. Kalkulacja kosztów i marży Program ustala koszty wytworzenia i marżę każdej pozycji dokumentu. Sumuje koszty elementów struktury produktu (BOM) i procesu (operacji). Ilość do wytworzenia pobiera z pozycji dokumentu. Cenę sprzedaży z cennika. Stosując taki algorytm obliczeń można ustalić koszt jednostkowy każdej pozycji i obliczyć marże (cena sprzedaży (-) minus obliczone koszty). Kontrola marży. Wzory, zestawienia

Dokument wyceny

W funkcji: Dokument wyceny [BM_DES10] powstaje dokument: [ES] Wycena. Wycenić można usługi serwisowe i wycenę wysłać klientowi. Zawartość i wygląd dokumentu można definiować w edytorze wzorców. Dokument ma identyfikator (numer) i pozostaje w bazie danych. Do dokumentu wyceny można odwoływać się wielokrotnie. Można wysyłać jako załącznik oferty, zamówienia i faktury sprzedaży. Wycenę przedstawioną w układzie tabelarycznym [BM_DES80] można zapisać w pliku CSV i w pliku Plik XLS (do Excel). Patrz szczegóły: Zestawienia tabelaryczne Patrz też: Kalkulacja kosztów i marży

Wycena wykonania usługi

Powyżej opisano metody kalkulowania kosztów wykonania usługi przy wykorzystaniu danych standardowych (normatywnych). Wyniki obliczeń są przydatne: * do oceny kosztów planowanej usługi * do oceny opłacalności wykonania zamówienia klienta * do oceny kosztów wykonania usługi przy uwzględnianiu różnych materiałów i różnych technologii (operacji) P. Jak ustalić rzeczywiste koszty realizacji usługi ? O. Rzeczywiste koszty, to suma a) kosztów wydanych materiałów (części) b) kosztów wykonanych operfacji (czynności). Patrz opis ustalania kosztu (KwS) zrealizowanej usługi: Wycena wykonania usługi Ustalone koszty wykonania usługi można następnie porównać z kosztami kalkulowanynmi (normatywnymi). Koszty normatywne powinny być okresowo aktualizowane, aby w możliwie największym stopniu, były zbliżone do kosztów rzeczywistych. Patrz też: Obliczanie kosztów normatywnych

6. Produkty: pobieranie z CSV, zapis do CSV

Pobieranie z pliku CSV CSV --> Produkty Trawers [SE_PDO10] Zapisywanie do pliku CSV CSV <-- Produkty Trawers [SE_PDO20]

Pobieranie z pliku CSV

Program wczytuje pliki CSV zawierające dane o produktach serwisowanych utworzone w zewnętrznych programach, np. Excel, OpenOffice Wymiana danych z innymi programami NOTE: Patrz pola, które można wczytać do kartoteki produktów. CSV Pola plików w systemach Przygotowanie do wczytania: =========================== 1) Utworzyć definicję pliku w tabeli definicji CSV AD > Tabele > Definicje plików CSV [AD_TTX10] Utworzyć definicję: System SE, Tabela: 001 Produkty serwisowane CSV Tabela def CSV. Przykłady 2) Przygotować plik CSV wg tej definicji 3) Zapewnić, aby były karty KIM / KSOM / LOT/SER produktów (Program wczytujący nie tworzy automatycznie kart KIM). Program dopisuje produkty serwisowane. Tzn. oczekuje, że w bazie danych jeszcze nie ma dopisywanego produktu. NOTE: Program nie wykonuje aktualizacji kartoteki produktów, np. wymiany symbolu użytkownika. 4) Zapewnić, aby były karty LOT/SER Gdy w karcie KIM wskazano, że prowadzi się karty LOT/SER, to trzeba je dopisać w systemie MG przed wczytywaniem kart produktów. Wczytanie: ========== * Zapisać (wgrać) plik CSV do katalogu podanego w tabeli definicji, zwykle jest to katalog: /TrTres/TrInout/ * Wykonać funkcję SE > Pomocnicze > Pobieranie z CSV [SE_PDO10] Krok 1 - sprawdzi poprawność pliku Krok 2 - zapisze karty wg zawartości pliku Dla pól nie znajdujących się w pliku CSV, program przyjmuje wartości domyślne. Przykład definicji pliku CSV (mapowanie): -------------------------------------------- --- Pole -------------------- Numer --Typ-- Service Nr prod u odb ItmInst 1 C 25 Indeks produktu 2 C 16 Nr SER produktu 3 C 25 Kontrahent Uzytkownik 4 C 6 Data sprzedazy 5 D Data od 6 D Status produktu [O][N][W] 7 C 1 -------------------------------------------- Przykład pliku CSV: ------------------------------------------------------------------- "128/331/4433/MD";"CIAGNIK_SIOD123";"";"040043";"";"20xx-09-21";"O" "128/351/4134/MD";"CIAGNIK_SIOD123";"";"600031";"";"20xx-10-19";"O" "128/361/4635/MD";"CIAGNIK_SIOD123";"";"006011";"";"20xx-11-17";"O" -------------------------------------------------------------------

Zapisywanie produktów do pliku CSV

Wykorzystać definicję (mapowanie) używaną podczas wczytywania pliku CSV lub utworzyć inną (nową). Definicja: System SE, Tabela: 001 Produkty serwisowane Wykonać funkcję SE > Pomocnicze > Zapisywanie do pliku z CSV [SE_PDO20] Program zapisze wskazane produkty serwisowane do pliku CSV wg definicji podanej w tabeli definicji CSV. Wymiana plików CSV

7. Tematy powiązane

Serwisowanie. Opis ogólny SE Serwisowanie. Serwis_ZP SE Serwisowanie. Serwis_NA SE Serwisowanie. Serwis_BM