1. Tytuł
2. Branża
3. Lokalizacja
4. Profil firmy
5. Szanse, wyzwania
6. Ryzyka
7. Konfiguracja
8. Szczególne aspekty
8.1 Uprawnienia i monitoring operatorów
8.2 Gospodarka magazynowa
8.3 Sprzedaż
8.4 Księgowość
8.5 Serwisowanie produktów
8.6 Automatyzacja
8.7 CRM i Marketing
8.8 Zaopatrzenie oddziałów
8.9 Aplikacje internetowe. B2C i B2B
8.10 Dodatkowe oczekiwania
9. Korzyści
10. Przebieg wdrożenia
11. Tematy powiązane
1. Tytuł
Trawers wspomaga dystrybucję w wielo-oddziałowej firmie handlowej
2. Branża
Handel hurtowy i detaliczny: materiały budowlane, rolnicze, AGD
Planowane: usługi serwisowe, skup złomu
3. Lokalizacja
Polska północno-wschodnia
4. Profil firmy
Wielo-oddziałowa firma handlowa z centralą w Ełku i z oddziałami w Grajewie, Łomży i Olecku.
Istnieje od 1991 roku.
Prowadzi sprzedaż stacjonarną oraz internetową (własna witryna)
Witryna nie wymienia automatycznie danych z programem ERP. Ma rolę marketingową.
Prowadzi sprzedaż hurtową i detaliczną materiałów budowlanych, asortymentu
dla rolnictwa i domu.
Liczba asortymentu przekracza 20.000 pozycji (wg witryny). Miesięcznie wystawianych jest
ponad 25 tys pozycji dokumentów sprzedaży.
Firma posiada 25 skomputeryzowanych stanowisk pracy.
Ze względu na dużą konkurencję w obszarze handlowym, firma rozważa rozbudowanie
działu serwisu sprzętu i urządzeń dla rolnictwa.
5. Szanse, wyzwania
* Integracja centrali i oddziałów powinna zapewnić dostęp do danych
o zapasach w poszczególnych lokalizacjach.
Wielo-oddziałowość
* Służby zaopatrzeniowe pracują w centrali i mają wgląd do poziomu
zapasów w oddziałach. Zakupy robione są w centrali.
System zaopatrzenia
* W punktach sprzedaży zapewnić szybkie wyszukiwanie informacji o towarach
i szybkie wystawianie dokumentów sprzedaży oraz przyjmowanie
zapłat gotówką i kartami płatniczymi
* Zapewnić fiskalizowanie transakcji na drukarkach fiskalnych
* Punkty sprzedaży prowadzą odrebną politykę rabatów i marż, dlatego trzeba
ograniczyć handlowcom dostęp do informacji o sprzedaży. Mogą mieć dostęp
tylko do informacji związanych z ich punktem (oddziałem)
* Zapewnić sprzedaż i rozliczenie usług serwisowych
* Zapewnić poniesienie możliwie minimalnych nakładów na infrastrukturę
informatyczną, np. przez wykorzystanie oprogramowania otwartego
(open-source, Linux) i wykorzystanie istniejącego sprzętu komputerowego
* Ze względu na duża rotację pracowników (operatorów) program powinien
mieć proste rozwiązania funkcjonalne zapewniające realizowanie zadań
bez czasochłonnych szkoleń (praca z marszu).
* Program powinien zawierać mechanizmy bezpieczeństwa: ochrona przed
bezprawną ingerencją, identyfikowanie osób pracujących, diagnozowanie.
Bezpieczeństwo. Mechanizmy
6. Ryzyka
* W projecie zastosowano wielokrotnie sprawdzone rozwiązania, dlatego nie ma
ryzyka braków funkcjonalnych ani wydajnościowych. Trawers już pracuje w
firmach o zbliżonym profilu i przy podobnym obciażeniu, jeżeli chodzi o liczbę
rejestrowanych dokumentów, rozmiary kartotek i odległości między oddziałami.
* Przyzwyczajenia pracowników do poprzedniego programu
* Nienadążanie rozwoju programu za zmianami w modelu biznesowym firmy
Np. nowe rodzaje działalności, np. produkcja procesowa (aparaturowa),
transport międzynarodowy, spedycja, itp.
7. Konfiguracja
Oprogramowanie aplikacyjne:
Program Trawers z następującymi modułami:
Zaopatrzenie. Zamówienia do dostawców. Faktury zakupu
Gospodarka magazynowa z inwentaryzacją
Zamówienia sprzedaży: recznie, sklep internetowy (SOA), ew. EDI
Sprzedaż na faktury
Sprzedaż detaliczna na paragony (drukarki fiskalne)
Płatności gotówkowe i przelewowe
Księgowość i Jednolity Plik Kontrolny
Zakupy kosztowe
Środki trwałe
Statystyki i analizy
Konfiguracja programu Trawers
Oprogramowanie systemowe
System operacyjny Linux
Sprzęt
Serwer w centrali
Terminale w centrali i oddziałach
Użyto dotychczas stosowane komputery z systemem Windows i program PuTTY
8. Szczególne aspekty
8.1 Uprawnienia i monitoring operatorów
Rozproszenie przetwarzania i stosunkow duża rotacja pracowników w sklepach
wymaga zbudowania systemu zapewniającego bezpieczeństwo danych przed
przypadkowym lub celowym zniszczeniem lub zniekształceniem danych.
* Ograniczono dostęp pracowników do danych, wynikający z ich roli:
- do informacji o dostawcach i odbiorcach innych oddziałów
- do przeglądania cen zakupów
- do wybranych funkcji
- do kas i rachunków bankowych
* Odbywa się identyfikowanie wykonywanych operacji operatorow: symbol
operatora zapisywany jest w dokumentach transakcyjnych i kartotekach
* Monitoruje się czynności wykonywane przez operatorów: bieżąca aktywność
i kronika wykonanych czynności (log)
Bezpieczeństwo. Mechanizmy
8.2 Gospodarka magazynowa
* Podczas wdrożenia uporządkowana została baza indeksów magazynowych.
Logiczna struktura zapewnia szybkie wyszukiwanie, wg dowolnego lub kilku
dowolnych ciągów znaków.
* Indeksy, nazwy oraz pozostałe pola kart asortymentu zawierają oznaczenia
dostawców, grup, producentów, wymiarów, kolorów, rodzajów opakowania, itp.
Index Nazwa indeksu
------------------ ---------------------------------
610 ATLAS -A031-05 FUGA WĄSKA 031 5KG BŁĘKIT
183 AQUAFORM -05002 WANNA VERA 140X140 Z HYDROMASAZEM
* Dla każdego oddziału utworzony został odrębny magazyn.
Powiązania oddział - magazyn, można zobaczyć tabelarycznie w:
AD > Trawers > Prezentacja uprawnień
Wielo-oddziałowość
* Zaopatrzenie magazynów oddziałowych odbywa się generalnie przez centralę.
(incydentalnie oddziały same zamawiają dla siebie)
Na podstawie utworzonych przez oddział dokumentów przesunięć
międzymagazynowych MM, centrala generuje zamówienia zakupu do dostawców.
Dokumenty przesunięć MM spełniają tutaj rolę dokumentu zapotrzebowania.
Oddział zapisuje niezatwierdzony dokument MM (Centrala --> Oddział).
Po dostawie z Centrali do Oddziału, dokument jest zatwierdzany.
Generowanie dok przesunięć MM
Potrzeby oddziałów można oglądać na zestawieniu:
MG > Dokumenty > Zestawienia > Przesunięcia planowane
* Prowadzona jest kartoteka ofert cenowych dostawców
Kartoteka cen dostawców (oferty)
8.3 Sprzedaż
* Klienci przypisani są do oddziałów i do poszczególnych handlowców,
co pozwala na łatwe obliczanie prowizji.
* Obsługa klienta odbywa się na kilka sposobów:
1. Rejestracja zamówienia sprzedaży, które rezerwuje stany magazynowe.
Po potwierdzeniu ilości asortymentu przez magazyniera, zamówienie
przepisywane jest na fakturę VAT. Zatwierdzenie faktury generuje dokument
wydania z magazynu (WZ).
Magazynierzy pobierają (drukują) zamówienia w panelu kompletacji.
Wysyłka, organizacja i dokumenty
2. Po wybraniu asortymentu przez klienta wystawiany jest najpierw dokument
wydania z magazynu (WZ), do którego później wystawiany jest dokument
sprzedaży (faktura VAT). Faktura wystawiana jest często po kilku dniach,
np. na koniec miesiąca, do wielu dokumentów WZ.
3. Sprzedaż detaliczna (paragonowa): zapisywanie kolejnych pozycji dokumentu
sprzedaży (skanowanie kodu kreskowego). Ew. fiskalizacja. Zapłata gotówką
lub kartą płatniczą w kasie oddziału
* Numeracja dokumentów odbywa się w cyklu miesięcznym, w sposób automatyczny
i kontrolowany przez program.
* Podczas rejestrowania dokumentów, łatwo dostępna jest (klawisz F12)
pełna informacja o kliencie, jego zakupach i zaległościach płatniczych
* Kontrolowana jest marża. Sprzedaż poniżej ustalonej marży jest blokowana.
* Zapłaty gotówkowe dokonywane są w kasach przypisanych do oddziałów.
Każdy z oddziałów prowadzi jedną kasę.
W centrali każdy handlowiec ma własną kasę.
8.4 Księgowość
Dekretacja dokumentów jest automatyczna. Każdy zarejestrowany i zatwierdzony
dokument, np. faktura sprzedaży, zakupu, WZ, itd. trafia do zbioru poleceń
księgowania. Polecenia księgowania pobierane są do Księgi Głównej (KG).
raz w miesiącu.
Dokumenty poleceń księgowania
Na podstawie zapisów w KG tworzone są sprawozdania dla urzędów.
Informacje dla decydentów (zarządcze) uzyskiwane są na bieżąco,
w rozbudowanym module NZ Statystyki i Analizy.
Raporty i analizy
8.5 Serwisowanie produktów
System SE wspomaga pracę służb serwisowych przedsiębiorstwa.
Gromadzi dane w celu zapewnienia obsługi gwarancyjnej i pogwarancyjnej
produktów. Pozwala planować, realizować i rozliczać prace serwisowe
Serwisowanie produktów
8.6 Automatyzacja
Automatyzacja procesów zachodzących w firmie pozwala skrócić czas realizacji
zadań i wyeliminować pomyłki (człowiek jest najsłabszym ogniwem w systemach IT)
Procesy automatyczne
Zastosowano następujące mechanizmy:
* Seryjne wysyłanie korespondencji e-mailowej
* Autoresponder, tj. automatyczne odpowiedzi na e-maile
* Generowanie alertów i powiadomień
np. wysyłanie wezwań do zapłaty
* Generowanie zamówień zakupu, wg norm i obliczeń MRP
* Masowe ustalanie wskaźników, norm, limitów
* Procesy automatyczne AutoRun (procesy wykonywane w nocy)
* Globalne weryfikacje, diagnostyka i samo-naprawianie
* Zdalna aktualizacja programów
* Przetwarzanie bez-papierowe
8.7 CRM i Marketing
Rozwiązania CRM
Szczególną uwagę należy zwrócić na wykorzystanie wbudowanego modułu obsługi
poczty elektronicznej.
Zapewnia, że wszystkie e-maile wchodzące i wychodzące automatycznie wiązane
są z kontrahentami, odbiorcami i dostawcami oraz z ich osobami do kontaktów.
Koniec z e-mailami 'prywatnymi' zapisanymi w lokalnych katalogach operatorów.
Firma ma własną witrynę o roli marketingowej. Planuje sklep internetowy
B2C do sprzedaży dla końcowych klientów oraz B2B do sprzedaży dla firm.
Rozwiązania B2B w programie Trawers:
* Wbudowany moduł RA Zdalny dostęp kontrahentów
RA Zdalny dostęp kontrahentów
* Aplikacje internetowe firm partnerskich
Integracja z internetem
Rozwiązania B2C w programie Trawers:
* Sklepy internetowe
Integracja z internetem
8.10 Dodatkowe oczekiwania
* W programie Trawers można wystawiać faktury sprzedaży, rejestrować
faktury zakupu i rozliczać tzw. odwrócony VAT (Reverse Charge)
Odwrócony VAT
* W programie Trawers ERP można zarządzać sieciami franczyzowymi.
Zależnie od systemu rozliczeń z franczyzobiorcami, w programie można
wykorzystać zarządzanie wieloma firmami (wielo-firmowość)
lub wieloma oddziałami (wielo-oddziałowość)
Wielo-oddziałowośćWielo-firmowość
* Skup złomu
Wykorzystanie dokumentow zakupu i mechanizmu odwrotnego obciążenia
* Dokumenty akcyzowe do złomu
Umieszczanie akcyzy na dokumentach sprzedaży i zakupu
* Program punktowy (kuponowy)
Na fakturze lub paragonie można wydrukować liczbę punktów zależną od wartości
lub marży sprzedaży. I dołączyć kupon z liczbą punktów.
Za te punkty klient może otrzymać świadczenie - w zależności od polityki
sprzedażowej firmy, np. gratisy, kupony rabatowe, upust, itd.
9. Korzyści
Przy relatywnie niewielkich nakładach finansowych osiągnięto korzyści:
* Pełna integracja wszystkich obszarów działalności firmy, centralizacja
zarządzania i opieki IT
* Zautomatyzowanie procesów
* Skrócenie do minimum czasu wykonywania operacji
* Zapewnienie wysokiej stabilności i szybkości pracy ku zadowoleniu
pracowników i klientów
* Bieżący dostęp do informacji o centrali i oddziałach, pracujących teraz
na wspólnej bazie danych
* Znaczne ograniczenie kosztów związanych z telefonicznymi kontaktami
między oddziałami
* Komplet zestawień i analiz dotyczących bieżącego stanu firmy
10. Przebieg wdrożenia
* Instalacja programu na serwerze w centrali
* Skonfigurowanie stanowisk pracy i urządzeń drukujących
* Przeniesienie do Trawersa kartotek z wcześniej użytkowanego programu
* Szkolenie pracowników, w centrali firmy w grupach dziesięcioosobowych
* Przy ścisłej współpracy z Główną Księgową, ustalenie planu kont,
i na jego podstawie symboli dekretów dla wszystkich wykonywanych operacji
* Na koniec okresu - przeprowadzenie inwentaryzacji i wprowadzenie bilansem
otwarcia stanów początkowych zapasów magazynowych
* Od 1-go dnia następnego okresu, rozpoczęcie samodzielnej pracy w Trawersie
NOTE: W początkowym okresie pracy pracownicy Firmy byli pod zdalną,
stałą opieką osób wdrażających, które obserwowały ich pracę, poprawiały
błędy i reagowały na zgłaszane wątpliwości.