KG Księga Główna: Dokumentacja użytkowa

Dokumenty księgowe Automaty księgowe Dokumenty poleceń księgowania Organizacja ksiąg rachunkowych Tabele dekretacji Pobieranie poleceń w KG Plan kont KG Księga Główna Znaki maskujące w symbolu konta Parametry systemu KG Zgodność ksiąg pomocniczych z KG Trawers a ustawa o rachunkowości KE Analizy w MS Excel JPK Jednolity Plik Kontrolny 1. Wstęp .................................................. 2. Informacje o systemie .................................. 2.1. Ogólny opis ........................................ 2.1.1. Zalety systemu ................................... 2.2. KG a Trawers i systemy pomocnicze .................. 2.3. Podstawowe pojęcia ................................. 3. Przygotowanie systemu do eksploatacji .................. 3.1. Ustalanie parametrów systemu KG .................... 3.3. Plan kont .......................................... 3.4. Budżet kont (plany obrotow) ........................ 3.5. AutomatyKG. Automaty księgowe ...................... 3.6. FormułyKG. Formuły i zestawienia formuł ............ 4. Eksploatacja systemu ................................... 4.1. Dokumenty bilansu otwarcia ......................... 4.2. Rejestrowanie dokumentów ........................... 4.3 Księgowanie ........................................ 4.4. Przeglądanie i drukowanie informacji ............... 4.5. Operacje okresowe ..................................

1. Wstęp

Przekazujemy Państwu System Ewidencji Księgowej i Analiz KG. System ten ma za zadanie usprawnienie ewidencji księgowej w firmach i instytucjach niezależnie od ich wielkości i profilu działalności. Dzięki swej elastyczności jest stosowany w przedsiebiorstwach produkcyjnych, handlowych, usługowych i jednostkach budżetowych. KG, jak każdy inny system naszej firmy, będzie rozwijany i udoskonalany. Jeżeli zechca Państwo podzielic się z nami swoimi uwagami co do jakości systemu i kierunków jego rozwoju, będziemy bardzo wdzieczni. Zyczymy powodzenia. Autorzy

2. Informacje o systemie

2.1. Ogólny opis

System KG wchodzi w skład Zintegrowanego Programu Oprogramowania Trawers ERP. Może być używany także samodzielnie (autonomicznie). System sluży do prowadzenia księgowości dowolnego przedsiebiorstwa. Zapewnia bieżącą, chronologiczną i systematyczną ewidencję operacji gospodarczych oraz dostarcza bieżących informacji w różnych przekrojach. System umożliwia: * Prowadzenie kartoteki kont * Ewidencje dokumentów księgowych * Pobieranie informacji (poleceń księgowania) z innych systemów (Gospodarki Magazynowej, Sprzedaży, Zakupu, Środków Trwałych, Środków Pieniężnych) * Automatyczne tworzenie dokumentów księgowań powtarzalnych, np. przeksięgowania kosztów (automaty księgowe) * Księgowanie (aktualizowanie kartotek na podstawie dokumentow) * Sporządzanie zestawień syntetycznych i analitycznych dotyczących kont * Sporządzanie (definiowanie) dowolnych zestawień na podstawie zapisów w kartotece kont (z wykorzystaniem wzorów obliczeniowych)

2.1.1. Zalety systemu

1. Możliwość uzyskania w dowolnej chwili informacji o stanach i obrotach na kontach analitycznych i syntetycznych. 2. Elastyczność konstrukcji pozwalająca użytkownikowi dopasować system do własnych potrzeb. W systemie definiować można: * plan kont; można zbudować dowolna strukture kont analitycznych i syntetycznych (konto syntetyczne 2 lub 3 znakowe), * atrybuty kont, * automaty księgowe tj. sposob automatycznego tworzenia dokumentow, * formuły i raporty w celu uzyskania dowolnych zestawień, * głębokość agregacji zestawień przy użyciu znaków maskujących * automatyczne tworzenie dekretów na zespół 4. * możliwość rozpoczęcia eksploatacji w dowolnym momencie roku. * możliwość kontroli zarejestrowanych dokumentów przed zaksięgowaniem. 3. Możliwość uzyskiwania zestawień przed zaksięgowaniem (symulacja księgowania) 4. Możliwość pobierania dokumentów (poleceń księgowania) z innych systemów programu Trawers. 5. Pełne zabezpieczenie danych zapisanych na nośnikach magnetycznych poprzez: * definiowanie haseł dostępu do poszczególnych funkcji systemu, * okresowa (automatyczna lub na życzenie) weryfikacje poprawności zapisów w kartotekach. 6. Możliwość pracy w sieci 7. Łatwość obsługi zapewniona przez: * łatwy wybor funkcji z wielopoziomowego menu, * klawisz F1, który wyjasnia działanie poszczególnych funkcji (tzw. help), * klawisz F2 (lista wyboru), który pokazuje zawartość kartotek i ułatwia wybranie danych, * informacje ukazujące się w estetycznych, nakładanych na siebie oknach, * komunikaty informujace o kolejnych możliwych czynnościach i o popełnionych błędach, * możliwość przetwarzania danych wielu firm, * łatwe wyszukiwanie dokumentów spełniających zadane kryteria (F3 Query). 8. Automatyczne nadawanie numerów dokumentom zaksięgowanym. Numery są unikalne w ramach roku obrachunkowego. 9. Automatyczne uzyskiwany uproszczony bilans porównawczy i rachunek wyników.

2.2. KG a program Trawers i systemy pomocnicze

System KG może być użytkowany samodzielnie lub jako cześć składowa Zintegrowanego programu Trawers ERP. System KG może otrzymywać informacje (w postaci poleceń księgowania) o operacjach dokonanych w następujących systemach: KB System Obrotu Pieniężnego Kasa-Bank przekazuje informacje o wypłatach i wpłatach gotowki i innych środków pieniężnych MG System magazynowy przekazuje informacje o przychodach, rozchodach, zwrotach i korektach materialow, towarów i wyrobów dokonanych w kartotekach magazynowych NA System Sprzedazy i Rozrachunków z Odbiorcami przekazuje informacje o sprzedaży towarów i usług oraz rozrachunkach z odbiorcami PL System Płac przekazuje informacje o naliczonych wynagrodzeniach i pochodnych wynagrodzeń ST System Środków Trwałych przekazuje informacje o przychodach, rozchodach, zmianach wartości i umorzenia środków trwałych oraz okresowych naliczeniach umorzenia i amortyzacji ZO System Zakupów i Rozrachunków z dostawcami przekazuje informacje o zakupach towarów i usług oraz rozrachunkach z dostawcami ZP System Zleceń Produkcyjnych przekazuje informacje o przychodach wyrobów gotowych, rozchodach materialow, kosztach robocizny i kosztach dodatkowych poniesionych na zlecenia produkcyjne Organizacja ksiąg rachunkowych

2.3. Podstawowe pojęcia

Argument Cześć składowa wzoru. Używany do budowania formuł i automatów księgowych. Argumentem może być symbol konta. Automatyczne dekretowanie na zespół 4 Automatyczne tworzenie dodatkowej pozycji dokumentu z zapisem na konta zespołu 4. AutomatyKG. Automaty księgowe Definicje typowych, powtarzalnych księgowań, które można uaktywniać w dowolnym momencie w celu np. rozliczenia kosztów. Bilans otwarcia (BO) Podczas zamykania roku system przekształca bilans zamknięcia kont w bilans otwarcia. Automatycznie tworzony jest dokument o numerze BO0001, który ma tyle pozycji, ile kont w KSO wykazuje BO różny od zera. Kolejne zmiany BO mogą być wprowadzane w dowolnym czasie. Każda zmiana powoduje utworzenie kolejnego dokumentu. Zarejestrowanie dokumentu BO powoduje jego natychmiastowe wpisanie do KSO. Nie ma tu dwu-etapowości jak podczas rejestrowania dokumentów transakcyjnych. W razie popełnienia błędu należy skorygować odpowiednią kwotę poprzez zarejestrowanie kolejnego dokumentu BO. Suma bilansu otwarcia wszystkich kont stron Wn musi być równa sumie stron Ma. BO wprowadza się na konta analityczne. Do syntetyki system dochodzi sam poprzez sumowanie danych wprowadzonych na konta analityczne. Bilansowanie się kosztów Patrz: krąg kosztowy Budżet (en: Budget, de: Finanzplan) Planowane operacje finansowe. Kwoty budżetu zapisuje się w kartotece kont w KG. Zestawienia z wykonania budżetu prezentują kwoty planowane, wykonane, różnice kwotowe i procentowe. Dekretacja Ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania. W programie Trawers dekretacja, to powiązanie pozycji dokumentu transakcyjnego z symbolem dekretacji, to jest wskazanie symbolu konta, strony konta i sposobu agregacji kwoty transakcji. Na dokumencie program może postawić pieczątkę dekretacyjną. --> pieczątka dekretacyjna Tabele dekretacji Dokumenty Zbiory zawierające zapisane chronologicznie dokumenty księgowe. W każdym okresie obliczeniowym tworzone są odrębne zbiory. Dokument zbilansowany * Suma kwot Wn jest równa sumie kwot Ma (po zsumowaniu wszystkich pozycji zapisów na konta bilansowe) * Koszty są zbilansowane. Patrz --> Krąg kosztowy Dokument niezbilansowany Dokument jest oznaczony: [?] * Suma kwot Wn jest różna od sumy kwot Ma (po zsumowaniu wszystkich pozycji zapisów na konta bilansowe) * Koszty są niezbilansowane. Patrz --> Krąg kosztowy Np. -- 20xx/10 -------------------------------------------- Numer Liczba dokumentu pozycji Kwota Wn Kwota Ma -- ------ ----- --------------- -------------- [?] KG 120001 1 123.00 0.00 o ------------------------------------------------------ ^ | o [?] Dokument niezbilansowny. Kwota Wn inna niż Kwota Ma Klawisz: ^F10-krąg pokazuje dlaczego dokument jest niezbilansowany Dokumenty B.O. Zbiory zawierające dokumenty bilansu otwarcia wprowadzone przez użytkownika oraz powstałe w wyniku przekształcenia Bilansu Zamknięcia w Bilans Otwarcia. Dokumenty księgowe, księgowanie Dokumenty księgowe to utrwalony na pismie przebieg operacji gospodarczej. W systemie KG można rejestrować wszystkie rodzaje dokumentow: faktury (rachunki) własne i obce, dowody kasowe i bankowe, polecenia księgowania i inne. Jeżeli użytkujemy cały program Trawers, to wszystkie dokumenty dotyczące sprzedaży i zakupu (faktury, zapłaty za nie, dokumenty dostaw, itd.) rejestruje się w systemach NA i ZO. Z systemów tych pobierane są polecenia księgowania, które po zaksięgowaniu w KG tworza dekrety, na konta wskazane w tabelach symboli dekretacji w systemach NA i ZO. Dokumentem księgowym jest zapis stwierdzający treść operacji gospodarczej podlegający ewidencji księgowej. Dokumenty zbudowane są z nagłówka (tytułu) i pozycji. Dokument może być zbilansowany - suma kwot wszystkich pozycji strony Wn równa jest sumie kwot strony Ma. Do obliczenia sum brane są tylko konta bilansowe. Możemy sprawdzać, czy dokument jest zbilansowany kosztowo (tzw. krąg kosztowy) Wn 400..489 Ma 490 = Wn 5************ lub 64*********** (lub konto zamykające, zwykle 765) Przy wprowadzaniu dokumentów na konta zespołu 5 mogą być automatycznie tworzone zapisy na konta zespołu 4 Dokumenty zarejestrowane (en: Pending) i zaksięgowane Wprowadzania dokumentów do systemu wykonywane jest w dwóch etapach: 1. Rejestrowanie Dokumenty zarejestrowane, oczekujące na księgowanie 2. Księgowanie (zatwierdzanie) Dokumenty zaksięgowane Dokumenty zarejestrowane mogą być korygowane Podczas księgowania dokumentow, system nada kolejny numer księgowania tzw. numer w dzienniku (kolejny numer w roku obrotowym). Dokumenty zaksięgowane nie mogą być korygowane Zestawienia, np. zestawienie stanów i obrotów z KSO mogą zawierać dokumenty tylko zaksięgowane [K] lub zaksięgowane i zarejestrowane [W]. Formuły i raporty (FormułyKG) Formuły i raporty są narzedziem umożliwiającym uzyskiwanie dowolnych zestawień na podstawie informacji zapisanych w kartotece kont KSO. Raz zdefiniowane, mogą być wielokrotnie używane. Można je kopiować i zmieniac. Można je dopasować do dowolnej struktury symboli kont i dowolnego planu kont przedsiębiorstwa. Formuła jest definicją (wzorem) określająca sposób obliczania wartości. Do obliczeń mogą być brane zapisy z kartoteki rocznej kont KSO np. zapisy dokonane na stronie Ma kont sprzedaży (od początku roku lub w okresie obliczeniowym). Raport jest listą (zbiorem) formuł. Można np. zbudować raport: Aktywa bilansu, w którym poszczególne pozycje bilansu wyliczone będą przy pomocy odpowiednio zbudowanych formuł. Kartoteka roczna kont KSO (Kartoteka Stanów i Obrotow) Podstawowy zbiór systemu. Zawiera oddzielny rekord (zapis) do każdego konta analitycznego. NOTE: W kartotece nie prowadzi się oddzielnych zapisów kont syntetycznych System sam dochodzi do syntetyki, sumująć zapisy na kontach analitycznych. Księgowanie powinno odbywać się tylko na najniższym poziomie kont analitycznych. Warto umieścic symbole i nazwy kont syntetycznych w planie kont (w przykładzie ponizej: 101 Kasa) aby na zestawieniach syntetycznych pojawiała się nazwa konta, tu: Kasa Np. konta: 101 Kasa 10101 Kasa nr 1 10102 Kasa nr 2 101031 Kasa nr 3 - pracownicy 101032 Kasa nr 3 - kontrahenci Księgujemy tylko na podanych kontach. Obroty na koncie syntetycznym 101 możemy wyświetlic podając: 101**, obroty na koncie Kasa nr 3 - podając: 10103*. W module KSO można uzyskać szereg zestawień obrazujacych sytuacje finansową firmy. Zestawienia te można drukować na ekran, drukarkę i do zbioru dyskowego lub wysłać e-mailem. Każde konto w kartotece KSO ma następujące informacje: * Symbol konta w planie kont, np. 10101 * Obroty poprzedniego roku Wn * Obroty poprzedniego roku Ma * Planowane obroty roku Wn (budżet) * Planowane obroty roku Ma (budżet) * Bilans otwarcia Wn * Bilans otwarcia Ma * Obroty Wn poszczególnych okresow * Obroty Ma poszczególnych okresów Informacje te pozwalają na ustalenie w dowolnym momencie: * Obroty bieżące * Obroty narastająco (suma B.O. i wszystkich obrotów od początku roku) * Salda (kont analitycznych i syntetycznych) Konta o zerowych stanach Konta, których bilans otwarcia i obroty są równe zero. Konta takie można usunąć z Kartoteki kont KSO. Konta analityczne Występują równolegle do kont syntetycznych. W systemie komputerowym księguje się na kontach analitycznych (tam gdzie występują), a informacje o stanach i obrotach kont syntetycznych uzyskuje się poprzez sumowanie danych z kont analitycznych. Konta bilansowe Konta służące do księgowania operacji zmieniających stan aktywów i pasywów. Dla tych kont obowiązuje zasada podwójnego zapisu. Konta pozabilansowe Konta, których nie umieszcza się w bilansie. Dla kont tych nie ma obowiązku zachowania zasady podwójnego zapisu. Kwoty zapisów na tych kontach nie są wliczane do sum kontrolnych dowodów księgowych, obrotów miesiąca i obrotów narastająco. Podczas kontroli bilansowania się KSO system nie bierze pod uwage kont pozabilansowych. Konta syntetyczne Konta o symbolu 2- lub 3-cyfrowym. Umożliwiają agregowanie kwot zapisanych na związanych z nimi kontach analitycznych. Krąg kosztowy Suma wartości zapisów strony Wn na konta z zakresu 400...489 powinna się równać sumie wartości zapisów strony Ma konta 490 i sumie zapisów strony Wn na kontach o symbolu 5******* lub 64****** (lub konta zamykającego - zwykle 765). Tj. Wn 400..489 = Ma 490 = Wn 5******** lub 64******* System może sprawdzać, czy dokumenty mają zbilansowany krąg kosztowy. Księgowanie Proces zapisywania kolejnych dokumentów niezaksięgowanych do kartoteki kont KSO (aktualizacja zapisów w KSO na podstawie dokumentow). KSO (Kartoteka roczna kont KSO - Kartoteka Stanów i Obrotow) Podstawowy zbior systemu. Zawiera oddzielny rekord (zapis) każdego konta analitycznego w danym roku obrotowym. Obroty Suma transakcji zarejestrowana na koncie. Obroty Wn - zarejestrowane po stronie Wn Obroty Ma - zarejestrowane po stronie Ma Obroty bieżące Obroty okresów obliczeniowych. Obroty narastająco Suma: Bilans Otwarcia + suma wszystkich obrotów roku (łącznie z obrotami bieżącymi) Plan kont Wykaz kont i wyjaśnienie zasad ich funkcjonowania. Ustala także rodzaj księgowanych na nich typowych operacji gospodarczych, charakter sald oraz sposób księgowania (korespondencje kont). Plan kont KG Księga Główna Stan konta Następujące wielkości uchwycone w dowolnym momencie: * Bilans Otwarcia, * Obroty bieżące, * Obroty narastająco (suma B.O. i wszystkich obrotów od początku roku), * Saldo (tu: saldo obrotów narastająco). Symbol konta Cyfrowe oznaczenie konta (cyfr lub liter). Symbol konta składa się z segmentow. Jeden segment syntetyczny oraz wiele segmentów znaków analitycznych. Wartość konta Umowne oznaczenie wykorzystywane podczas budowania formuł i automatów księgowych. Określa, którą kwotę należy pobrać z Kartoteki kont KSO. np. obroty 1-go miesiąca obliczeniowego, saldo Ma Bilansu otwarcia. Listę możliwych wartości możemy wyświetlic (klawisz F2) podczas definiowania formuł i automatów. Fragment: o-- Wartości kont -----------------------------------o | omw - Obroty Wn okresu obliczeniowego | | omm - Obroty Ma okresu obliczeniowego | | smw - Saldo Wn obrotów okresu obli. (może być < 0) | | smm - Saldo Ma obrotów okresu obli. (może być < 0) | | zmw - Saldo Wn obrotów okresu obli. (= 0 gdy < 0) | | zmm - Saldo Ma obrotów okresu obli. (= 0 gdy < 0) | | onw - Obroty Wn narastająco BO+obroty od pocz roku | | onm - Obroty Ma narastająco BO+obroty od pocz roku | | snw - Saldo Wn obrotów narastająco (może być < 0) | | snm - Saldo Ma obrotów narastająco (może być < 0) | | znw - Saldo Wn obrotów narastająco (= 0 gdy < 0) | | znm - Saldo Ma obrotów narastająco (= 0 gdy < 0) | | bow - Bilans Otwarcia Wn roku obliczenowego | | bom - Bilans Otwarcia Ma roku obliczeniowego | o----------------------------------------------------o NOTE: Te same wartości podają funkcje stosowane w KE Analizy w MS Excel Analizy w MS Excel System KE Zamknięcie okresu Zakończenie rejestrowania i księgowania dokumentów w danym okresie. Po zamknięciu okresu nie można księgować dokumentow. Zamknięcie roku Zakończenie rejestrowania i księgowania dokumentów w roku. Podczas zamykania roku tworzona jest kartoteka KSO następnego roku, salda zamknięcia kont zamykanego roku przekształcane są w ich bilans otwarcia i jednoczesnie tworzony jest automatycznie dokument o numerze BO0001 w zbiorze: Dokumenty BO. Zamknięcie roku wykonuje się podczas zamykania ostatniego okresu. Ostatnim jest okres 13. Znaki maskujące Znaki: [*], [!], [?], [.] używane do wybierania i sumowania zapisów grup kont. Podstawowy mechanizm do uzyskiwania informacji z Kartoteki kont KSO. Znaki maskujące w symbolu konta

3. Przygotowanie systemu do eksploatacji

3.1. Parametry systemu KG

Liczba znaków konta syntetycznego 3 (2/3) Automatycznie dekretować na zespół 4 T Konto zamykające krąg kosztowy 765 Kontrolować krąg kosztowy ? T Szablon zbilansowany ? T Podsumować kolejne strony wydruku ? T Waluta zestawień PLN Można korygować polecenia księgowania ? N Sprawdzać konta w poleceniach księgow ? T Można korygować archiwalny plan kont ? T Można księgować dokument z kwotą 0.00 ? N Maska automatów może mieć 8 zn [!] ? N Parametry systemu KG

3.3. Plan kont

Plan kont Księgi Głównej Plan kont jest zestawieniem kont (symboli i nazw) oraz zasad ich funkcjonowania.

3.4. Budżet kont i wykonanie budżetu

Budżet, to planowane operacje finansowe. Wartości budżetu zapamietywane są kartotece kont. Zestawienia z wykonania budżetu prezentują kwoty planowane, wykonane, różnice kwotowe i procentowe. Budżet kont

3.5. AutomatyKG. Automaty ksiegowe

Automaty księgowe, to są definicje typowych, powtarzalnych księgowań, które można uaktywniać w dowolnym momencie w celu np. rozliczenia kosztów. Automaty księgowe

3.6. FormułyKG. Formuły i zestawienia formuł

System KG umożliwia analizowanie dowolnego obszaru działalności gospodarczej przedsiebiorstwa, obliczanie różnych kategorii ekonomicznych, np. dochodu, obrotu, wyniku finansowego i innych. Narzędziem, które taką analizę umożliwia, są odpowiednio budowane formuły analiz. KG FormułyKG. Formuły i zestawienia formuł Umożliwiają one uzyskiwanie na żądanie i bez trwałych przeksięgowań na kontach takich informacji, jak: * wynik przedsiebiorstwa (czy uzyskujemy zysk czy stratę) * bilans pro forma * zestawienie kosztów w różnych układach * zestawienie sprzedaży w różnych układach i wiele innych Można generować dane potrzebne dla e-sprawozdań. Sprawozdania finansowe

4. Eksploatacja systemu

4.1. Dokumenty bilansu otwarcia

Dokumenty bilansu otwarcia BO wprowadza się tylko raz, podczas rozpoczynania pracy z systemem KG Księga główna. Kolejne dokumenty, które tworzą bilans otwarcia kolejnego roku obrotowego, program tworzy automatycznie podczas zamykania roku poprzedniego. BO nowego roku można korygować dokumentami: Korekta BO Dokumenty księgowe

4.2. Rejestrowanie dokumentow

Dokumenty księgowe to utrwalony na pismie przebieg operacji gospodarczej. Dane o operacjach zapisuje się w zbiorach dokumentów okresowych w KG. Dokumenty można dopisywać ręcznie lub pobierać z systemów pomocniczych jako polecenia księgowania. Dokumenty księgowe

4.3 Księgowanie

Księgowanie (zatwierdzanie) polega na ostatecznym zaktualizowaniu kartoteki KSO i nadaniu dokumentom kolejnych numerów w dzienniku dokumentów zaksięgowanych (numer w dzienniku księgowań). Księgować można dokumenty z jednego (bieżącego) miesiąca. Aby zaksięgować dokumenty z następnego, bieżący miesiąc trzeba zamknąć. Aby uzyskać wszystkie zestawienia księgowe, księgowanie nie jest konieczne, gdyż już po zarejestrowaniu dokumentów są aktualne dane we wszystkich kartotekach. Dokumenty księgowe

4.4. Przeglądanie i drukowanie informacji

Zestawienia w KG Księga Główna

4.5. Operacje okresowe

Dokumenty księgowe --- koniec ---